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质量管理体系内审检查表的编制与使用
(包艳英大连市环境监测中心 116023)
摘要:文章阐述了质量管理体系内部审核中编制检查表的作用、方法,并根据实际经验,对内审检查表的编制和使用提出了建议,从而为高效地实施质量管理体系内部审核提供指导。
关键词:质量管理体系内审检查表编制使用
在质量管理体系实施过程中,内部审核是发现质量改进机会的最有效手段。内部审核步骤通常包括审核策划、审核实施、审核报告和跟踪审核等,其中,审核策划包括制定定期审核计划、管理者授权成立审核组、由审核组长制定专项审核活动计划、准备审核工作文件和资料、通知审核。工作文件和资料的准备工作中,编制检查表是提高内部审核质量的重要环节,而在实际工作中,往往被忽视,导致影响了内部审核的有效性。因此,明确编制检查表的作用、方法,掌握内审检查表的编制要点和使用方法,对提高质量管理体系内部审核的有效性是极其重要的。
1 编制内审检查表的作用
许多实验室对编制内部审核检查表的作用缺乏全面、正确的认识,导致内部检查表流于形式,质量不高。编制内审检查表的主要作用有以下几点:
(1)保持清楚的审核目标,与内部审核目标有关的样本内容、抽样等问题都能在检查表中得以体现,从而确保审核的代表性和完整性。
(2)能使审核紧扣主题,减少随意性和盲目性,使审核得以顺利进行。
(3)现场审核受到干扰时,提醒内审员应按照策划的审核内容和预期的目标进行调查取证,提高审核效率,防止偏离计划或缺漏项。
(4)检查表作为审核报告的历史参考文件,可以作为审核记录存档备查,以保证审核记录的可追溯性。
(5)确定审核路线和审核策略,保证审核的系统性和有效性。
2 编制内审检查表的方法
现场检查表是抽样方案的具体落实,是现场审核的基本依据。检查表的设计要根据审核准则的要求,列出受审核部门所需审核的内容和方式,详略得当,以提高可操作性为基本原则。编制检查表通常采用以下几种方法:
(1)应对照准则或文件按审核部门或要素编写,
(2)应选择典型的关键的质量问题。
(3)应突出审核区域的主要职能,如选出有代表性的样本,兼顾其它一些职能。
(4)要选好准备审核的项目及寻找的客观证据。
(5)应有可操作性,并确定审核策略。
(6)时间上留有余地,以便即时调整。
(7)内审检查表的格式可相对固定,内容应相对稳定。
(8)应覆盖准则的全部要素,不应局限于质量标准方面的要求,可包括实验室的特殊技术要求。
3 编制内审检查表的要点
内审检查表一般包括计划审核项目、需寻找的证据、抽样的方法和数量、完成该项检查的时间以及所依据的文件要点。检查表的格式没有规定的要求,但是本人通过几年的审核实践,推荐使用格式见表1。
表1 实验室内审检查表
审核部门: 第页共页
准则条款
文件要求
检查内容
判定
观察结果
审核人
检查表的编制原则上由参加内部审核的内审员负责编写,但是由于内审员的素质能力不同,所以在管理体系初建时,可采取由审核组长统一编制的方法;随着管理体系的不断成熟,应该由参加内部审核的内审员独立编写,但是所有内审员编写的检查表要经过审核组长统一审阅、批准后才能用于现场审核,必要时,可以组织审核组集体讨论,以防止审核内容的遗漏或重复。经验丰富的内审员检查表可以编写得简略一些,而对于刚参加审核工作的内审