学会布置工作和检查工作.doc

学会布置工作和检查工作在龙之助的顾问过程中,曾遇到这样一个案例: 一个民营企业的老板有一项很重要的市场调研报告需要提交给潜在的投资商, 这份报告在很大程度上决定了投资商是否有兴趣与该公司进行合作。于是, 老板把下属找来, 对他说:“我要求你尽快完成这份市场调研报告。”然后,老板就出差了。等老板四天后从外地回来后, 找下属来问:“报告做好了吗?我现在要看看。”下属傻眼了,他还没有做呢,谁知道这么紧急呀! 而投资商第二天就要来了……我不说, 大家可能也会想象到这个事情的结果是什么了。我们更关心的问题是:是什么原因造成这种局面呢? 其实, 管理者( 老板) 和员工( 下属) 都有责任, 但管理者至少要占 80% 的责任。因为我们的管理者还没有学会如何布置工作和检查工作。可能我们有些管理人员还会感到疑惑:我们是对员工布置了工作的呀?! 但是绝大部分管理者在对员工布置工作时通常都说: “这个任务,你去完成吧!”但是工作的布置只是形式上的, 一说了之, 至于工作标准是什么, 工作流程有没有, 工作过程是否有效监控等管理行为基础状况关注甚少。这样的布置工作不是严格意义上的有效的“布置工作”, 其工作结果也就有很大的不确定性。这里有一个方法, 可以让你的员工能毫无问题的完成任务, 并到达你预期的目的。这个方法就是“ 4W1H ”法。所谓“ 4W1H ”法,就是 What (做什么)、 Why (为什么)、 Who (谁来做)、 When (什么时候做)、 How (如何做)。即我们在布置工作时要说清楚:要做什么?为什么要这样做?不这样做会产生什么后果?谁来做?什么时候完成?不按时完成有什么后果?如何做?什么叫做得好? 按照“ 4W1H ”方法, 那上面这位老板就不能只是说“我要求你尽快完成这份市场调研报告”了,而是说: “小张,我要求你在 28 日前完成这份市场调研报告。中途我会出差,你 28 日前写好后立即用电子邮件发给我, 我要检查、修改。这份报告主要分五个部分来写, 具体的格式要求和相关资料, 我已经发到你的电子邮箱了, 你注意收一下, 并务必按格式要求做。在写的过程中如有任何问题或你无法在 28日前完成报告,请立即告诉我。这份报告是我 31 日和投资商谈判的时候需要提交给他们的, 对我们能否和他们合作至关重要, 因此我需要你按时完成。”我们可以将上述谈话按“ 4W1H ”方法进行分解,有助于大家的理解。 What ( 做什么): 小张, 我要求你在 28 日前完成这份市场调研报告。中途我会出差,你 28 日前写好后立即用电子邮件发给我, 我要检查、修改。 Why ( 为什么): 这份报告是我 31 日和投资商谈判的时候需要提交给他们的,对我们能否和他们合作至关重要,因此我需要你按时完成。 Who (谁来做) : 小张,我要求你在 28 日前完成这份市场调研报告。中途我会出差,你 28 日前写好后立即用电子邮件发给我, 我要检查、修改。 When (什么时候做) :小张,我要求你在 28 日前完成这份市场调研报告。中途我会出差,你 28 日前写好后立即用电子邮件发给我,我要检查、修改。 How ( 如何做): 中途我会出差,你 28 日前写好后立即用电子邮件发给我, 我要检查、修改。这份报告主要分五个部分来写, 具体的格式要求和相关资料, 我已经发到你的电子邮