文控岗位职责手册.docx

文控岗位职责手册
为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，增强公司资料的实用性和有效性。
一、主要职责
1、负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。
2、制订文控岗位职责手册
为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，增强公司资料的实用性和有效性。
一、主要职责
1、负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。
2、制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。
3、负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。
4、做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。
5、负责ERP系统物料录入及修改。
二、文件管理
1、文件发行前确认文件格式按文件规定要求，并附“文件新订/变更申请书”。
2、文件原稿与复印件按要求加盖“文件发行章”、“临时受控”、“受控文件”、“外来文件”，分发情况记录在“文件分发/回收登记表”上并要求责任人签收确认。
3、回收旧版与废止文件按“文件分发/回收登记表”份数回收，保存原件旧版文件盖“作废”章，并在“回收文件登记表”上记录。
4、书面文件使用文件夹保存于文件柜，保存一份电子档备份，并编制“文件存档目录”，以便查阅。
5、文件申请增/补发时，需附“文件申请单”，再按要求增/补发文件。
三、记录管理
1、列出记录清单，规定记录的保存期限和保存部门，编制“记录登记表”，记录表格有新增、修订、废止时修正“记录登记表”。
2、按文件要求如实做好记录，记录内容应清晰易懂。记录按流水号编制记录识别码。 记录保存装入文件夹或装订成册，并注明记录名称。
3、记录保存按“记录登记表”保存期限，超出保存期限的记录应销毁。
四、信息管理
1、内部不能独立解决、完成的事项需发联络要求相关部门配合或支援，视情况选择沟通方式。
五、日常事务
1、部门文件管理。
2、各种报表送批与传达。
3、依赖书及周报制作。
4、供应商资料核对。
六、其它工作
领导下达的临时工作任务。