控制减少办公用品费用.doc

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关于降低办公费用指导性的建议
为积极响应和贯彻公司“降本增效”工作,进一步降低办公成本,减少办公费用开支,遏制浪费现象,结合公司实际情况特拟订指导性建议。
一、办公费用是指
固定资产购置费、低值易耗品购置费、500元以下办公用品及耗材费用、复印打印费、维修费等5项费用。
管理职责
1、办公费用的归口管理部门是办公室,各部门/项目配合进行。
2、办公室的职责:
(1)拟定年度办公费用的总指标,根据公司审批通过的总指标或预算进行分解指标;
(2)指定专人按月对办公费用进行统计,分摊费用到部门/项目与人,每月10号前出上月的统计报表;
(3)按月收集各部门/项目固定资产、低值易耗品、办公用品及耗材的采购并汇总;
(4)负责办公费用的统计、审核并按月分解到个人,公用性质的办公费用分解到各部门/项目(公司公用的办公费用分到办公室但不纳入办公室办公费用考核);
(5)负责固定资产购置费用、低值易耗品购置费用以及办公用品和耗材费用、维修费用的请款以及报销手续办理;
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文件,即不可再利用,各部门应及时销毁。
5、严格控制办公用品及复印纸张的领取,1包以上(含1包)的复印纸必须经部门经理签批,并做好纸张用途及数量登记,接受质检的监督检查。
6、电脑、打印机、复印机、传真机、照相机等设备,要落实管理责任,加强管理延长其使用寿命,在使用中出现故障以检查维修为主,使用期不考虑更换。尽量减少硒鼓、墨粉等材料的消耗量,避免因保管及使用不当导致损耗,降低办公设备消耗;电脑设备不能维修的,统一由电脑部整合作零部件再次利用。
7、加强复印机管理,各部门每次复印时在复印登记本上签字,综合部随时抽查登记情况。财务对各部门办公用品使用情况进行季度专项检查,并将结果纳入其绩效考核。
8、办公笔提倡选用钢笔和墨水,减少中性笔或签字笔申购,重复利用中性笔或签字笔笔套,达到降本的目的。
9、减少申购,物品公用。如照相机、复印机、打印机(网络打印)等,由专人保管建立内部借用登记制度。如需外借,未经领导批准,保管人不得擅自外借,如因私自借出或使用保管不善造成损坏、丢失的,按《酒店财务制度》进行赔偿。
10、来访人员接待视情况提供一次性纸杯,尽量减少一次性纸杯的使用量。
五、办公配套费用控制
1、用电
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(1)春秋季减少空调的开启;
(2)冬夏季根据天气情况,适度控制空调温度。办公区域夏季(室内温度26℃以上)开启空调;冬季(室内温度18℃以下)开启空调,离开办公室必须关闭空调;
(3)开空调时不准开门窗,工作时间提倡每天少开1小时空调;
(4)碎纸机、复印机用后立即关闭电源;
(5)饮水机下班后关闭电源;
(6)办公电脑长时间不用时,应关闭电脑显示器;下班前1分钟应关闭办公室内全部电器设备。
2、纯净水
(1)各办公室要合理使用纯净水,减少水资源浪费;
(2)不得用纯净水涮杯子,浇花草。
以上建议主要是通过部门加强办公用品的科学管理及有效利用,减少浪费,增强降本意识,切实把“降本增效”工作落到实处。
六、费用组成说明
1、固定资产费用与低值易耗品费用是指各部门/项目新购物品产生的费用。各部门/项目闲置的固定资产由办公室统一调拨,调拨的固定资产不进入调入部门的固定资产费用。
2、2500元以下办公用品及耗材是以各部门/项目的领用量乘以领用物品的单价进行结算。
3、维修费是以各部门/项目实际发生的维修费用进行统计,复印机的维修费按各部门/项目复印量的比例进行分摊。公司公用设施、设备(包括但不限于传真机、程控交换机等)的维修费用分到办公室但不纳入办公室办公费用考核。
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七、办公费用考核办法
1、办公费用的考核采用过程控制与结果控制相结合的办法;采用季度考核与年终考核相结合的方式进行。考核单必须由办公室与责任人双方签字生效,将在季度末和年终公布,公布前将对超出标准的责任人先进行核对。
2、考核办法中所有的费用数据是以费用产生部门/项目与办公室双方签字确认的统计数据为准。
3、办公费用考核标准是以人均办公费用的标准作为考核依据。分为季度考核标准和年考核标准。
八、部门考核标准
1、季度考核标准
人均办公费用标准×季度末月部门/项目人数×3
2、年考核标准
人均办公费用标准×当年末月本部门/项目人数×12
3、以上标准中所涉及到的当月、当季度、当年末月人数是指以办公室提供的当月最后一天、当季度最后一天以及当年最后一天单位在岗人数。
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部门/项目办公费用考核标准表
部门
办公用品
易耗品
备注
工程部
元/月
元/月
策划部
元/月
元/月
材料部
元/月
元/月
财务部
元/月
元/月
造价部
元/月
元/月
销售部
元/月
元/月
办公室
元/月
元/月
东托项目部
元/月
元/月
工程技术部
元/月
元/月
辽河口项目部
元/月
元/月
阜新项目部
元/月
元/月
集团办
元/月
元/月
九、考核办法
1、办公室根据统计的结果以及设定的标准来判断各部门/项目的办公费用标准并与部门负责人签定《部门人均办公费用确认书》,同时公开明确《物品使用时间》,按月将各部门的办公费用进行分摊并按季度考核;主要针对各部门是否将每月、每季度以及当年全年的办公费用控制在规定的额度范围内。
2、考核结果主要用于对部门的提示与预警,作为部门控制办公费用的参考数据。
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3、各部门考核结果评判标准为人均标准,有实际情况不同者,可在考核结果核对期间3日内到办公室申述并提供相关证明材料方可修订考核结果,过期或材料不可取(过于违反常理或没有部门分管领导签字认可)则按照原考核结果生效。
十、考核超标的标准与奖罚
1、根据各部门签定的《部门办公费用确认单》的最低人均办公费用标准,浮动在10%以上则超标,浮动在10%以下则应提出奖励;部门/项目如果当季度的办公费用控制在考核标准(以平均数计)内,则奖励奖励绩效分5分,并对部门负责人提出表扬;如果超出当季度的考核标准则扣绩效分5分,并对部门负责人提出批评同时向办公室提交原因分析和改进计划。
2、部门/项目如果当年的办公费用控制在考核标准内,则奖励500元,如果超出当年的考核标准则罚款500元。
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