医院综合档案室的数字化建设.doc

医院综合档案室的数字化建设摘要: 医院综合档案室顺应社会信息化和医院数字化发展的趋势, 认识到档案数字化建设的必要性,利用多方资源、积极创造条件,努力实现医院综合档案室的数字化。关键词:医院档案管理;数字化建设随着社会信息化程度的加深, 医院的各项管理工作迎来了新的契机, 为了推动医院的可持续发展, 作为医院管理一部分的档案管理工作也需要顺应时代潮流, 加快医院综合档案室的数字化建设步伐,对档案资源进行合理配置,科学管理。一、基本概念定义医院综合档案是指医院在发展过程中各职能部门及临床各科室在其职能和业务活动中所形成、积累和归档保存的各门类和载体档案信息的总称。以我院综合档案室为例, 目前, 保管着包括从医院成立以来的所有的文书档案、会计档案、科研档案、教学档案、设备档案、基建档案、荣誉实物档案、声像档案、照片档案等在内的各类档案。医院综合档案的数字化是将医院综合档案利用计算机技术、高速扫描技术、 OCR 技术、数字摄影技术( 录音、录像)、数据库技术、存储技术等技术手段, 转化为具有有序结构的档案信息库,以达到及时提供利用,实现资源共享的目的。二、加强医院档案室数字化建设的必要性(一)医院数字化的过程推动了医院综合室档案数字化的进程。随着新医改意见的出台, 以及计算机信息技术的发展, 为了给病人提供方便有效的医疗服务水平,大部分综合性医院已经广泛采用医院信息系统, 改变了传统的医院运作模式,向数字化医院转变。反映医院运作情况的档案以电子文档的形式逐日累积, 形成巨大的数据仓库。医院档案数字化管理水平的滞后,严重影响了医院管理水平的提高,阻碍了医疗技术及服务水平的发展。这也促使医院综合档案室必须改变传统的档案管理模式,加快档案室的数字化建设。(二)保护原始档案实物,充分发挥各类档案的价值医院综合档案室保管大部分是纸质档案, 环境条件( 包括温湿度、灰尘霉菌、光线、有害气体) 的影响, 纸张耐久性的差异导致部分纸质档案自然老化脆化, 加之对档案实体的频繁翻阅, 使之难免会出现破损、毁损现象。为了最大限度地延长其物理寿命, 对其进行数字化加工, 使数字化档案查阅利用取代翻阅档案实物,起到最大化保护原始档案实物的作用。(三)统一各类磁性载体档案信息格式,简化利用方式医院综合档案室保管的一些如录音带、录像带、 DV带等磁介质载体档案, 利用起来具有其局限性。因为一方面能够读取这些磁介质载体档案的设备格式众多, 兼容性差, 不能满足档案网络化的需求, 另一方面随着历史的发展, 有的设备已经慢慢被更新淘汰, 如果档案室保存这些设备, 势必又需要一笔高昂的维护成本。我们需要及时将这些载体所储存的音频、视频或者图像等信息统一转化为可方便读取和利用的载体信息, 存储在统一的平台或软件中, 以随时提供方便快捷的应用。(四)简化档案的调阅程序,提高档案的查准率以前查阅各类档案都要先到综合档案室手工查找案卷目录, 再到档案库房进行纸质档案的查找。如借阅者对自己所需查阅的档案只有模糊的印象和需求, 那查阅目录的工作量将会很大, 准确性更是得不到保障。在纸质档案数字化处理后, 利用完整的数字化的档案目录库, 可以直接通过计算机在极短的时间内准确找到所需的档案,提高了工作效率。(五)打破档案利用的时空限制,有利于档案资源的整合和共享一般的档案实体的利用受时空的限制, 而数字化的档