档案管理办法.doc

档案管理办法
总则
档案是记载公司历史沿革和项目开发建设过程的重要资料。为加强公司档案的收集与管理工作,使档案管理工作更加科学化、系统化、规范化,根据《中华人民共和国档案法》、《城市建设档案管理规定》等有关法规,制定本办法。
档案的分类及构成
公司档案分为文书档案、工程技术档案、合同档案、会计档案、声像档案、实物档案、信息档案。
文书档案
文书档案主要由公司党、政、工、团及股东大会、董事会等行政管理和生产经营工作中形成的文字、材料及图表所构成。
工程技术档案
工程技术档案指建设项目从酝酿、决策到建设使用的全过程所形成的应当归档的全部资料。主要由前期资料、工程建设资料、建设过程中形成的各类文件所构成。具体内容见附件一。
合同档案
合同档案由公司在企业的经营活动中与其它法人主体发生经济关系时所签署的合同书和协议书所构成。
会计档案
会计档案由会计凭证、会计账簿、财务报告及其它与会计工作密切关联的文件、材料等构成。
声像档案
声像档案主要由录音带、录像带、影片、照片、制作光盘用的母片、母带及文字说明所构成。
实物档案
实物档案由公司在发展历程中所获得的证书、奖状(牌、杯)、锦旗等所构成。
信息档案
信息档案主要指根据企业经营管理和开发建设的需要而收集、积累的各种数据和信息。
档案管理范围
公司档案管理范围
文书档案:
在企业经营活动中产生的以公司名义向上级机关和各专业主管部门报送的各类文件、图表、资料;
上级机关和各专业主管部门发送的各类行政性、政策性文件、批复性文件、图表、资料;
各部门向公司领导报送的有领导批示的请示原件;
公司及各部门编写的年度工作计划、总结、综合经营计划等;
加盖公司红章的各种文件。
工程技术档案:
建设项目前期批复性文件、图纸。
建设过程中规划局审核的图纸、竣工图纸。
建设项目招投标过程的招标文件正本及中标单位的投标文件正本;
各类合同、协议最终完成的成果性文件;
建设项目竣工档案、工程结算档案。
按照规定经过施工图审核并合格的施工图。
合同档案:
公司经营活动中所签署的各类合同书、协议书的正本;
会计档案
在公司经营活动中所发生的各类凭证、账薄、报表及其他会计核算资料;
声像档案
公司重大活动的照片及底片、录像带、录音带、影片、光盘母带及记载活动的简要文字说明;
实物档案
公司取得的各类证书、奖状(牌、杯)、锦旗;
信息档案。
与公司工作有关的各类数据和信息。
部门档案管理范围
文书档案:
部门半年工作计划、总结及其它内部文件;
在企业经营活动中由部门发出的在公司内部传递的各类文件、图表、资料;
工程技术档案:
工程建设中对施工、监理单位发出的有关工程建设的指令、函件、纪要、洽商与变更记录、工程图纸、资料等;
工程建设中施工、监理单位报送的各类报表及一般性文件;
建设工程概、预、决算资料;
声像档案
记载部门专项工作或工程建设过程的照片及底片、录像带、录音带及有关简要文字说明;
实物档案
工程建设材料采购留存的各类材料样品;
信息档案。
与部门工作有关的各类数据和信息。
档案管理办法
档案管理的原则
公司档案实行集中管理与分散管理相结合的分级管理机制。根据公司机构设置,现执行两级管理,即公司办公室负责公司档案的管理,各部门负责本部门档案的管理。
公司全部文件、图纸、资料的所有权归公司所有,任何部门和个人均不得占为己有。
全体员工都负有保证档案完整和安全及保守公司档案机密的义务。
各部门负责收集与部门业务相关的各类资料档案。
档案管理要求
由各部门对外报送的非文号文件,在申请加盖公司印章时应向办公室提供一份存档文件,包括附件。
各部门向上级或专业主管部门申请办理的事项取得批复性文件时,应及时交公司办公室存档。在交存时应在收文登记本上签字。
公司人员在参加上级机关召开的会议和外出学习、考察、调研等公务活动结束后,应将会议文件及有关资料交公司办公室存档。
设计单位提交的图纸主要由工程管理部门接收,经审图合格后,整理出一套完整图纸并折叠成A4规格后交办公室存档。
一项工作由二个以上部门参与办理的,应明确主办部门,在工作中形成的文件材料由主办部门负责收集、整理、归档。
各部门对外报送需专业主管部门审批的表格文件时,在加盖公司印章后应复印一份留部门存档备查。
声像档案应及时进行分类、整理、标注,防止因时间过久记载不清。
公司在与施工单位签订施工合同时,对竣工资料的编制责任、要求、套数应做出明确规定,施工单位负责编制承包工程范围内竣工资料,建设单位负责督促检查和验收。
工程管理部门负责建设项目竣工技术档案的收集、整理、监督。
经营部负责建设项目竣工结算档案的收集、整理、监