会议策划方案流程.doc

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会议策划方案流程
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　 会议策划不是简单的PPT的堆砌,而必须是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术,为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到最终的会议效果，好的会议策的通知应计算邮途的来回时间,受邀请者考虑和准备时间,相应提前发送，但又不可提前过多,以免对方遗忘。ﻭ 　、 会场布置，会场根据与会人数选择适当场所，具体要求如下：ﻭ 　 　(1）　会场要整洁、安静、明亮、通风、安全,大小应与人数相适应。ﻭ　 　 按地区、系统、单位等分组,事先划分席位,摆放好桌签。ﻭ 　 （２)　主席台席位。ﻭ　 　,再次为右位-先左后右，。ﻭﻪ 　　　后排为次，其他的依次类推。ﻭ 在席位前放置姓名桌签,便于按位入座。ﻭ 　(3）会场设施。ﻭ 会场的所有设施必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片,录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具,等等。ﻭ 　仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器的音量大小）,以免临时发生故障或出现差错。ﻭ 　 　2．7、 其他准备ﻭ　 会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。ﻭ 　 会场外应有医护人员值班。ﻭ 　同时应准备接送车辆。ﻭ　 会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。ﻭ 重要会议应有安全保卫人员和保密措施。ﻭ 　　会议计划中如安排参观、考察、游览等活动,或赠送资料、纪念品等,必须提前做好准备。ﻭ 　 　二、会议期间工作ﻭ 1、会议期间需准备的文件:签到表、会务发放表、考勤表。ﻭ 2、会议期间的工作流程ﻭ　 、 在机场、码头、车站等处,派专人、专车分批分时段按要求接站。ﻭ　 、 做好来客接待工作，确认和分发房间，确认重要与会人员用房及整理记录有关信息。ﻭ　　 协助分发会会议礼品及房间派送水果等会务工作。ﻭ　 　　确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。ﻭ 　 ２．３、 会场桌椅摆设确认:灯光/音响/麦克风/银幕/讲台/幻灯机／投影机一一检视无误。ﻭ　 检查会议所需资料是否完备。ﻭ 　 、 会议现场:专人负责参会人员的引领,签到,分发会议资料。ﻭ 　　 ２．5、专人负责会场的协调事务工作(包括投影仪的准备、饮水的准备、礼金的发放以及会场温度控制等)。ﻭﻪ 　　　、 确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。ﻭ　　　 、 协调会议期间的交通工具的安排。ﻭ 　　　2．８、会议接待人员应全程跟踪会议,以便及时和与会者保持联系,出现突发事件能以最短的时间解决。ﻭ 　 　三、会议后续工作ﻭ 　 　1、会议后需准备的文件:参会人员通讯录、ﻭ 2、会议后的工作流程ﻭ 　　　、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。ﻭ 会议记录应准确。ﻭ　 　会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。ﻭ　 表明下次会议的日期和时间。ﻭ 　　 、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。ﻭ 　　、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总,总结工作及印刷发放代表通讯录。ﻭ