酒店会议团队服务方案.doc

怡侨假日酒店会议/团队效劳方案及保障措施
一、营销部：
程 序
标 准
1、 询价与报价
接听客人询价
询问客人公司名称，区分是否为老客户，是本地客户还是外地客户。辩清后可根据相应客人确认以上价格。
4、与客人确认房间布置要求
确认以下事项：
是否撤出迷你吧
是否关闭长途
5、与客人确定会场的形式及会议设施及会场效劳
1〕会场布置的形式
2〕会议背景、会标
会议场设备—话筒、音响、投影、白板、夹
纸板等
4〕是否需布置鲜花、绿色植物
5〕确认桌面文具的摆放
6〕是否有其它特殊需求
与客人确认会场效劳的形式
1〕是否需茶水、矿泉水效劳
2〕是否需要提供水果或其它食品
3〕是否需要Tea Break，如果有，确定标准
其它特殊要求
与客人确认公共区域环境布置的要求
询问客人是否需要如下的布置：室外横幅、
欢送牌、指示牌、海报等。
如是大型会议，还要与会务人员确认是否需
汽球、汽模、彩旗等室外布置。
向客人公布酒店的收费政策并与客人确认收
费标准。
请客人提供需我方制作的文字内容，并分项详细记录，尽可能让客人提供文字稿件
特殊布置请工程部直接参与洽谈。
与客房部一起与客人确认宴会效劳的有关细节
1〕会议室布置要求
2〕席位卡
3〕位卡
指示牌
台形图
与客人确认有关VIP重要客人接待
1〕是否需高规格欢送标准
2〕是否需房内VIP布置
3〕VIP的其它特殊效劳要求
10、与客人确认信用担保及结算的方式
1〕预付款〔支票、汇票、信用卡〕
2〕签单人姓名
3〕结算时间
5、与客户确认会议接待方案〔签订合同〕
根据与客户洽谈的会议细节，制作会议接待方案并 给客户
按格式制作书面的接待方案，含住宿方案、
会议活动、酒店行动方案、结算价格及方式
等会议细节。
2〕请客人签字确认作为合约依据。
3〕如果不是很复杂的会议可以根据双方会谈时
的会议谈纪要手写稿，双方签字作为合约。
6、向各部通知会议接待计
划
根据客户确认的会议方案制订会议接待方案
将客户确认的会议接待方案，按酒店办公自
动化模块的格式输入电脑。
住宿方案、会议活动行程、酒店行动方案、
结算提示等各个细节都必须详细、清晰。
对照与客户确认的会议接待方案，确认无误
后，向各部发送。
发送方案通知后，再与各部联系，并查看会议室预订等信息确认各部门收到了方案。
7、会议确认后抵店前的跟踪
1、主动与客户联络，了解会议方案有否变化
1〕主动联系，先表示对客户会议的重视和对客
户的感谢。
了解会议方案有无变化。
2、有关客人事先未明确，需提供的名单、背景
文案内容、会场形式等内容要及时提醒客户，提前提供资料。
客户会议方案如有变动，及时在接待方案通
知中变更
对于客户会议方案中变更的内容及时在酒店接待方案通知中变更。
通知涉及变更的相关部门，并一定通知到客房部和前厅部。
按照方案通知中各部的行动方案，与各部确
认准备落实情况。
8、会议进行中与客户的沟通与跟踪、变更、通知
1、与客户保持畅通的沟通联络渠道
经常与会务人员接触，聆听需求，协调落实
各项活动。
记录会务人员的 及提供自己的联络方式给会务人员，保持沟通的畅通。
2、会议跟踪日根据会议方案，按行程安排提前一天检查，协调次日各项活动，确认各部能按时作好准备。
按会议活动日程，在每项活动前1小时—30分钟确认各项工作已落实到位。
与客房部沟通会场工作的提前落实。
与客房协调，确保VIP效劳、会场、用房等确保落实。
与工程协调，确保环境布置的落实。
变更通知
客户如有任何方案的变更，应及时在会议计
划通知中更改。并同时 通知相关部门。
通知客房部、前厅部预订等相关岗位有关更改内容。
跟踪检查变更后行动方案的落实。
9、会议的分房操作
接到会议信息时，立即进行初步框房，将会议的大概时间、用房数、联系人输入电脑。
如在会议召开前一周尚未接到会议通知单，那么与电脑中输入的联系人联系，确认会议是否在店召开。
在会议确认后，根据会议通知单的要求生成户籍。
在会议召开前一天，对照会议通知单，核对电脑中的分房。
接到变更通知后，立即在电脑中作出相应的修改，对通知相关部门。
10、会议意见的收集与反响
会议结束后请会务人员填写意见反响表
会议结束后，务必要征询会务人员及参会人
员对酒店的意见反响表。
顾客反响一般、较差或投诉事项应详细写明内容，满意的事项如可能也要写