电子邮件的写作规范.ppt

电子邮件书写规范
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完整的邮件包括四部分内容
收件人
主题
正文
签名
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确认收件人信息
收件人
确认收件人地址是否正确,(抄送)人数减少至最低,避免造成不必要的垃圾邮件
CC功能:让相关人员参考,如团队中的其他人员
让相关人员知晓,如您的直接主管
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邮件主题明确且具描述性
主题应该简单、明确的概括邮件的内容
可以遵循What、When、Where原则,用一个词、短语、句子(一般不超过35字)来描述邮件的内容,使收件人只要看到主题就知道邮件的内容。面对客户的商务邮件主题最好能包含公司的名字(Who)。
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正文简洁、美观、易懂
正文格式
一、称谓+礼貌用语
如:×××经理(名字+职位),您好!
×××先生(女士),您好!
×××(名字),你好!
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正文简洁、美观、易懂
二、内容
字号:可以事先设置文字大小,一般选择10-12号字
字体:一般选择宋体,黑色
三、结尾客套语
如:Sincerely!
Best regards!
顺祝商祺!
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正文简洁、美观、易懂
正文小贴士
原则:要事第一、结论在前、分析在后
内容简洁易懂,要让收件人在最短时间内了解您的表达意图;
根据收件人与自己的等级关系,熟悉程度等,选择恰当的语气陈述,多使用请、谢谢等词语;
如果事情复杂、最好使用1、2、3列几个段落分别说明;
合理利用图片、表格等形式来辅助陈述;
对于重要信息可以通过大写、改变颜色、加粗等合理提示。
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正文简洁、美观、易懂
商务类邮件范文
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正文简洁、美观、易懂
普通工作邮件范文
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签名,可以让收件人了解你的信息
签名信息内容
签名档文字应该选择与正文文字匹配,简体中文或者英文,字体应比正文字体小一些;
签名主要包括名字、部门(职务)、公司、地址、电话、传真、E-mail等,书写时应将内容归类;
对于电话号码、手机号码等较长的数字间应加停顿“-”。
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