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文书档案整理
——归档文件整理规则
为了适应档案管理现代化的需要,国家档案局于2000年12月6日发布了中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》。此《规则》从我国档案工作的实际出发,在借鉴传统的案卷级整理方法(即立卷)的基础上,对归档文件整理进行了改革,做出了新的规定。即推行文件级整理方法,大幅度减化整理中的手工操作,以促进文档一体的管理。 2011年8月8日湖北省档案局根据国标(DA/T22-2000)以及国家档案局8号令的规定,结合湖北省的实际情况印发了《湖北省归档文件整理实施细则》(鄂档规[2011]7号)
A 、归档文件的定义
归档文件指机关在履行职能和各项管理工作中形成的应当作为文书档案保存的纸质文件材料。

四个必备条件:
(1)本单位工作活动中直接形成(上级、本机关、下级、同级或不相隶属机关等);
(2)办理完毕;
(3)具有保存价值;
(4)纸质。
件的定义:件是指归档文件的整理单位。
1、一般情况下每份(单份)文件为一件。我们称之为“自然件”。
以下是两份以上的文件合为一件,我们称之为“组合件”。
2、文件正本与定稿为一件。
3、正文和附件为一件。
4、原件与复印件为一件。
5、来文与复文为一件。
6、转发文与被转发文为一件。
7、正文与文件处理单为一件
8、报表、名册、图册、会议指南、调动介绍信存根、期刊等,一册(本)为一件。
9、会议记录一份或一本为一件。
10、会议文件。一次会议形成几份文件,就是几件,即一份文件为一件。
11、文件的中文与外文为一件;文件的汉文本与少数民族文本为一件。
12、在事由上有密切联系的相关文件可一组为一件。
开展专项活动形成的系列文件,可根据文件之间的联系和数量组成一件或若干件
例:就× × 工作进行调研形成的系列文件(包括通知、各地上报数据或基本情况、汇总表格、结论等)
B、归档文件
整理程序
归档文件整理程序,一般情况下,归档文件的整理大致需要十二道程序,即:
1、收集文件
2、区分归档范围
3、修整文件
4、分件
5、装订
6、分年度
7、分类别
8、分保管期限
9、排列文件
10、编制件号
11、编制归档文件目录
12、装盒
(一)收集文件的意义
收集文件是归档整理工作的首要程序。整理工作的对象是文件材料,应归档文件材料能否收集齐全、完整,直接影响着整理工作的开展,所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。
(二)收集工作的法律依据
《中华人民共和国档案法》第十条规定:对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。
《湖北省档案管理条例规定》第十五条、第十六条规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织的工作人员在公务活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像制品等均属档案材料”。“凡属归档范围的档案材料,必须由本单位档案机构或档案人员实行集中统一管理,任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档”。
国家档案局2006年颁布的8号令(机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定)。
(三)收集工作的原则
齐全完整,是收集工作的基本原则。
主要方法有:
1、全面收集
2、重点收集
3、帐外文件的收集
4、检查已收集文件材料的质量
二、区分归档范围

(一)应归档范围
1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
(二)不归档文件材料的范围
1、上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
2、本机关文件材料中的一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来电、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;
3、同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;
4、下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。
简言之就是,与自己有关的就存,与自己无关的可不存。
三、修整文件
为使档案能够长期保存和有效利用,装订之前必须对归档文件材料逐件进行检查,凡不符合要求的都要进行修整。
1、修裱破损文件
2、复制字迹模糊