活动执行方案.docx

该【活动执行方案 】是由【我和我的猫呀】上传分享，文档一共【20】页，该文档可以免费在线阅读，需要了解更多关于【活动执行方案 】的内容，可以使用淘豆网的站内搜索功能，选择自己适合的文档，以下文字是截取该文章内的部分文字，如需要获得完整电子版，请下载此文档到您的设备，方便您编辑和打印。一、活动介绍
活动时间:
活动地点:
活动形式:
参赛人员资格:
时间安排:
评委会总评及表彰阶段:
时间安排
xxxx月x月x日——x月x日
xxx年x月x日——x月xxx日
xxx年xx月xx日——x月xx日
二、详细执行流程
一管控流程
管控环节
主要工作要求及内容说明、洽谈重点
参与人员
联系方式
完成时间
备注
时间管控
时间安排表和节点控制;活动进行的时间是不可更改的,时间管理必须根据活动进行的时间来倒推;
供应管控
要是指对活动的服务、设备及物质资料的供应的管理;对外包服务的管理;比如在活动执行过程中会涉及到食宿、交通、灯光、音响、舞台、服装、道具、特技、录制等,这些对专业活动运营公司大都采取外包模式,那就需要对外包供应商进行有效管理;
管控环节
主要工作要求及内容说明、洽谈重点
参与人员
联系方式
完成时间
备注
任务:
把活动管理各个区域的工作分解成为一个个易于管理的任务或活动;
人力管控
活动现场负责人,对人员配置和管理,包括现场志愿者的管理;
二标准管控工具:甘特图表
任务:
把活动管理各个区域的工作分解成为一个个易于管理的任务或活动;
时间段:
对每一个任务设置一个时间段需要考虑的因素是开始和结束的时间;
优先顺序:
设定任务的优先顺序;
节点:
因为此表是用来监控活动的进展情况的,所以对于那些特别重要的任务要指定为节点,并在图表中标记出来;
分工:
每一个任务对应参与的人员,节点处找第一负责人;
三、活动策划具体执行详细方案
一、前期准备
任务分工
主要工作要求及内容说明
负责人
联系方式
完成时间
备注
一前期准备的宣传类
1、活动策划书
要筹备一次活动我们都会先有初步的计划,这样我们就需要先做一份比较完整的活动策划书,这样比较方便接下来活动的开展;更重要的是要让上级认可这份策划书,策划书最主要的是目的意义、活动内容方式及经费预算等;
任务分工
主要工作要求及内容说明
负责人
联系方式
完成时间
备注
2、正式发文
一次活动能否成功的完成还需要得到更多单位的支持和配合,这样就少不了一份正式的发文,这也是一个很好的宣传方式;发文要规范,如文号、主题词、抄送单位等;
3、悬挂条幅、张贴海报、设置气拱门、电子屏
要完成以上这些宣传形式还是有一定的程序的,首先这些宣传形式的文字内容都要由上级确认,并通过相关部门的审查,然后在固定区域内宣传;
4、幕布
目前的活动一般都有背景幕布,我们需要事先量好尺寸大小在经过设计,最后悬挂;活动中心条幅:长9米,;
5、借用展板
展板是用于活动的宣传,张贴海报等;
6、制作邀请函和节目单
一场活动我们为了扩大宣传都会邀请领导和嘉宾莅临现场,这样我们先制作好要邀请函并进行派发;
7、演示文稿PPT
现在越来越多的活动需要用到多媒体,PPT就是其中一项,例如座谈会、讲座等之类的这些活动都会经常用上,所以演示文稿我们要事先准备好,当然还有投影仪和电脑;这点要注意的一是要有组织的标志;二是要考虑到现场播放出来的效果,就是说背景颜色与文字的对比要比较明显;三是内容的规范;
任务分工
主要工作要求及内容说明
负责人
联系方式
完成时间
备注
8、联系媒体
要做到三化:联系常规化:经过多次与一个记者联系,就会建立感情,以后报道就容易了;接待程序化:如要到宣传部审批入校手续,由专门的工作人员进行接待、准备相关材料;新闻通稿格式化:给媒体的新闻共三段,第一段写时间地点主题参与人员,第二段写活动过程、形式,第三段写意义、这样写可以减轻我们的压力,也方便媒体朋友找出他们各自的兴趣点;
9、领导及嘉宾发言稿
一般活动的开场或是总结我们还会邀请主要的领导嘉宾发言,有些领导和嘉宾对我们的具体活动还不是十分了解,所以我们最好先准备好一份领导及嘉宾的发言稿,以备不时之需;领导发言是一个活动的灵魂,因为对活动的肯定、活动的意义、这个发言稿一定要由这个组织的最高指导者定稿;
10、主持稿
为了使主持人能够对节目进行顺利的衔接,让所有工作人员对整个活动具体流程都了解,提前把主持稿写出来是很必要的;
11、准备拍摄相机、摄影机
