《英文书信格式规范》课件.ppt

Period 8 English Letters
一封正式的英文书信通常包括下面几个组成部分：信头(Heading)、信内地址(Inside Address)、称呼(Salutation)、正文(Body)、结束语(Complimenity
Qianwan Road
Qingdao, 266000
Apr. 6, 2008
信头
写信人的地址和日期
Zhiyuan Middle School,
Qianwan Road
Qingdao, 266000
信内地址
收信人地址
Dear Mr. Wang,
称呼
Learning from Mr. Zhou, a teacher in…
正文
每段开头右缩进约五个字母
Sincerely yours,
Li Wei
结束语及签名
正文下一、二行处
Encl: Personal Resume
关于称呼
不认识的人：Dear Sir/Madam
认识但不熟悉的人：Dear Mr./Mrs./Ms./ Dr./ Prof. Smith
朋友：Dear Mary
关于结束语
写给机关、团体或不认识的人：Yours truly, Truly yours, Yours faithfully, Yours sincerely…
写给长者或上级：Yours respectfully, Respectfully yours, Yours obediently …
朋友或亲戚：Yours, Ever yours, Yours ever, Yours affectionately, Lovingly yours, (Much) Love, With Love, Your devoted friend…
信件常用称呼和落款用法
附件
信件若有附件，.。若多个附件，则应写Encls.
副本转送
信件若有副本转送，应在左下角注明CC.
再启
再启部分用来补充正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式的文件中更应避免使用。
信封的写法
Wang Haibo
Department of Environment
Hefei University of Technology
Hefei, 230009
Anhui,China
寄信人姓名地址
寄件人姓名地址
Dr. William Jones
收件人姓名
University of Pittsburgh
Pittsburgh 15213
收件人地址
英文书信的基本原则
英文书信的书写可概括为7个C原则：Completeness （完整）, Clarity（清楚）, Concreteness（具体）, Conciseness（简明）, Correctness（正确）, Courtesy（谦恭）, Consideration（谅解）。
1. 完整
一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系，可以避免由于疏漏所导致的诉讼；一封书信写得是否完整，建议用5个W来检验。例如在定货信中，必须明确说明：（1）需要什么商品 （What you want）；（2）何时需要（When you need the goods）；（3）货物发到何地何人收 （to Whom and Where the goods to be sent）；（4）如何付款（How payment will be made）；（5）为什么（Why）；如拒绝对方的要求，或对对方提出要求时应说明理由
2. 清楚
清楚是指写信者必须将所需传递的信息表达清楚，以免对方产生误解。例如：
原句：I am writing to apply for admission to your university.
改为：I am writing to apply for admission to the graduate school of your university in the spring of 2009.
3. 具体
书信中的具体原则指信要写得具体明确。特别是答复对方要求的信，一定要具体，如对电报、电传的日期、号码等要交代清楚。例如：
原句：We wish to confirm our telegram yesterday.
改为：We confirm our telegram of March 18.
4. 简洁
书信应行文流畅、言简意赅，避免冗长。例如：
原句：We wish to acknowledge receipt of your letter…
改为：We apprciate your letter…
5. 正确