文件编制规范.doc

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文件编制规范
文件编号
HL/ZY-GL-00-01
页码
修订日期
2017-05-20
四川什邡市三高生化实业有限公司
SICHUANSHIFANGSANGAOBIOCHEMICALINDUSTRIALCO.,LTD
文件编制规范
受控状态:
文件编号:SG/ZL-GL-00-01
修订状态:00
分发号:
2017-06-01发布2017-07-01实施
文件编制规范
文件编号
HL/ZY-GL-00-01
页码
修订日期
2017-05-20
1目的
对公司质量管理体系文件的编号(除技术性文件)及编写格式加以规定,使其规范化。
2适用范围
编号适用于除了技术性文件外的其他文件的编写,文件格式适用于所有文件的编写。
3职责
。
。
4工作程序

(部门代码是部门名称两个汉字拼音的简写)
部门名称
代码
分发号
总经理
GM
01
行政部
XZ
02
生产部
SC
03
供应部
GY
04
质量部
ZL
05
财务部
CW
06
研发部
YF
07
市场部
YX
08
设动部
SD
09
环安办
HA
10
以上部门代码只适用于常州恒立流体技术有限公司。

层级
文件类型
文件代码
层级
文件类型
文件代码
一级
质量手册
QMS
三级
外来文件
WL
公文
内部公文
GW
文件编制规范
文件编号
HL/ZY-GL-00-01
页码
修订日期
2017-05-20
二级
程序文件
CX
传真文件
CZ
三级
管理性作业文件
ZY
会议纪要
HY
岗位职责说明书
GZ
四级
记录
JL
注:公文是指公司正式印发的各类请示、通知、通报、决定、函、传真、会议纪要等文件,请示、通知、通报统一用内部公文格式,决定和函不作要求。

,以免造成辨识上的困难。
:
SG/QMS-AA-YYYY
发布年号
修订状态(即版本号和修订次数,如A0)
质量手册代码
四川什邡三高代码
如:HL/QMS–A0-2016表示2016年发布的质量手册。
:
SG/CX-AA-BB-YYYY
发布年号
修订状态(即版本号和修订次数,如A0)
文件号,用两位数字表示,从“01”开始
四川什邡三高程序文件代码
如:SG/CX-01-A0-2016表示2016年发布的01号程序文件,版本号为A0。
、岗位职责说明书及外来文件编号:
SG/AA-BB-YY-ZZ
文件号,用两位数字表示,从“01”开始
修订状态(即版本号和修订次数,如A0)
部门代码
文件类型代码(ZY:管理作业文件;GZ:岗位职责说明书;WL:外来文件)
如:SG/ZY-GL-A0-01表示管理部编写的A0版作业文件,顺序号为01。

文件编制规范
文件编号
HL/ZY-GL-00-01
页码
修订日期
2017-05-20
SG/AA-BB-YYYYMMDDXX
当日发布的文件流水号,用两位数字表示,从“01”开始
表示年月日,如20160623表示2016年6月23日
部门代码
文件类型代码(GW:内部公文;CZ:传真;HY:会议纪要)
如:SG/GW-GY-2016051002表示供应部2016年5月10日发布的第2个公文文件。
SG/CZ-YX-2016061201表示市场部2016年6月12日发出的第1个传真文件。
会议纪要统一编号为HL/HY-GM-001;会议签到表统一编号为HL/HY-GM-002。
:
HL/AA-BB-YY-JLZZZ
记录顺序号,用三位数字表示,从“001”开始
对应三级文件序号
部门代码
文件类型代码(ZY:管理作业文件;GZ:岗位职责说明书;WL:外来文件)
说明:记录表单用于支持某个文件,因此记录表单从属于这个文件,编号时前面为文件标识(此处省略修订状态和发布年号,即为支持这个文件的有效版本,避免因文件的变动而导致的诸多记录编号的变更),后面为支持这个文件的记录顺序号,程序文件下的记录省略部门代码。
如:SG/ZY-ZL-01-JL001表示质量部编写的01号作业文件下的记录,顺序号为001;
SG/CX-01-JL002表示01号程序文件下的记录,顺序号为002。
(当同一编号的记录表格数≥2时,部门可使用流水号加以控制):
文件编制规范
文件编号
HL/ZY-GL-00-01
页码
修订日期
2017-05-20
AA-YYYYMMDDBB
每日记录流水号,用两位数字表示,从“01”开始
年月日,如20100506表示2010年5月6日
部门代码
《技术标准的编号规则》执行。
《产品图纸图号编制管理规定》执行。
《ERP系统编码规则》执行。

、适用范围、职责、工作程序、相关文件、相关记录、附录等项目。

、字体:
页眉文件名称:三号黑体;页眉右上角部分:五号宋体;封面文件名称:小初号宋体加粗;封面中心:小二号宋体;公司名称:三号宋体加粗;正文:小四号宋体;章节名称小四号宋体加粗;其他见范本。
:公司名称:四号TimesNewRoman;正文内容:TimesNewRoman。
:标准。
:。
:,,右边距2厘米。
:A4。
,以防变形。

公司所有文件格式均按照以下格式执行:
a)程序文件和一般管理性文件格式见《通用文件格式》;
b)内部公文格式见《内部公文格式》;
c)传真文件格式见《传真格式》;
d)记录格式见《记录格式(Word、Excel)》;
e)会议纪要格式见《会议纪要》;
f)会议签到表格式见《会议签到表》;
文件编制规范
文件编号
HL/ZY-GL-00-01
页码
修订日期
2017-05-20
g)报告/汇报格式见《报告/汇报格式》;
h)红头文件格式见《红头文件格式》

文件管理规定按《文件控制程序》和《记录控制程序》执行,内部公文及传真文件务必存档,以作为编制、修改文件的依据。
5相关文件


6相关记录
无
7附录








文件编制规范
文件编号
HL/ZY-GL-00-01
页码
修订日期
2017-05-20