档案信息化不等于信息化档案.doc

1 档案信息化不等于信息化档案档案信息化不等于信息化档案摘要: 档案管理工作具有严肃性、严谨性和保密性的特征, 档案信息化只能是为档案管理工作服务的一种工具、一种手段、一种方式, 而决不是档案管理工作的最后归宿, 档案信息化与信息化档案虽然有一定的联系, 但归根结底还是有着本质的区别, 不能混为一谈。不应该也不可能把档案管理通通归结到信息化档案唯一途径上, 也就是说档案信息化决不等于信息化档案。关键词:档案;信息化;档案管理作者简介: 高友爱( 1960- ),女, 辽宁大连人, 辽宁省电力有限公司大连培训中心办公室,馆员。(辽宁大连 116023 ) 中图分类号: 文献标识码: A 文章编号: 1007-0079 ( 2011 ) 24-0071-02 一、案例介绍案例 1: 2007 年,辽宁省 D 市三道沟乡发生一起人身触电事故, 造成一名攀登变压器台的 6 岁儿童死亡。供电部 2 门拿出了 2000 年与这个变压器台的产权单位所共同签署的《供用电协议书》的证据, 内有变压器归产权单位管理并使用的字样。经法院几经审理, 而最终裁决该乡供电所不承担赔偿责任。案例 2: 2008 年, 辽宁省 F 市一家企业发生债务纠纷, 法院一审裁决其担保人 F 市供电部门承担连带责任。在二审辩论中,F 市供电部门法律代理人举出担保事宜已于 2006 年转给另一企业的书面证明, 法院二审裁决 F 市供电部门不承担责任,而追究新的担保人的责任。案例 3: 2010 年,辽宁省 T 市职工王某与单位发生劳动纠纷而上诉劳动争议裁决机关, 由于单位出具的证据仅属于在单位网上公布的电子文件, 缺少加盖的企业印鉴, 缺少企业法人的亲笔签名, 并没有形成纸质文件, 劳动争议裁决机关不认定其电子文件的法律效力,不能作为证据使用。二、档案信息化概述档案是人类社会各项实践活动的真实记录,是社会的宝贵财富, 是人类重要的历史文化遗产。档案事业是维护历史真实面貌的永恒事业,档案工作深植于人类社会的活动, 当然包括企业单位的活动,与社会进步与经济发展同步,并随着社会文明程度的提高, 越来越深入到社会生活的各个方面, 在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥越来越重要的作用。 3 进入新世纪后,我国的信息产业乘上了高速列车而得到快速发展。档案管理工作同样表现出信息化趋势, 档案的收集、整编、管理、使用,更多地体现在自动化、实时化、网络化上, 不仅减轻了档案管理人员的工作负担, 而且检索查询更为方便, 一般都可在内部网络上完成, 无论是在时间还是空间上都显得非常简洁。为了有效地开发、利用档案信息资源,除涉及机密的档案之外,其余档案资源可以通过信息化处理上网传递,资源共享, 以便得到更加充分的有效利用, 更好地为企业建设与发展服务。这是无可非议的创新之举、改革之举, 也是不以人们意志转移的客观规律, 是档案管理现代化的有效途径和发展方向。这就是档案信息化的基本概念。所谓信息化档案则是将档案实体信息化、电子化,提倡无纸化办公, 全部档案将在电子计算机系统中产生、传递、储存并使用。它的要害是取消纸质档案,档案没有原稿,文件原稿的责任者签字都在计算机上完成。三、档案信息化决不等于信息化档案笔者认为,档案管理工作具有严肃性、严谨性和保密性的特征, 档案信息化只能是为档案管理工作服务的一种