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试论高校记账凭证摘要的填写方法
胡 煜 摘要:作为一项会计基础工作,会计凭证摘要的填写关系到账簿甚至是会计报表的质量。不仅如此,摘要填写的质量还反映一个单位财务管理的水平和会计人员的业务素质。摘要填制的简明准确,可以对财务分析、查也要力求准确,无论一借多贷、一贷多借以及特殊情况下的多借多贷的记账凭证,一项业务都应该对应一个摘要,避免笼统使用同一个摘要。
例如机械工程系的谢三借10000元去北京参加高校机械工程教学研讨会,回来报账时,差旅费支出了4000元,会务费支付了1500元,资料费用去了500元,并且交了“机械学会”2000元的会员费,退回未用完的2000元余款。其摘要应按照每项经济业务分别写为:谢三报差旅费;谢三报会务费;谢三报会务资料费;谢三报会员费;谢三退回预支差旅费余款。而不能笼统都八摘要写为:谢三报差旅费。

三、会计实践中如何填制高校记账凭证摘要栏

随着经济的发展和社会的多样化,高校不再是关门办学,其与外界联系的越发紧密决定了高校的新会计业务也层出不穷。现结合高校会计工作的实践,对一些常见经济业务中,记账凭证摘要的写法分别作一些阐述。

(1)收入核算的处理
高校收入来源多种多样,比如财政的拨款、学费收入、横向、纵向科研经费收入、捐赠收入、代管性质的收入、银行贷款等。这类业务在日常的财务管理、分析中经常需要查询、核对等,因此对于这类业务的摘要一般要注明该项收入的内容和性质,必要时海可以注明时间。如:“收到农商银行西区支行2季度利息”、“收到财政专户上半年拨款”等等。
(2)发放性质的业务处理
高校经常发生一些带有发放或领取性质的福利、劳务等政策性费用,如按照国家政策规定发放的安家费、抚恤金、生活困难补助等,这些支出,往往有一些是需要核对和经常查询的。因此,对这样的经济业务的摘要,填制时就应该注明发放对象、发放性质。如:“发放李某某去世抚恤费”、“严进领引进人才安家费”等。
(3)日常采购业务的处理
在日常工作中,发生得最多的就是零星或集中的采购业务。如购置固定资产、办公用品、试验材料、图书等业务。针对这类业务,摘要栏应填写为“某人或某单位报某物”。例如:“管理工程系李雪梅购买办公用U盘用去360元”,摘要为“管理系李雪梅报U盘”等等。如果采购的物品种类虽然比较多,但其中一种所占的金额较大,例如,王五一共外出采购了三种办公用品,其中订书机800元,打印纸张100元,签字笔100元,为了贯彻既简单又明了的摘要书写原则,可将摘要写成“王五报购订书机等办公用品费”。因为订书机的金额800元已占此次办公用品费总额的80%,完全能够反映该项经济业务的主要内容。
(4)差旅费的处理
在高校日常业务中,出差是经常发生的业务。包括培训、考察、会议、研讨等等。针对这类业务,摘要栏应尽量详细,使即使是不懂财务的阅读者看后依然能够清楚地了解经济业务的内容。如“赵林报南京审计年会差旅费”、“刘辰报德国访问学者考察差旅费”等。

(1)内部转账结算的处理
在高校日常会计核算中,常常有一些计提费用,内部划转费用的发生,对于这类业务的摘要,我认为应按照日期和性质分别填写。如:“计提某月职工福利