行政前台的工作制度 1. 目的为了规范公司接待工作,合理调配接待资源,使公司前台和接待工作有章可偱、有度可依,提高接待工作效率, 树立公司良好形象,提高公司的知名度和影响力。 2. 权责 . 接待主管部门为前台部,主要职责为:负责公司接待体系建设与管理,对来访对象实施具体接待计划并对整个接待过程直接负责。 . 接待协助部门主要为了解公司核心业务的部门,主要职责为:根据需要协助接待主管部门的接待工作。 3. 岗位职责 . 日常接待 u 接待来访者:接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据原因来看来者是否是无关人员,还是需要找公司相关人员再进行接待。(严格执行公司的接待服务规范,保持良好的礼节礼貌) u 接听转接电话:负责前台服务热线和电话转接,做好来电咨询工作,重要事项认真记录并转达给相关人员,不遗漏、延误。 u 接待推销人员:上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作,若有员工需要他们的服务,告知相关部门员工直接与其对接。 u 面试人员: 请面试人员在前台处填写面试人员资料表, 并带领其前往会议室等待, 通知相关部门或领导进行面试。 u 接待频繁往来相关人员: a) 快递,公司内部不论发件或者寄件,通知相关员工至前台处进行处理,不能让快递员直接进入办公区域内部。 b) 物业公司,公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作; c) 送水公司, 关注公司各处饮水机水量情况, 及时联系送水, 同时关注公司饮水机是否正常, 如有异常及时通知饮水公司进行维修。 4. 日常事务 . 负责公司员工每日考勤记录、监督每日打卡、并在月底汇总归档。( 公司结合实际应出勤天数、实际出勤记录, 来统计员工的出勤状况,并以此作为薪资发放的依据。考勤以每个自然月的第一天到最后一天作为一个结算月。) (参照考勤具体管理办法) . 对员工每日外出办事者做好登记,外出员工并填写相关申请单。 . 公司交通卡和公司车辆(钥匙)使用的登记与保管。 . 负责公司文件的处理工作和日常文案工作,以及合同协议的录入、排版、复印、扫描等。 . 负责对新入职员工信息的录入,以及证件的复印和归档。 . 统计公司所有员工通讯信息, 定时更新员工通讯录, 公司若有新进或离职员工, 应在 2-3 个工作日内制作新的通讯录,发送至每位员工。 . 负责公司前台和总经理办公室清洁卫生,以及植物盆栽的日常保养。 . 接受其他部门工作安排并协助各部门做好其他工作。 . 积极配合各部门协助工作,以及领导临时安排的事务。 5. 接待工作 . 来客人数确认:会议前向相关负责人确认来客人数,为布置会议室; . 会议室桌椅布置:在开会前将会议室的桌面收拾整洁,会议桌椅归位; . 茶水、点心、水果:来访客人来之前准备好茶、热水及杯子,等来客就位后逐个送茶;接待贵客时,应提前准备必要的水果及点心供客人食用; . 订餐:向会议负责人确认是否需要订餐,如需订餐应确认就餐人数后,电话联系餐厅预订包房。 . 住宿:客户到达公司时,接待人员第一时间与客户沟通行程安排,并按客户要求与公司签订的协议酒店进行预定。内务细则: 一、日常接待 1. 接待来访者:接待不明目的的来访者,先问清对方
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