Word文档规范与操作说明.pdf

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服装系论文规范与操作说明
前言
为了便于教学时学生提交作业文档的规范化,也便于学生进行规范的文章编
辑练习,特编写此说明。
本系学生在校过程中的所有文档应基于此规范提交,如:课程设计、毕业设
计,实验报告,课程学习汇报,科技制作说明,实习报告……。
该文基于Word2003编辑而成,所述操作可能与其它Word版本略有出入。
但操作结果应符合此规范要求。
建议:格式编辑可在文章完成之后进行统一设置。
本文按照此文档规范与操作说明写成,也可作为编辑范文,供使用参考。
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目录
1文档基本要求............................................................................................................1
2文章名称(或篇名)格式........................................................................................1
3目录格式与生成........................................................................................................1
...........................................................................................................1
........................................................................................1
........................................................................................1
..........................................................................................................3
4标题格式与生成........................................................................................................3
5插图格式与生成........................................................................................................4
6表格格式与生成........................................................................................................6
7公式格式与生成........................................................................................................6
8页码格式与生成........................................................................................................8
9页眉格式与生成........................................................................................................9
9文档格式编辑建议....................................................................................................9
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1文档基本要求
所有文字文档都必须用Word办公软件编辑。
所有标题与正文段落首行都必须空两格。
所有公式都必须使用公式编辑器编辑。
所有正文必须字体为宋体;字号为小四;。正文段落首行空两格,
其余行必须顶格。
2文章名称(或篇名)格式
文章名称一般应在文档的第一行,2号字,居中,加粗。
副标题应小一号字,居中,不加粗。
假若文章有单独封面的要求,则文章名称不应再在内页出现。封面则按相关
规定处理。
3目录格式与生成
目录为单独页,目录一般为三级目录(本节说明为三级目录格式示例)。


当文章存在目录时,“目录”二字居中;二号;宋体;加粗。“目录”二字间
应加两个空格。

目录条目从标题中自动转出(标题的设置,参考“4标题格式与生成”),不
要用手工写入。其操作如下:
.:.
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一、目录制作时选择菜单“插入\引用\索引和目录”。目录制作选择菜单如
。

二、在弹出的对话框中选择“目录”选项卡。通常“目录”选项卡上显示三
级目录。若没有特殊的需要,一般不要在此改动格式。选择“目录”选项卡后
。
“目录”选项卡
三、点击“确定”生成目录。然后再修改成所需格式,目录的条目格式应
遵从正文格式。
.:.
.

当文章修改后有可能产生条目名称不对或页码不对时,应刷新目录域。具体
操作如下:
一、选中目录域,右击鼠标,在快捷菜单中选“更新域”。弹出的“更新
目录”。
“更新目录”对话框
二、若文章中标题进行了了修改应选择“更新整个目录”。若只因为正文的
修改只变动了页码,可以选择“只更新页码”。
4标题格式与生成
一般文章设三级标题,标题序号与文字间应有一空格(如:“4标题格式与
生成”)。
标题的格式一般不用手工设置,直接调用Word中的现成标题格式,如本文
中“4标题格式与生成”就调用了Word默认格式“标题1”。标题的设置操作如
。

级标题序号形式设置操作
在工具栏的样式下拉框中选
一级标题1(或“第1章”)择“标题1”,。
居中。
在工具栏的样式下拉框中选

择“标题2”。空两格。
在工具栏的样式下拉框中选

择“标题3”。空两格
.:.
.
级标题序号形式设置操作
一、
格式同“正文”。空两格。
(一)
标题序号形式为建议形式,也
其余次级标题次序(1)
可简略。但不得用1、2……,
1)
以免造成标题序号混乱。
……

标题应与正文同在一页,不能孤立成为页面的最后一行。出现这种情况时应
加空行,应将标题移入下一页。
5插图格式与生成
Word文档中可插入各种格式的图片。一般建议为*.jpg或*.bmp图片。这些
可在“画图”工具中修改成合适大小后粘贴到Word文档中。在Word文档中进
行缩放时,图形不能变形、模糊。
插图位置一般应“居中”,设置为“上下型”()。具体
操作是右击插图,在快捷菜单中选择“设置图片格式”,。
在“设置图片格式”对话框中选择“版式”选项卡,水平对齐方式选择“居
中”。“版式”。
点击“高级”按钮。在弹出的“高级版式”对话框中选择“文字环绕”选项
卡,选择“上下型”,“确定”退出。“高级版式”。
注意图形的大小与位置应适当,不得进入页边。
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“版式”选项卡
“高级版式”对话框
插图编号一般按每章的顺序编号。如第5章的插图依次编为:、图
……。对于较短文章,插图可全文统一编号,如图1、图2……。
插图编号与插图名应写在插图的下方,必须与插图在同一页。文字居中,5
号字,插图编号与图名之间应留一空格。假若插图中有标号说明时,标号说明应
放置于插图与插图名称之间,标号说明为5号字,居中(标号说明多于一行写不
.:.
.
下时可断开,不要有折行,)。。
1方形2圆形3椭圆形

