COP030信息交流控制程序.doc

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为了确保公司有关质量管理和环境管理的内外信息交流渠道通畅,处理及时,从而改善与相关各方的关系,保证体系持续有效运行,提高公司的经济效益和社会效益。
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本程序适用于相关各方对公司质量保证和环境保护的反映以及公司在质量管理与环境管理体系运行过程中的信息交流管理。
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ISO9001/
ISO14001/
《管理手册》、
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行政部负责对公司产品质量和公司内外环境管理信息的收集、登记、分析、传递,每月对产品质量、环境影响信息检查进行汇总,并于每月底将汇总分析报告交董事长,为改善产品质量和管理,做出环境保护决策提供依据。
各部门
1)负责本部门质量管理和环境管理的信息联系和交流。
2)负责对供应商,分承包方施加质量管理要求和环保要求,并进行交流和联系。
3)负责与国家执法机关及其他相关各方的信息交流和联系。
4)负责与相关社会职能部门之间的信息交流。
5)负责建立本部门的质量管理和环境管理档案。
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组织机构
由业务部负责处理外部信息交流。
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、各部门设兼职信息联络员。
信息交流的内容:
组织机构简介;
质量方针
质量管理和环境管理过程,包括相关各方的参与和员工认可;
质量评估和环境表现评价;
质量改进的情况;
其它信息。
交流方式
年度报告、月报告、周报告、法规要求的呈文报告、相关行业的出版物。
简报、宣传栏、会议、电话、邮件。
接受投诉、设立咨询电话。
信息的来源
通过相关方的来信、来电、发放,征求相关方的意见书,组织交流、考察。
内部各级员工广泛收集与产品、产品、活动有关的质量管理信息和环境因素影响信息。
与供应商或分承包方进行交流收集信息。
信息分类
常规信息和异常信息
(1)常规信息是指常规的报表及报告。
(2)异常信息是指产品或活动的突发事件而造成的质量影响和环境影响,异常信息分A级和B级。
:出现顾客重大投诉;产品出现较大过错;产生严重的环境危害;其它严重影响产品质量和环境管理的事件。
:相对A级异常信息,情节较轻的影响产品质量和环境管理的事件。
内部信息和外部信息
(1)内部信息是指来自公司内部各部门的信息。
(2)外部信息是指来自顾客、官方机构、社区居民、供应商、分承包方及其他对公司的质量和环境有要求的个人或团体。
外部信息交流的反馈及处理
各部门收到外部相关各方的意见后,记录在本部门的档案中,并及时向业务部反馈信息。
业务部收到相关各方的意见后,先进行信息处理,如有必要向董事长反馈则及时汇报,并明确责任者。
对于异常信息,业务部应立即转告相关部门及董事长,并在收到相关方意见后48小时内给予对方初步答复。
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