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办公室工作流程
综合部行政事务管理的主要工作内容:执行行政日常事务处理;执行秘书事务管理;执行档案的归档管理;执行后勤服务保障;执行办公设备、公共设施的日常管理和维护;执行办公用品及日常用品的采购、发放管理;执行固定资产及低值易耗品的管理;执行各种费用的控制交纳;执行公司对外关系建立维护;执行突发事件处理;执行计算机网络管理;执行合同管理;执行人力资源管理;执行上级交办事务等工作。
一、综合部具体工作流程
(一)日常事务处理
综合部的工作杂而乱,涉及面广,大小事情多,并且很多事务具有不可确定性,临时出现的工作,会给当日计划工作带来很大的冲突,这时就要择其轻重而处理。总体来讲,综合部属于服务保障部门,是为其他部门服务的,所以也要协助其他部门处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序,甚至会影响公司的经营活动。
择其轻重处理
临时事务处理
当日计划工作
提高服务意识
保证正常工作
注重时效结果
(二)执行秘书事务管理
秘书工作是综合部的核心工作,亦是公司内部承上启下、对外联络的纽带和桥梁。在实际操作中,要求秘书事务管理人员在做好参谋助手的同时,牢固树立超前服务意识,有条有理的搞好各项服务工作。
督查工作
重要情况通报
公司重要文件公文
综合性文字材料
文书工作
会务工作
信息工作
(三)执行文件档案的归档管理
根据不同种类档案的特点,做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序,定期收集各类文件资料,并整理立卷归档。
各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。
文件、资料收集
分类整理编号
立卷归档
装订成册存放

各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录,及时将各类信息(通知、文件)进行上传下达,特别是各类客户信息应登记后及时传递给相关部门。
文件资料的收发
行政审阅
上传下达
准确记录
传真往来
(四)后勤服务保障
综合部要将后勤服务保障列入日常工作中,要加强对工作环境、交通的管理进行监督,收集员工建议,缓解员工情绪,为员工提供较为良好的生活、工作环境,提高保障质量;车辆管理中,要制定相应制度,经常提醒驾驶员遵章守纪,保证车辆随时处于良好的性能状态,确保人员接送、货物输送的时效性。
员工满意
提高质量
收集建议
加强检查
拟定制度
反馈
安抚员工
安全工作是公司的一项重要工作,综合部是安全工作的主要执行部门;日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程,要充分明确重点安全项目,不定期地组织检查,认真查出安全隐患,及时消除潜在的安全危害并作好记录。要落实安全责任制,签定安全责任制,规划安全教育、培训计划并认真加以实施。
熟悉安全制度
提高防范意识
规划教育培训
明确安全目标
确保整体安全
组织实施检查
(五)执行办公用品及日常用品的采购、发放管理
月末综合部要根据其他部门的请购计划及库存情况,并要根据相关规定作适当储备以备不时之需,作好请购计划单经主管审批后,及时保质保量地采购办公用品和日常用品,采购物品应当定价定点,保证质优价廉。要作好物品出入库登记,每月盘存,确保帐物相符。
部门申请
主管审批
请购计划单
查看库存
月末盘存
物品采购
出入登记
检查验收
监督检查
帐物相符
定期询价议价
(六)执行固定资产及低值易耗品的管理
对于公司所有的固定资产以及低值易耗品,需要建立台帐清单,监督各部门于每月25日进行盘点,综合部根据各部门盘点情况进行抽查,核对帐物是否相符,然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门;每季度组织财务部对各部门进行全面盘点,核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废,及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对,做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符,应进行相应处罚。
资产分类
建立台帐清单
每月盘存
核对帐物
(七)执行各部门基础设备、设施维修管理
综合部负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制;各部门对维修质量监督、确认。
所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态;对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。
维修申请
记录备案
安排维修
维修结束
检查验收
(八)执行各种费用的支付、控制
按时申请、交纳、控制公司各项费用,例如:车辆养路费、车船税等;并将所要交纳的各项费用进行审核记录,对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确,以确保各职能部门工作的正常开展。
统计各项所要交纳费用
申请审批资金
部门主管审批
领导审批签字
归类登记管理
支付各项费用
(九)执行对外关系建立维护
建立良好