高校会计核算中记账凭证摘要编写探讨.doc

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余晶晶会计核算的一般程序是根据原始凭证填制记账凭证,根据记账凭证登记账簿,再根据账簿编制会计报表。财政部颁布的《会计基础工作规范》(财会字〔1996〕19号)从记账凭证业务内容的角度对记账凭证的编写提出了要求,即,记账凭证的内容必须具备:填制凭证的日期,凭证编号,经济业务摘要,会计科目,金额,所附原始凭证张数,填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章,收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。在上述基本内容中,记账凭证的填制日期、凭证编号、会计科目、填制单位名称及有关单位人员签章,都有明确的要求,金额和原始凭证张数也可以通过核算客观取得。但对如何编写摘要没有明确的要求,相关的著作、教材和文章中也很少提及。在实际工作中,广大会计工作者也深深感觉到经济业务摘要难以把握,无据可循。在会计电算化环境下,会计人员只要录入相关基础信息就可以自动形成会计报表,计算机及软件代替了传统簿记会计管理及核算。虽然从票据生成会计报表的纽带是会计科目,但各项经济业务的查询以及各类数据的整合一般都通过摘要来搜索。
一、记账凭证摘要编写规律的探讨
(一)收入业务记账凭证摘要的编写高校的收入来源渠道有很多,比如财政拨款、科研划拨、学费收入、捐赠收入、代管性质收入、银行机构贷款等。收入业务由于其性质的特殊,在日常工作中经常需要核对、查询和分析,所以这类的摘要要尽可能将收入的性质、来源等重要信息列示清楚。比如,一笔缴交学费的业务,就需要写明学生类型(本科、硕士、博士或是留学生等)、专业年级和姓名(批量扣费可省略用扣款截止日期代替)、费用项目,于是就形成类似这样一条摘要“收本科2009中医学1班王一学费”。又如,一笔上级拨款业务,需要写明拨款时间、拨款部门、拨付款项名称,可以写成“收2010年度教育厅XX资助项目拨款”。再如利息收入则需列明利息产生期间、银行名称(如一家银行有多个户头则需写明账号),可以写成“收工商银行XX户2010年二季度利息”。
(二)支出业务记账凭证摘要的编写高校日常最常见的支出业务大致有发放性业务、各类采购业务、差旅费等各类零星支出业务等。对于发放性业务,是经常需要查询、核对的,所以必须写明发放对象(部门、班组或者个人)、发放款项性质,有时间期间的则一定要列示清楚,例如可以写成“发放8月XX学院课时津贴”。在发放性业务中,比较值得一提的是工资核算业务的处理,工资结算凭证附件内容比较多,每月发生的次数少,业务性质比较单一,这类业务按照工资核算的项目填制比较好,对整张工资凭证来说反映的业务内容比较清楚,对各费用账簿来说也能清楚地反映哪个月份的何种工资费用。摘要栏可以写成“发放8月XX部门在职人员基本工资”、“发放8月离退休人员工资”等,这种摘要更容易使信息使用者理解业务内容。对于一般采购业务,需要写明采购部门、采购物品名称、有数量的要写明数量,可以写成“宣传部购买U盘2个”,“校办购买XX专家礼品”,“图书馆购买图书932册”。另外笔者认为,针对设备购置,可以写明设备编号,这样更利于查询。对于差旅费业务,需要写明出差人部门及姓名、出差目的地、出差事由,可以写成“教务处XX报销贵阳XX会议差旅费”。关于其它零星的支出业务,大致可以归结为“XX部门支付XX费用”的形式,可根据具体事项将时间、对方单位等特殊信息填充进去。
(三)内部结算业务记账凭证摘要的编写高校的内部结算业务主要发生在各部门之间以及学校或各部门与财务不独立的下属企业之间。主要结算印刷费、招待费、住宿费、材料使用费等以及下属单位需要返还学校的工资、水电费、上缴利润等。通常情况下这类结算业务比较集中,每月发生次数比较少。各种用途的同类性质费用比较多,结算的时间跨度比较长,各相关院系、职能部门对费用后面所附清单基本上已进行过详细核对、签字确认。这里,作为收入方,可能是一笔收入,也可能是收回代垫费用作冲抵原支出处理的,这在摘要列示上也会有所不同。对于作为收入的,可以写成“XX部门收取XX部门XX费用”或者“XX部门结算XX部门XX费用”,而作为收回代垫费用的,则可以写成“XX部门收回代垫XX部门XX费用”。
