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如何组织、召开会议--提高会议效率的必修课.ppt

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文档列表 文档介绍

如何组织、召开会议
----提高会议效
率的必修课
如何组织会议
成功地组织并召开一次会议,
要做好三部分工作:会议准
备工作、会议期间控制和会
后工作。
会议准备工作
一、明确会议目标
二、确定会议召开时间、地点及参加人员
三、拟定并发放会议通知
四、准备所需物品
五、布置会场
六、会前确认
七、会后工作
一、明确会议目标
1、会议目标必须用书面形式列明
2、会议目标必须切合实际
3、会议目标必须具体且可以衡量
4、会议目标数量要适当
二、确定会议召开时间、地点及参加人员
1、时间:
(1)绝大多数与会人员方便的时间
(不会因为参加会议而影响自己的
正常工作)
(2)大家易集中精力的时间
(3)必须确定会议起止时间
(4)满足会议目标的要求
2、地点:
(1)场地有空档(提前预订)
(2)方便与会者到场
(3)场地位置、面积及设施满足会议要求
3、参加人员
(1)对实现会议目标有潜在贡献的人
(2)培养目的为“列席”的人
三、拟定并发放会议通知
1、拟定会议通知
(1)会议时间、地点及参加人员(必要时附
上会议地点的位置图及路线)
(2)会议性质、目标(让与会者心中有数)
(3)议事日程
(4)与会者会前需准备事项
(5)会议组织部门及联系方式
(如有不明,随时联系)
(6)回执(收到通知后,反馈)
2、发放会议通知
发放的形式:口头、电话、传真、Email
四、准备所需物品
1、突出会议主题所需装饰品(会场标语、台幕等)
2、足够数量的桌椅(待定)
3、视听器材、音像设备
4、会议所需材料
5、其他必要物品

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