一般插图结构要三者呼应:①正文中写明图示,如“带有标号说明的图例如
”:②靠近正文处插入图片;③插图下方居中放置插图编号与插图名,
如“”。
若插图在文字中间(如:、),插图版式应选择“嵌入型”。
6表格格式与生成
Word文档中有各种表格模板供调用,若便于统计计算也可插入Excel表格。
表格放置应居中。表格宽度应适当,不得进入页边。
表格编号一般按每章的顺序编号。如第4章的表格依次编为:、表
……。对于较短文章,表格可全文统一编号,如表1、表2……。
表格编号与表格名应写在表格的左上方,5号字,表格编号与表格之间应留
一空格。
表格插入结构要三者呼应:①正文中写明,如“
示”:②靠近正文处插入表格;③表格上方放置表格编号与表格名,如“
题的设置操作表”。
表格的标题行应居中,加粗。表格内字号一般为5号。表格内文字格式编
排时不要行距太大。
表格跨页时各页均应有标题行()。
7公式格式与生成
公式编辑使用Office软件中自带的工具“”。调用时选择
.:.
.
菜单“插入\对象”,。

在打开的对话框中选择“”。
示。

。

编辑后的公式以插图形式插入在文档中,格式一般设置为“嵌入型”。字号
与正文应一致,不要随意拖动图框变化大小,防止产生畸变。当公式为单独行居
中放置时,公式行的最右端应有公式编号,。
.:.
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bb24ac
X(1)
a

8页码格式与生成
页码一般在页面的右下角,页码插入时选择菜单“插入\页码”,弹出“页码”
对话框,“页码”。一般不要进行设定,直接“确定”便可。
若首页不显示页码,也可去除“首页显示页码”。若正反打印,页码对齐方式可
选“居中”。
“页码”对话框
问题是当我们文章很长又要求有封面,有目录时(如毕业设计、课程设计、
课程总结汇报等),往往最好页码从正文开始,这时应在目录后分节。选择菜单
“插入\分隔符”。。在弹出的对话框中的分节符类型
中选择“下一页”,“确定”退出。

.:.
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若看不到分节符号,可按下常用工具栏上的按钮“”。
这时在分好的页中再设置页码,按页码对话框()中“格式”按钮,
在页码格式对话框中的页码编排项写入“起始页码”为“1”。页码格式设置如
。
9页眉格式与生成
文章一般不需要设置页眉,若确需设置,则操作时选择菜单“视图\页眉和
页角”,写入内容。字号小五,一般“右对齐”。
若要求首页不作页眉,选择菜单“文件\页面设置”,在弹出的对话框中选择
“版式”选项卡,勾选“首页不同”复选框。。

9文档格式编辑建议
前面各节讨论了文档的编辑处理方法,实际进行编辑操作时建议按以下顺序
进行:
.:.
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一、写文章。用5号字、单倍行距写文章,将所要表述的内容进行完整表述,
同时插图、表格作为文章内容都顺序插入完成(图表应在文章编写时就设置好格
式),文章修改无误。
这样做的主要理由是当完全根据文档格式编排要求写文章时,一页中显示的
文字内容可能较少,修改时翻页多,文章内容显示不集中,可能影响内容表达的
思路。故在内容完成后进行格式处理,有利于前期集中精力于文章内容表达。
二、修改正文格式。将除图表外的所有文字修改成正文格式。
三、修改标题。将三级标题全部用规定样式处理。
四、做目录。同时修改目录条目至所需格式。然后仔细核对标题是否正确,
有无遗漏。
五、逐页检查文章的格式编辑。检查是否有编辑遗漏的段落或文字,特别是
图表位置是否移动,图表名称是否与图同在一页,表格是否分页显示等。
六、若认为全部修改完成,则重新刷新目录。完成全部文档编辑工作。
七、页码与页眉可随时处理,不一定要到最后。若有封面,页码与页眉不要
出现在封面上,封面也不要编入页码。
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