财务档案管理办法.doc

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编码:FC-01-07

版本:2012-1
公布范围:普发
XX工业区开发有限公司
财务档案管理方法
公司名称:
同意人:
同意依照:
公布文号:
公布日期:
奏效日期:
财务管理内控制度系统-FC-01-08
目
录
1
目的
............................................................
1
2
适用范围........................................................
1
3
编制依照........................................................
1
4
释义
............................................................
1
5
职责
............................................................
2

资本财务部.................................................
2

办公室.....................................................
2
6
管理要求........................................................
2

财务档案的归档.............................................
2

财务档案资料的保存.........................................
5

财务档案资料的交接.........................................
6

财务档案资料的销毁.........................................
6

财务电子文件档案资料的管理.................................
6
7
附则
............................................................
7
财务管理内控制度系统-FC-01-08
XX工业区开发有限公司财务档案管理方法
目的
规范中海油海西宁德工业区开发有限公司(简称“公司”)的财务档案立卷、归档、保存、销毁、交接、转移、借阅的管理,提升公司财务资料的使用效率,拟定本方法。
适用范围
公司。
编制依照
《会计档案管理方法》,1998,财政部/国家档案局;
《中国海洋石油总公司财务管理制度》,FC-01,2009,中国海洋石油总公
司。
《中国海洋石油总公司财务档案资料管理方法》,FC-01-14,2009,中国海
洋石油总公司。
《中海油海西宁德工业区开发有限公司财务管理制度》,FC-01,2012,公
司。
释义

指相关的政府财税文件、会计档案、审计评估报告、估量、资本、财富、税务、保险、财务信息化、产权、股权等相关资料(包含电子文件)。

指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料,是记录和反响单位经济业务的重要史料和凭证。详细包含:
会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其余会计凭证;
会计账簿类:总账,明细账,日志账,固定财富卡片,辅助账簿,其余会计账簿;
财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包含会计报表、附表、附注
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及文字说明;
其余财务报告:财务快报、经营快报、年度工作报告、税务报表、估量报表等按规定上报的按期报告以及重要的专题财务报告;
其余类:银行存款余额调理表,银行对账单,其余应该保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案销毁清册。

指在数字设备及环境中生成,以数码形式储存与磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、办理,并可在通讯网络上传递的会计核算及财务管理软件。

是记录经济业务、明确经济责任、按必定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。用来记录经济业务的发生,明确经济责任,作为记账依据的书面证明。
职责

贯彻执行国家财务档案管理的相关法律法规,结合公司实质,拟定公司财务档案管理规定和相关要求;
负责财务档案资料的立卷、归档、保存、借阅等工作;
配合与股东方协调档案管理事宜,依照财务档案资料的保存要求;
会同办公室对财务档案提出关于管理、使用、销毁的建议,配合监销工
作,详细负责审批会计档案的销毁清册。

负责保存资本财务部移交后的财务档案资料;
会同资本财务部,对财务档案提出管理、使用、销毁的建议,主持监销。
管理要求

财务档案的归档
每年形成的财务档案,资本财务部应该依照归档要求,负责按序次整理
立卷,装订成册,编制会计档案保存清册。
归档文件包含:
政府主管机关、股东方的文件、资料,主要包含:
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政府主管机关、股东方召开的需贯彻执行的会议的主要文件、资料;
政府主管机关、股东方颁发的属于公司的主管业务并要执行的文件以及普发的文件,以及非主管业务但需要贯彻执行的法规性、规定性文件;
政府主管机关、上司领导检查工作时的指示要求、会议纪要等;
政府财政、税务、审计等机构审计检查的通知、信件、专项报告等。
财务机构文件、资料,主要包含:
会计档案、中介出具的审计评估报告及估量、资本、财富、税务、保险、财务信息化、产权、股权等管理的相关资料及其财务电子文件;
股东方召开的财务工作会、财务工作电视电话会会议从而由资本财务部门内部形成的相关资料;
资本财务部拟定公布(包含转发及与其余部门结合拟定公布)的正式文件和无字号文件;
资本财务部对公司检查督促财务方面的工作或检查研究形成的重要资料;
相关领导的重要批阅,公司各部门交来的办理结果文件和其余文件资料。
会计凭证附件是会计资料的重要构成部分,是记录会计核算过程和结果
的重要载体。会计凭证的附件包含各种原始凭证和可以成为会计分录的其余书面
凭证。
会计凭证要求以下:
财务人员办理款项的收付等事项时,一定获得也许填制原始凭证。原始凭证的内容一定具备:凭证的名称,填制凭证的日期,填制凭证单位名称也许填制人姓名,经办人的署名也许盖章,接受凭证单位名称,经济业务内容,数目、单价和金额;
财务人员要依据审察无误的原始凭证填制记账凭证;
从外单位获得的原始凭证,一定盖有填制单位的公章,从个人获得的原始凭证,一定有填制人员的署名也许盖章。对外开出的原始凭证,一定
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加盖公章;
凡填有大写和小写金额的原始凭证,大写与小写金额一定切合;
员工因公出差的借款凭证,一定附在记账凭证以后。回收借款时,应该另开收条也许打印还款凭证,不得退还原借款收条;
经上司相关部门同意的经济业务,应该将同意文件作为原始凭证附件。假如同意文件需要单独归档的,应该在凭证上注明同意机关名称、日期和文件字号;
原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的,应该由开出单位重
开也许更正,更正处应该加盖开出单位的公章。原始凭证金额有错误的,应该由出具单位重开,不得在原始凭证上更正;
从外单位获得的原始凭证若有丢掉,应该获得原开出单位盖有公章的证明,并注明本来凭证的号码、金额和内容等,由资本财务部总经理和公司主管领导同意后,才能代做原始凭证。假如的确没法获得证明的,如火车、轮船、飞机票等凭证,由当事人写出详细状况,由资本财务部总
经理和公司主管领导同意后,才能代做原始凭证。会计档案的整理
会计档案整理要区分种类,按会计凭证、会计账簿、财务报告和其余
类分别进行整理组卷。
会计凭证按记账凭证的编号序次摆列,记账凭证所附的各种原始凭证
折叠粘贴要整齐规范,会计凭证要按期装订成册,并加具封面,注明单位名称、
年度、月份和起讫日期、起讫号码。各种经济合同、存出保证金收条以及涉外文
件等重要原始凭证,应该另编目录,单独登记保存,并在相关的记账凭证和原始
凭证上互相注明天期和编号。
会计账簿的整理,要把不一样名称种类的账簿分别组卷;扉页上单位名
称、账簿名称及编号、启用日期、起止页数、经管人员、交接记录、会计主管人
员和单位负责人等项目要填写齐全;订本式账要在封面上加标签,填写单位名称、
模卷题名、保存限期和档案号;对活页式账进行整理时,要撤出空白账页,编制
页码,进行密封装订。
用计算机打印的会计账簿一定连续编号,经审察无误后装订成册,并
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