标书方案制作流程.docx

Last revision date: 13 December 2020.
标书方案制作流程
标书方案制作指南
文档使用说明
本文档主要用于售前标书方案制作指导，此手册明确了投标书制作、招标书制作、文标书中一般会有一小节是专门的资质要求，这一小节的东西一个都不能漏。如果招标书不正常或不健全，那么资质要求可能会散落在投标人须知、投标文件的编制规定、开标与评标程序、商务要求、技术要求等多个部分中，需要一个一个地找出来。
通读招标文件后，预估工作量，并与组长商议本次标书的参与协助人员，并能够根据参与人员的特点安排不同的工作内容，以提高小组工作的效率与质量，并设定详细的标书进度表。
标书项目总负责人与销售沟通确定本次项目我方的局方关系如何，招标文件技术要求与我方设备的满足情况，竞争对手情况，以及其他的项目历史情况，若技术有较多的不满足时，售前人员需跟相关研发人员进行核对，若不满足还需研发说明是否有开发的计划并预估开发的周期。
标书负责人将批注完的招标文件发送至商务组组长邮箱，并由商务组长安排相应的商务人员。
标书负责人获得详细的项目信息后，需召集项目参与人员以及负责商务的商务人员召开标前会议，进行信息的互通与项目进度的安排。
确定本次项目是否需要外购设备，部分外购设备商务会有常规维护更新，其他外购设备应与销售以及采购部门着手确定外购设备的型号与报价。比如服务器等外购设备，这些商务应该都有常规的维护更新的，你确认下，然后除此之外的外购设备可以技术组跟进下。
确定标书制作装订要求（包括技术、商务标书分开，单独封装报价或资质，要求胶装等）。
标书撰写
按照标前会议的分工计划，各司其职。列出部分注意事项：
招标书如果要求资质盖章，在资质申请单上注明；注意签章的要求，可能出现每页签字或者盖章的要求；有没有必须使用公章的要求，是否可以使用投标章；及时要求盖公章，非省级都需要督促销售争取盖投标章，附上使用效力说明函即可。
仔细查看标书资质要求，填写资质申请单，并提出时间要求；有疑问及早联系招标方，并让招标方出书面函。
电子版资质由部门负责人员定期更新上传VSS，标书制作过程中应时刻注意资质是否过期，如果过期社保、财务类的资质统一找财务部门要最新的，产品相关向总裁办询问。
依据招标要求设计方案（有时需要与销售或者局方沟通），确定设备配置数量(确定后尽快提交给商务组)，供货期，付款要求等，提交商务组报价。外购设备提交采购部询价，并提出时间要求。
技术、商务点对点应答，是评标时的重要依据，专家基本上会依照点对点的回答打分，需要尤其重视。这部分通常会作为后续合同的附件具有法律效力，所以要特别主要措辞严谨。
有的标书中会给出明确的要求，有的标书则没有要求，不过有没有要求都不能只写“满足”，必须详细解释，不可完全复制招标要求。对于可能不满足的部分，要重点考虑，并与销售、研发、商务组充分讨论，在标前会上达成一致，给出合理应答。这部分要注意对于后续事宜的预测，有些问题的回答需要选择适当的语言避免为后续项目实施产生麻烦。
评分标准应答（省级标书及部分重要标书要求），这是标书中非常重要的一部分，若标书里明确提出了评分标准，那我们一定要针对评分标准来设计投标书；评分标准里提出的任何要求，我们也都要满足。无论招标书中是否要求评分标准应答，我方都对其进行应答，不满足的地方应该与组长、销售沟通后确定应答用语与方式（如有必要可以找到更上级领导讨论）。
标书排版以招标书要求顺序为主，若无明确说明则以部门标书模板为主，撰写标书使用的模板素材应从vss上获取。标书中各部分形式以招标书中表格模板为准，无特殊情况不可擅自改动。
标书中的案例部分一定要结合本次投标实际情况有针对性地选择案例，项目所在区域的省市案例、国家级客户案例、其他省网案例应排列在案例章节的前部，注意案例证明的其他要求，是否需要案例详细情况列表，是否需要显示价格（我方合同复印件只提供合同总价，不提供各部分价格）。
在使用投标书模板时，需要注意修改的一些地方：标书封面、页眉，售后服务、工程实施计划要符合招标书要求（结合商务点对点应答，确保质保期、试用期、交货安装调试、培训等内容满足要求，没有要求的内容不要涉及），技术方案需要重点考虑，模板里多余部分尽量删去，案例部分需要针对本次项目。
检查标书，包括排版布局，错别字，语句通顺，“盖章签字”前不要遗漏“此页以下无正文”，全文档查找，替换其他项目的投标书字眼等。最后更新目录。
完成初稿后，提交标书审核人员进行审核。
项目的竞争最后一个环节一般在价格竞争上，所以使得价格在投标前会不断的修改。另一个方面售前给商务的配置又大多与标书要求不符，这在客观上使得商务在制作报价表时间更为紧张。所以为了提高效率，