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江苏环球数字文化体验园有限公司合同管理制度 1 经济合同管理办法第一章总则第一条为保护公司合法权益, 维护公司合法经济秩序,保证公司经济合同(以下简称合同)符合国家政策法规,特制订本办法。第二条本办法所指的合同, 是指本公司依法同其他法人或自然人之间,为实现一定的经济目的,明确相互权利义务关系的协议。公司的主要合同分类有:规划、勘测、设计合同、工程承包合同、采购合同、委托中介代理合同、委托代收代付合同、贷款、保险合同、房地产销售合同、物业租赁合同等。有关合同的分类及编号详见附表二《合同分类编号表》(附表一为经济合同控制流程图)。劳动人事合同、责任合同和其它合同,也按本办法规范管理。第三条合同一般应具备以下主要条款: 1、当事人的名称或者姓名和住所; 2、标的(工程项目、材料、设备、服务内容等); 3、数量、质量和金额; 4、履行的期限、地点和方式; 5、双方当事人的权利和义务; 6、违约责任; 7、解决争议的方法。第四条本公司一切经济活动协议, 除即时结清的外都必须采取书面形式,原则上应使用政府统一的合同文本或公司统一印制的规范文本。如要使用对方的合同文本,应按照本办法严格评审合同内容,认真填写我公司认为必要的附加条款,由合同审算部加编公司统一编号。与合同各方当事人协商同意的有关认购书、拟订或修改合同的文书、电(传)件、函件、图表,公司合同报批件、附表等应与合同原件一并存档。签订合同前,原则上不对外作书面委托和承诺。特殊情况下,由承办部门承办、合同审算部审核,公司分管领导审批同意,由业务部门填制委托(承诺)书一式三份,盖业务部门章,一份自存、一份送交受委托方,一份送合同审算部备案。委托(承诺)书不作财务付款的依据,发出后必须在五个工作日内按本办法规定程序签江苏环球数字文化体验园有限公司合同管理制度 2 订正式合同。第五条订立、履行合同,须按本办法明确的管理机构、职责和程序进行操作, 应认真谨慎,充分考虑风险,遵守国家的政策法规,符合公司整体利益,任何单位和个人不得利用合同进行违法活动,牟取私利。经济合同的控制流程详见附表。第二章管理机构和职责第六条公司对合同实行集中统一管理, 分部门实施履行的管理体制。即统一审批,统一规范文本,统一档案管理与跨部门谈判、分析、评审,分部门实施履行相结合。第七条总经理或委托代理人掌握各类合同的最终审批权,负责各类合同的签署, 具体审批权限及程序详见附表三《经济合同审批程序及权限一览表》。第八条合同审算部负责合同初稿的审核,根据总经理授权,由分管领导组织提请承办业务部门负责人、合同审算部负责人、财务管理部等有关人员进行谈判。根据谈判结果,由合同审算部对合同初稿进行修订与完善,并规范处理为符合第四条要求的正式合同文本。第九条分管领导、提请承办的业务部门负责人、合同审算部负责人及相关部门有关人员组成合同评审小组,分管领导兼任组长。合同评审小组负责按本办法评审, 并填写附表四《合同评审报告》。合同审算部负责合同报批事项,负责将合同、《合同评审报告》与《合同会签表》(附表五)及合同附表呈送有关领导会签,经审核全部合同资料无误后送交总经理审批。合同审算部将工程合同档案根据《合同分类编号表》、将《合同要素表》(附表六)录入电脑,并全面掌握工程合同的签订、履行、终止情况,定期向公司领导报送正在执行的合同统计资料情况。第十条由财务管理部负责对总经理签署的合同文本及其附表进行审核,审核无误后加盖公司合同专用章(责任合同、劳动人事合同及其他有关合同加盖公司公章); 根据《合同分类编号表》、《合同要素表》逐一录入电脑管理系统,并记录合同文本的去向。其中,工程合同由合同审算部录入管理。由财务管理部全面掌握合同(工程合同除外)的签订、履行、终止情况,并定江苏环球数字文化体验园有限公司合同管理制度 3 期向公司领导报送公司全部的合同统计资料。第十一条提请承办合同的业务部门负责就合同的重要技术条款拟定合同初稿, 填写初步的《合同要素表》,按本文第十三条的重要程度分类,将合同初稿与《合同要素表》提交有关部门审核,合同生效以后,负责履行;并指定专人管理本部门的业务合同,定期检查履行情况,向合同审算部、财务管理部及分管领导报告合同履行情况。合同审算部和财务管理部也要指定责任人负责经办合同的履行与跟踪,对不能按规定条款履行的合同进行分析,提出处理意见或改进措施;了解履行进度,为公司财务付款提供参考资料。第十二条合同存档管理的部门及职责: 合同审算部负责规划、勘测、设计合同、工程承包合同、采购合同、委托中介代理合同资料的收集、跟踪、归档与管理。工程项目竣工结算,且尾款付清一年后, 合同审算部负责将该项目的合同档案完整移交总办档案室统一存档管理。其中,采购合同、委托中介代理合同在筹建期间由合同审算部承办与档案管理;经营期间, 采购合同、委