档案整理标准和要求.doc

档案整理标准和要求 1、文书档案:《归档文件整理标准》( DB12/T127-2001 )。(1) 归档范围: 按照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》,主要收集反映本单位主要职能活动形成的文件, 上级或其他单位发来的文件, 无重要参考利用价值的不归档。(2 )保管期限: 按照国家档案局 8 号令要求, 2007 年后(包括 2007 年) ,保管期限为永久、 30 年、 10 年。(3) 整理: 归档文件以每份文件为一件, 请示、批复等有逻辑关联性的若干文件应分开, 各为一件, 集中排列。永久、 30 年应去除金属物,使用棉线或不锈钢钉装订。归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处, 如文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的, 也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章。填写归档章的项目可盖章也可手写。字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、印泥油、原子印油等,不可使用铅笔、圆珠笔。将整理好的归档文件装盒, 盒首放置归档文件目录, 盒底放置备考表, 并填写备考表项目。档案盒盒脊、封面项目填写齐全,应刻章并使用红色印油加盖,不可手写。(4) 计算机录入: 将整理好的归档文件逐件录入档案管理系统,做到文件级目录计算机检索。 2、会计档案: 财政部、国家档案局《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》(财会字〔 1998 〕 32 号)。(1) 分类和保管期限: 会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类共四类。其中: 会计凭证类包括: 原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证( 15 年) 会计账簿类包括:现金日记帐、银行存款日记账( 25 年总账、各类明细账( 15 年) 财务报告类包括:月报、季报( 5 年)年报(永久) 其他类包括:会计移交清册( 15 年) 会计档案保管清册、会计档案销毁清册( 永久) (2) 组卷: 会计凭证要求凭证封面项目填写齐全, 签署完整, 装订整齐, 包角, 加盖骑缝章。会计账簿要求实行电算化单位统一打印装订成册, 加封皮, 编制卷内目录。会计报表中年报要求去除金属物,装订成册,加封皮。(3) 装盒: 采用会计档案专用档案盒, 盒脊、盒封面项目填写齐全规范(不可手写,需购置(刻)章加盖,红色)。每卷填写备考表,签署完备。(4) 排列和编号: 按照类别——年度排列。即案卷按凭证、账簿、财务报告、其他四类分开, 再按时间顺序编制大流水号。(5 )编目: 整理完成后,使用档案管理软件编制案卷、卷内目录。卷内目录放置每卷卷首,案卷目录汇总装订成册。(6) 移交: 本单位会计部门将整理好的会计档案移交本单位档案部门时, 需编制移交目录, 填写移交清单, 双方做好签署后移交。 3 、专业档案: 按照相关业务档案管理标准、规定执行。 4 、基建档案: 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》( DA/T28-2002 )与《科学技术档案案卷构成的一般要求》( GB/T 11822-200 8)。项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应齐全、准确、系统。 5 、照片档案: 实行纸质照片、数码照片双套归档。数码照片: 收集本单位召开重要会议和活动拍摄的数码照片, 建