采购流程手册.docx

This manuscript was revised on November 28, 2020
采购流程手册
采购流程
范围
本流程适用于光泰所有生产原材料、辅助材料、包装材料以及办公劳保用品、设备工具等采理需设定相应的采购权限），提交给采购部。
采购申请单
请购单调度
1．采购部根据审批通过的《采购申请单》上的物料明细，根据材料类别，确定供应商、采购员。
2．支持《定点采购》或《采购价格表》控制，对于定点采购的不允许选择定点之外的供应商，对于受采购价格表控制的物料，不允许超过允许的采购价格范围。
询价比价
供方价格调整
1．若市场无重大价格波动，直接按照约定价格与合格供应商签订《采购合同》或双方签署的《报价单》。
2．若需要调整价格时，采购部/采购员同时向《合格供应商名录》中的多个供方发放《报价单》，收集主要合格供应商的最新报价。并报采购部经理及总经理批准。
3．对于新产品的询价，参与询价供应商的数量不得少于3家；
4．因需要开发新供应商满足采购需求时，参照《供应商开发与管理流程》执行；
5．采购部/采购员应经常关注供应链价格波动，及时掌握长期供应商的价格变动；
6．《报价单》经采购部/采购员/采购经理初审，报总经理批准后，才可以发给供应商。
编制采购订单
1．采购部/采购员根据接收的《采购申请单》进行自动分类汇总合并后，在信息系统中生成《采购订单》。
2．《采购订单》中必须涉及到品名、规格型号、数量、交期、结算方式、特殊要求等事项。
采购订单
采购订单评审
1．由采购部/经理对《采购订单》进行审核。
2．采购部/经理审核通过后，通过后，提交各分厂总经理或总经理批准。（依采构权限）
3．评审过程中特别注意对订单的型号、数量、交期、订单的分配、供应商的选择、价格、付款条件及特殊要求进行审核。
采购订单
采购实施、催货
1．具体担负采购任务的采购部/采购员负责对已批准的《采购订单》进行跟踪，按订单确认交货时间、地点、数量，保证订单的履行。
2．对采购物资的进度应该经常查询信息系统采购催货功能，对近期到货的物料需要电话确认，对于过期未到货的物料及时和各供应商沟通解决，并统计在《供应商评审记录》上。
步骤
说明
输出内容
文件、表单
信息化
系统接口
采购部/采购员每月整理一次。
采购订单变更
在采购过程中对需求的变更，需要调整采购的产品、数量、金额、价格、日期等信息。
1．由于客户的要求发生变化、造成采购订单的变化，销售部/业务员立即通知各分厂/生产计划员。工艺BOM表发生变更，造成采购订单的变化，技术中心/工程师立即通知各分厂/生产计划员
2．采购部/采购员对相应的订购记录做出修改，并以《订单确定或更改通知单》及时通知供应商。
3．非生产计划性采购，由各部门提出变更信息，提交给采购部，由采购部/采购员对相应的订购记录做出修改。
订单确定或更改通知单
采购订单变更评审
1．变更后形成新的《订单确定或更改通知单》。
2．采购部/采购员把变更单提交采购部/经理评审，采购经理评审后提交总经理批准。
订单确定或更改通知单
采购订单关闭
1．执行中的采购订单已经全部或部分收货或因为其他某种原因需要提前终止