PPT应用技巧汇编.pdf

2011年第4期
核电建设分公司团委二〇一〇年五月十日

编者按:
PPT(Power Point的简称)是一种功能强大的演示文稿制作软
件,是美国微软公司出品的办公软件系列重要组件之一(还有
Excel,Word 等)。近年来,PPT 正成为人们工作生活的重要组成部分,
在工作汇报、企业宣传、产品推介、项目竞标、管理咨询等领域广
泛应用。现编辑整理《PPT 应用技巧汇编》,供广大青年团员学习:


PPT 应用技巧汇编

■让幻灯片听我的
一大群与会人员正襟危坐,你豪情满怀地进行着某个新产品的
演示或介绍,却不小心由于鼠标左键的误操作导致幻灯片跳到了本
-1-
不应该出现的位置,或者本应按下鼠标左键切换到下一张,却由于
按下了右键而出现一个快捷菜单。不用担心,只要进行小小的设置,
就可以将这些烦人的问题统统搞定。
从任务窗格中打开“幻灯片切换”,将换片方式小节中的“单
击鼠标时”和“每隔”两个复选项全部去除,然后将这个设置应用
于所有幻灯片,以后切换到下一张或上一张,只有通过键盘上的方
向键才能进行操作。至于另外一个问题,解决的办法也很简单,从
“工具”菜单下打开“选项→视图”窗口,取消“幻灯片放映”小
节上的“右键单击快捷菜单”复选框即可。

■在 PPT 演示文稿内复制幻灯片
要复制演示文稿中的幻灯片,请先在普通视图的“大纲”或“幻
灯片”选项中,选择要复制的幻灯片。如果希望按顺序选取多张幻
灯片,请在单击时按 shift 键;若不按顺序选取幻灯片,请在单击
时按 ctrl 键。然后在“插入”菜单上,单击“幻灯片副本”,或者
直接按下“ctrl+shift+d”组合键,则选中的幻灯片将直接以插入
方式复制到选定的幻灯片之后。

■PPT 自动黑屏
在用 PPT 展示文稿的时候,有时需要听众自己进行讨论,这时
为了避免屏幕上的图片影响听众的注意力可以按一下“b”键,此时
屏幕黑屏。讨论完成后再接一下“b”键即可恢复正常。按“w”键
-2-
也会产生类似的效果。

■将幻灯片发送到 word 文档
PPT 中打开演示文稿,然后在“文件”菜单上,指向“发
送”,再单击“microsoftword”。
“将幻灯片添加到 microsoftword 文档”之下,如果要将
幻灯片嵌入 word 文档,请单击“粘贴”;如果要将幻灯片链接到
word 文档,请单击“粘贴链接”。如果链接文件,那么在 PPT 中编
辑这些文件时,它们也会在 word 文档中更新。
“确定”按钮。此时,系统将新建一个 word 文档,并将
演示文稿复制到该文档中。如果 word 未启动,则系统会自动启动
word。

■让幻灯片自动播放
要让 PPT 的幻灯片自动播放,只需要在播放时右键点击这个文
稿,然后在弹出的菜单中执行“显示”命令即可,或者在打开文稿
前将该文件的扩展名从 ppt 改为 pps 后再双击它即可。这样一来就
避免了每次都要先打开这个文件才能进行播放所带来的不便和繁
琐。

■增加 PPT 的“后悔药”
在使用 PPT 编辑演示文稿时,如果操作错误,那么只要单击工
具栏中的“撤消”按钮,即可恢复到操作前的状态。然而,默认情
-3-
况下 PPT 最多只能够恢复最近的 20 次操作。其实,PPT 允许用户最
多可以“反悔”150 次,但需要用户事先进行如下设置:在“工具
-选项”,击“编辑”选项卡,将“最多可取消操作数”改为“150”,
确定。

■PPT 中的自动缩略图效果
你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗?而且单击
后能实现自动放大的效果,再次单击后还原。其方法是:新建一个
演示文稿,单击“插入”菜单中的“对象”命令,选择
“microsoftpowerpoint 演示文稿”,在插入的演示文稿对象中插
入一幅图片,将图片的大小改为演示文稿的大小,退出该对象的编
辑状态,将它缩小到合适的大小,按 F5 键演示一下看看,是不是符
合您的要求了?接下来,只须复制这个插入的演示文稿对象,更改
其中的图片,并排列它们之间的位置就可以了。

■快速灵活改变图片颜色
利用 PPT 制作演示文稿,插入漂亮的剪贴画会为文稿增色不少。
可并不是所有的剪贴画都符合我们的要求,剪贴画的颜色搭配时常
不合理。这时我们右键点击该剪贴画选择“显示‘图片’工具栏”
选项(如果图片工具栏已经自动显示出来则无需此操作),然后点
击“图片”工具栏上的“图片重新着色”按钮,在随后出现的对话
框中便可任意改