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公司传真管理办法
为了加强公司传真收、发件的管理,使传真件及时、准确、无误地收发及查找并按时归档,特制定本办法。
—、公司级传真收、发件的管理
(—)传真发件
1、凡是工作需要,发往国内、国外单位涉及本公司业务重要的传真件,发往上级机关、各股东的请示、报告等传真,均列为公司级传真发件的范围。
2、公司级传真发件,一律用统一的传真发件文头纸(见附件l)。文头纸由发件人填写、公司领导签发后,由企业策划部文书统一编号并传出。如文头纸写不下,可续相同大小的续页纸。
3、经公司领导签发的传真发件一律存档,不退还本人。
(二)传真收件
1、凡是署名公司的传真收件,上级机关或股东方发给公司的传真文件,重要通知、会议通知等传真收件,均由企业策划部登记,并按收文程序处理。
2、凡是署名公司领导一级的重要传真收件,由文书送交公司领导阅批,传阅后由企划部保存。
3、凡是署名公司其他人员的传真件,文书通知收件人领取,收件人签字后方可取走, 企划部不保存。如有保存价值,请收件人送企划部保存。
二、部门级传真收、发件的管理:
为了严格管理部门传真件,请有关部门自行建立传真收、发登记制度,并指定兼职人员管理。
(一)传真发件
1、部门级传真发件只限于公司有关部门与各设计、施工、监理、供货商等相关业务单位的一般专业技术和业务往来。
2、凡注公司重要事项,需由各部门发往公司以外的业务往来传真件,必须经公司领导审核签字后,由各部门做好专项记录后再发出。
3、部门级传真发件,一律用统一传真发件文头纸(见附件2),文头纸由发件人填写、经部门领导审核签字并编号后,由各部门自行发出,如文头纸写不下,可续相同大小的续页纸。
(二)传真收件
l、各部门的传真收件,均由各部门自行保管,重要收件年底归档。
2、如属于重要传真件,需要公司领导审阅的,送企业策划文书运转。
(三)传真件的归档
各部门的传真收、发件于次年三月底前随其它归档文件一起交档案中心归档。
附件:l、公司级传真发件文头纸
2、部门级传真发件文头纸
附件1:
XX发电有限责任公司传真
INNER MONGOLIA DATANG
TUOKETUO ELECTRIC POWER GENERATION
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