(四)其它核算业务记账凭证摘要的编写很多的业务是无法归结到上述几大类高校日常经济业务中去的,比如分配指标、特殊费用、年终结账以及错账调整等。在前三项中以指标分配为例,要明示需分配给的部门、分配指标的名称,如有具体时间、期间的也需写明,可以写成“划拨XX部门2009年度XX指标”这样的形式,而年终结账则可写成“结转2009年度XX经费结余”这样的形式。需要强调的是错账调整这一项。根据《会计基础工作规范》的要求,已经登记入账的记账凭证,在当年内发现填写错误时,可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证,在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样,同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证,注明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误,只是金额错误,也可以将正确数字与错误数字之间的差额,另编一张调整的记账凭证,调增金额用蓝字,调减金额用红字,摘要栏填制为“调整某月某日某号凭证”。发现以前年度记账凭证有错误的,应当用蓝字填制一张更正的记账凭证,摘要栏填写为“更正某年某月某日某号凭证”。
二、记账凭证摘要的编写建议
(一)统一常用的简写词由于财务系统中对摘要的字数都是有所限制的,为了在有限的字数内尽可能多地披露有用的信息,人们常常会对部门名称、仪器设备名称、经济业务事项等专有名词进行缩写。由于一所高校往往不是一个会计人员在编制记账凭证,于是就需要对这些常用的简称进行统一固定,以便于今后的查询工作。
(二)针对经常性业务制作统一模板为了提高效率,对于常用的业务分录,每个单位可以根据实际情况制作一个统一的模板,让凭证编制人员进行套用,这样就能使一个单位的会计摘要保持相对的一致性,既显示单位财务管理的严谨性,也使查询更准确。
(三)明示重要的标志性信息为了使查询更精确、便捷,应尽量把一些唯一性或标志性的信息在记账凭证摘要中明示出来,标志性信息大概包括:周期性发生业务的确切发生时间按周期排列,非周期性发生但明确发生时间、期间的业务的发生时间、某些事项的特殊编号,如每台设备唯一的设备编号;某些业务中涉及的人数或者其它数量,比如发放业务中的人数、采购业务中的物品件数等;可以列示具体个人的经济业务,也要尽可能把涉及到的姓名写进摘要。
(四)把握业务实质逐一列示对于记账凭证编制人员而言,需要在编制凭证前仔细了解业务事项的内容,这样才能在摘要中更准确地表达业务内容。出于要尽量使信息使用人直接通过摘要能较明确了解经济业务内容的目的,建议在有可能的情况下尽量做到一借一贷,也即“一事一单”。在必须要一借多贷、一贷多借或者多借多贷的情况下,也要将多个经济业务逐一列示清楚,在必要的时候甚至可以把同一科目下的不同经济业务逐条列示。比如很多无法明确科目的支出都会放到其它支出的科目中,很多会计人员为求凭证简洁会用一个“等”字涵盖多个内容,把多个支出写在一条分录中,那么在日后的查询中通过摘要,很多业务都可能会查询不到,所以建议这种情况可以用多条分录逐一列明。
(五)提高编写摘要的行文能力编写记账凭证摘要实际上就是一个概括记叙事情的工作,所以在编写摘要的过程中,会计人员需要提高自身的遣词造句能力,使得摘要做到不过繁或者过简的同时,也保持通顺和句意的完整。另外,尽量不要出现错别字和不当用词,特别是在姓名、事项等关键字词上,以免造成不必要的误会,给查询带来不便。
参考文献:
[1]张浩:《会计基础工作规范与核算实务》,蓝天出版社2006年版。
(编辑余俊娟)
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