采购工作流程及控制.docx

Pleasure Group Office【T985AB-B866SYT-B182C-BS682T-STT18】
采购工作流程及控制
采购工作流程及控制
一、目的：对采购过程进行规范和控制，在确保采购的产品符合综合评定。综合评定合格的供方，经总经理批准列入“合格供方名录”，作为采购时确定供方的依据。“合格供方名录”应发放至采购、生产、财务、仓库等有关部门。
五、采购流程
1、采购申请
A 生产物资的采购由库管提出申请，报生产部经理审核，通过后报总经理审批，交采购部实施采购。大宗物资的采购应至少提前7-15天通知采购部。
B 项目现场的零星采购、应急采购应由公司指定专人负责，采购权限为2000元以下（包括2000元），且应在采购完成后及时将采购清单回传给采购部，由采购部对所采买的物品进行核价，差价不得超过5-10%；
2、采购审批权限
A 申请采购的物品由相关部门领导签字，再由总经理审批后，交由采购部门采购。
B 对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。
3、采购实施
采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。
A 采购员
a 根据申购物品的要求进行市场调查，进行比质、比价。
b 将收集到的产品信息、供应商信息整理齐全，交由采购部经理审核并提出参考意见，
c 将经过审核后的采购清单交由总经理最终确定。
B 采购部经理
a根据审核后的采购清单与供货商进行采购谈判；
b 审阅采购员拟定的采购合同，报相关负责人审批后签订购货合同。
4、退、换货
A 库管须根据仓管验收细则严格验收进仓物料，如发现规格、数量、质量问题，应拒绝收货；
B 如需退、换货的，由库管填写“退货申请”经该部经理同意后交采购部办理退货手续，
C 所有物料验收合格并办妥入库手续后，所发生的质量、数量、规格等问题，由仓管部负责处理；
5、提货
A 物品采购原则上须要求货主送货上门；
B 特殊品种或特殊情况，须到市内或车站、码头、机场提货的，均由采购部负责；
6、采购报销
A 采购报销实行一支笔负责制，即采购员凭采购清单、发票和验收入库单，经部门主管领导审核后报总经理审批，签字、通过后方能前往财务部进行报销；
B 如有手续不齐全，年月日、大小写不相符的等情况，财务部有权不予报销；
C 项目现场的物资采购也应在报销里提供票据。
6、采购信息
A 采购文件（包括采购计划、请购单、订购单、可能的采购合同等）应包含明确的采购产品质量要求信息，如：产品的材质、品种、规格、型号、数量、生产厂家等，必要时应参考确认样、质量要求或检验标准。
B 采购文件的制定：由采购部按生产计划进度要求编制采购计划，填写订购单和请购单，并需与仓库核对库存量，报主管领导审批。
C采购文件的批准：原辅材料的采购计划、采购合同、订购单、请购单（含补料采购）应由采购部负责人审核批准；价值较大的生产设备和检测设备、设备的配件等的申购，则需经总经理审核后交董事长批准。
采购：采购员应从“合格供方名录”选择供方签订合同或下达订单。
采购监督：财务、生产、仓库对是否按“合格供方名录”采购实行监督。财务部对非“合格供方名录”的采购，应提出质疑，可拒绝报销；生产技术部对非“合格供方名录”的采购物资可拒绝验收；仓库