这个环节每个组织都会强调,但我有几个建议:一是如果很重要的活动,最好邀请专业的人士;二是如果场面很大,最好准备广角照像机;三是要同时准备多台;
任务分工
主要工作要求及内容说明
负责人
联系方式
完成时间
备注
12、奖杯设计及制作
要注意规范、美观和时尚;
13、热气球、彩旗
有些活动需要营造出热烈、喜庆的气氛,这样热气球与彩旗就是最好的选择,不但可以营造气氛还可以扩大宣传;当然,这个视活动的经费而定了
二前期准备的物品类
1、水
无论是活动前期的筹备还是活动的现场我们都要准备好足够的水给工作人员及领导与嘉宾;
2、地毯
无论是晚会舞台上的还是会议道路门口上的,现在很多的活动我们都需要铺上地毯;
3、灯光、音响等设备
现在的活动特别是室外的活动我们都要用到灯光和音响,而这些设备通常我们都没有,所以要先去租借,一个原则,够用就可以了,不要增加一些花样,没有什么大作用;
4、准备签到本、中性笔、毛笔
现在的许多活动都有签到这一环节,特别是会议这种类型的,所以我们事先要准备好签到表和签到笔,如果是画展则需要准备好签到本与毛笔;
5、花
许多活动的场景布置都需要用到鲜花,;例如:会议桌上、致词台上、茶几上,还有就是上台献的花环或是花束;这些花都要按照不同场合提前准备好;
任务分工
主要工作要求及内容说明
负责人
联系方式
完成时间
备注
6、礼花炮
很多晚会等类型的活动在开场或是结束的时候都会放礼花炮,所以在举办这些活动时我们要准备好,同时要安排好放礼花炮的人员;当然了,这个也是能省则省;
7、水果盘、水果
现在的社会越来越人性化,所以许多活动的桌上我们都会摆放水果,不一定要贵,但一定要对,如新鲜、易食用等;这个环节也要注意摆放抽式纸巾;
8、桌椅
许多的活动都需要用到桌椅,特别是室外的一些活动,这些桌椅我们都要事先借好摆放好;条件允许还要增加桌布,感觉更正式;
9、观众座位安排表制作及张贴
事先就要划分好区域,在座位贴上座位表;
10、领导座位签牌
正式会议的桌前,晚会的领导以及嘉宾席等都需要事先摆放好座位签牌;
11、帐篷
一些在室外的活动我们要考虑到天气变化的问题提前准备好帐篷,主要用于音响、灯光和工作人员的避雨;
任务分工
主要工作要求及内容说明
负责人
联系方式
完成时间
备注
12、预定工作餐
重大活动和长时间的活动要提供工作餐,因为实在是太辛苦了;当然,这只是组织的一种心意,不用吃得好,但要吃得饱;
13、观众服装
有部分的活动需要观众的服装的统一的,我们要按照活动的需求事前制作或是租借;
14、哨子、荧光棒
如果是晚会这一类型的活动我们为了活跃现场的气氛可以事先准备好哨子和荧光棒,活动之前分发给观众;小商品批发市场可以用很便宜的价钱买到;
15、小礼品
如果是游园活动或是晚会一般会有互动环节,我们自然还要准备些小礼品送给积极参与的观众;
16、提示板
若是访谈这一类型的活动,我们为了保持随时和主持人的联系还应该准备好提示板;
17、借礼仪服、鞋子、礼仪盘
许多的活动现场都需要用到礼仪,比如座谈会或是颁奖典礼等活动,我们则需要联系好礼仪队,并事先要准备好礼仪服、鞋子、礼仪盘等;
三前期准备的其他
1、确定到场的领导及嘉宾
活动之前要确定好会到场的领导及嘉宾,这样我们方能准确的做好座位签牌,安排好座位;
2、邀请评委
如果是赛事性质的活动我们还要提前预约好评委;
任务分工
主要工作要求及内容说明
负责人
联系方式
完成时间
备注
3、确定主持人
所有的活动在开始之前我们都要先与主持人沟通,商量好一些细节的东西;主持人的选择要很慎重,性质不同的活动就要选择风格不同的主持人;
4、活动场地借用
无论是室内还是室外的活动,都需要活动场地,为了保证活动能够如期开展我们一定要之前就审批好场地;
5、管弦乐队、背景音乐
会议、座谈会、颁奖仪式、讲座之类的我们一般要先准备好管弦乐队和背景音乐,以营造现场气氛;
6、特殊用电
活动基本都需要用电,特别是室外的活动,我们都要事前提出申请,审批好电;如果需要电缆,则要提前联系好;
7、摆放节目单、矿泉水等
在许多时候,领导会要求我们把节目单与矿泉水摆放规范,如横竖都成一条线等;
8、活动前现场卫生清扫
活动开始之前要把卫生清扫一遍,重点包括洗手间、抽屉等;
9、确定礼仪及颁奖顺序
如果活动包含颁奖仪式我们则需要提前确定礼仪的颁奖顺序,这样方能更好的保证会议的顺利进行;对于这一点,只有经过彩排才能保证质量,在许多时候,彩排了还是不能很好的完成,因为变数实在太多了,如领导、临时调整等因素;