应收帐款日常管理制度.doc

1 应收帐款日常管理制度为了进一步规范应收帐款的日常管理和健全客户的信用管理体系, 对应收帐款在销售的事前、事中、事后进行有效控制,特制定本管理规范。一、建立客户档案,进行有效的信用评估和跟踪记录: 二、事前控制: (签约到发货) 从初识客户到维护老客户,业务人以及经办业务的各级管理人员都应全面了解客户的资信情况, 选择信用良好的客户进行交易。对客户的审查内容( 5W ): 1、 who 人员素质,销售业绩,社会关系 2、 where 地理位置,物流配送情况 3、 when 从事本行业的时间,何时开始合作,有否合作经历4、 what 信用档案,有无不良纪录 5、 why 关键点,为什么要合作,合作原因,合作动机,合作前景对客户的评定等级 A 类客户,回款 2 个月内 B 类客户,回款 5 个月内(最好预付一部分货款) 2 C 类客户,回款 8 个月内(必须预付一部分货款) D 类客户,回款时间相当长,不可靠(必须货款两清) 签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对,合同的每一项内容,都有可能成为日后产生信用问题的凭证。合同是解决应收帐款追收的根本依据。在销售合同中应明确的主要内容: 1 、明确交易条件,如:品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等; 2 、明确双方的权利义务和违约责任; 3 、确定合同期限; 4、签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章(避免个人行为的私章、单一签字或其它代用章); 5 、电话订货,最好有传真件作为凭证。合同的签订必须经过市场部经理审核确认才可以盖章。三、事中控制: (发货到收款) 1、发货查询, 货款跟踪。每次发货前客服部必须与销售合同保持核对;公司在销售货物后,就应该启动监控程序,根据不同的信用等级实施不同的收账策略, 在货款形成的早期进行适度催收,同时注意维持跟客户良好的合作关系。(由销售人员和客服中心进行全程跟踪) 收帐策略如下: A 类客户,按常规合同 3 B 类客户,最好预付一部分货款 C 类客户,必须预付一部分货款 D 类客户,必须货款两清 2 、回款记录,帐龄分析。财务要形成定期的对帐制度,每隔一个月或一季度必须同顾客核对一次帐目, 形成定期的对帐制度,不能使管理脱节,以免造成帐目混乱互相推诿、责任不清; 并且详细记录每笔货款的回收情况, 经常进行帐龄分析。有几种情况容易造成单据、金额等方面的误差。 1 、产品结构为多品种、多规格; 2 、产品的回款期限不同,或同种产品回款期限不同; 3 、产品出现平调、退货、换货时; 4 、客户不能够按单对单(销售单据或发票)回款; 以上情况会给应收帐款的管理带来困难,定期对帐避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大,而造成呆、死帐现象, 同时对帐之后要形成具有法律效应的文书, 而不是口头承诺。四、事后控制: (欠款到追收) 1、欠款到追收。对拖欠帐款的追收, 要采用多种方法清讨, 催收帐款责任到位。原则上采取大区经理负责制, 再由大区经理落实到具体的业务员身上。如果是单一的大区经销商或代理商,则由客服中心定期对其进行沟通、催付。 4 对已发生的应收帐款,可按其帐龄和收取难易程度,逐一分类排序, 找出拖欠原因, 明确落实催讨责任。对于确实由于资金周转困难的企业,应采取订立还款计划,限期清欠, 采取债务重整策略。应收帐款的最后期