档案管理制度.docx

管理制度审批表
文件名称
档案管理制度
执行日期
目的与适用范围
全体员工
编制人/经办人
日期
总办主任
日期
分管领导
日期
总经理
日期
董事长
日期
档案管理制度
第一章总则
第一条为了规范公司档案管理工作,特制定本制度。
第二条管理部门
(一)文书结案后,原稿由总经办归档,经办部门视实际需要留存复印件;如需由经办部门保管,则经总经办主管同意后妥为保存,总经办以复印件归档;如需将原稿交政府机关,须经总经理同意后由总经办以复印件归档;各部门档案由各部门相应人员妥为保管,总经办有权进行监督、检查、规范。
(二)公司档卷分类目录及编号原则,由总经办统一制定管理。
第二章档案分类
第一条组织类档案
(一)有关公司章程类的档案
(二)股东会的档案
(三)股东名册、股东印鉴簿、出资证明书
(四)董事会档案
第二条行政管理类档案
(一)公司颁布、决定会议条例、规定制度、通报、批复、通知等。
(二)重要会议资料,记录,总结。
(三)各类考勤、请假记录、印章使用记录、办公用品记录等。
(四)公司相关信息资料。
第三条人事档案:职工的招聘、履历、培训,合同,花名册等
第四条财会档案:会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。
第五条电子档案:是指通过计算机磁带、磁盘和光盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合。
第六条工程档案:指从工程项目提出、立项、审批,勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像,图纸等各种载体材料。
第七条技术档案:指科研生产活动中形成的,有具体事物的技术文件、图纸、图表、照片和原始记录等。
第八条专利档案:是受理和审查发明创造专利申请,授予和保护专利权过程中直接形成的有价值的历史记录。
第九条商标档案:是商标注册、管理活动中形成具有保存利用价值的纸质、声像、缩微等形式或载体的文件材料。
第三章档案名称及编号
第一条档案各级分类应赋予一名称,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混。
第二条档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
第三条档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增繁时,随时增补之用。
第四条档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审慎研议,并拟具新旧档案分类编号对照表,以免混淆。
第五条公司内归档文件的档号结构为“公司名称—一级目录—二级目录—三级目录加流水号”。
(一)“公司名称”表示文档归属公司名称,用公司名称的主体部分的拼音缩写形式表示。
(二)“一级目录”表示文档归属类别号。如:行政管理类、经营管理类、基本建设类等等。
(三)“二级目录”表示类别号下面的细分类别,如三会文件类下面的股东大会、董事会、监事会。
(四)“三级目录”表示更细分的类别。
(五)“流水号”是在三级目录下,以文件首次发行日期的时间为顺序排序。
第六条每一档案盒内首页应设“文件存档目录”(附件1),文件归档时依序编号、放置存档。
第七条新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编