《内部审核培训课程》.ppt

内部审核
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体系审核(稽核)
审核的定义
为获得证据并对其进行客观地评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程.
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审核的核心原则
客观性
独立性
系统性
编辑课强而有力的工具!
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应避免的问题
欺诈式问题
含糊不清的问题
多重式问题
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多重式的问题(Multi-Question)
有没有 ...? 怎样 ...? 如何 ...？
做成混乱
回答者选择式回答
绝对避免使用
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倾听
认真专注的倾听
是对别人最大的尊敬
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有效的听
专注
查对
澄清
反应 / 反馈
记录
需要时作出摘要，与讲话一方确认
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影响倾听的因素
不专注集中
选择性的听
个人偏见
情绪与喜恶
草率的结论
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除了听，还要看
沟通时，需注意对方的身体语言
身体动作
面部表情
眼神
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身体语言 - 信心篇
踌躇满志
(来吧！)
侃侃而谈
高唱入云
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身体语言 - 疑惑篇
怎样回答？
他问的是...
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身体语言 - 惊惶篇
回答不了，要下岗了..
饶了我吧..
不要逼我吧..
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身体语言 - 防卫篇
少说少错,不说就不会错
不认可，对查到的问题千方百计的辩解
不欢迎任何批评，轻视审核员的意见
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身体语言 - 愤怒篇
火山爆发
怒火中烧
有所动作
储势待发
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身体动作 + 面部表情
感兴趣，认同
不感兴趣，不同意
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身体动作 + 面部表情
有疑问，不同意
有疑问，思考中
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身体语言
有庥烦
很苦恼
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观察/收集证据
通过会见人员,检查文件/记录，及观察有关活动以收集符合要求的证据
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观察/收集证据
留意检查表内容以外的有关不符合事项的线索
验证通过面谈、感官观察或测量记录而获得的资料(包括数据的汇总和分析)
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检查方法
检查是以随机抽样型式形进行，而非100%全检
决定抽样的数量时应考虑
- 被审查部门/项目的文件，工作， 人员和记录的数量
- 过去的表现
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检查方法
抽查的方向不一定需要从头到尾，可从任何一点展开
抽查的文件/人员/记录间应有连贯关系
采购文件 <--> 申购单 <--> 采购单 <-->
审批者要求 <--> 合格分供方名单 <-->
分供方评审记录 <--> 分供方评审要求
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评审观察点
记录下所有的观察点
评审观察点以确定不符合事项
对所有不符合事项须有证据作为依据
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准备不符合报告
分析观察所得的不符合事项，以准备不符合事项报告
- 不符合事项的类别
- 不符合事项的模式
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不符合事项的模式
文件问题

没有把标准的要求文件化
文件不能反映实际运作情况
文件内容不当，不足或错误
文件之间有矛盾
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不符合事项的模式
执行问题
没有按文件要求执行工作
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不符合事项的模式
设计问题 - 技术/方法/工具
方法错误
工具设计错误
技术错误
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不符合事项报告
不符合事项的说明
发现的问题 (观察所得的事实)
客观证据
结论 ( 违反标准或文件的章节 )
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不符合事项报告
案例 1 ：
在检查2000年度的管理评审记录时，审核员发现管理评审内容未包括纠正及预防行动及客户投诉。
 结论
 客观证据
 发现的问题
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不符合事项报告
案例 1 ：
在检查2000年度的管理评审记录时，审核员发现管理评审内容未包括纠正及预防行动及客户投诉。
结论 :
客观证据
发现的问题
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不符合事项报告
报告方法 ：
方法 1 - 分点式
问题 ： 管理评审中，没有对纠正及预防行动及客户投诉进行评审。
证据： 2000年度的管理评审记录
结论： 。
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不符合事项报告
报告方法 ：
方法 2 - 述句式
在2000年度的管理评审中，没有对纠正及预防行动及客户投诉进行评审。
。
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审核报告
报告目的
将所作的结论通知管理阶层
对审核发现的结果作出适当的总结
让管理层作出回应
讨论必要的纠正措施和跟进日期
对必要的措施达成协议
提供合适的审核结论