物业采购管理程序.docx

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有效控制物资/服务采购过程，确保所购物资/服务质量、采购价格、采购行为符合公司要求。
适用范围
适用于公司各部门、管理处采购过程的管理
定义
A 类：对服务质量影响较大、技术性能高和价值高的物资及设备等。
B 类：指各管理处/部门备用物品计划中的经常性消耗品及管理处/部门自行控制的采购物资。
服务项目外包类：各管理处/部门将有关设备设施新（改）建工程、维修养护、清洁绿化等服务项目委托专业机构提供服务的行为。
4、职责
工作职责
责任部门/岗位 工作职责 频次/数量 负责服务供方的选择评估与管理；A 类物资中物业 每年集中评估一次管理专业设备物资 及时
品质管理部
办公室
财务管理部
管理处
按权限审核各管理处/部门报批的物资/服务采购 及时申请
选择评估 CI 产品合格供方
负责对 A、B 类物资供方的选择评估与管理 及时
审核《备用物品计划表》 管理处上报后 2 天内监督管理处/部门对 B 类物资采购 及时
按权限审核报批的物资采购申请 及时
按权限审核物资/服务采购价格，必要时须审算 及时
审核《经营资金月度计划申报表》 管理处上报后 2 天内采购行为、价格的抽查、监控 每季度
负责管理范围内B 类物资/服务供方的选择评估与 每年集中评估一次管理 及时
按权限审核/审批报批的物资/服务采购申请 每月物资采购行为、价格的抽查回访
负责所有采购物资 /服务的检查验收和使用过程 及时的跟踪。 每月
清洁、绿化、设备设施供方的考核评估。
权 限
单宗采购额
2000 元以下
2000-10000 元
经理
职能部门
分管负责人
财务负责人
总经理
审批
审核
/
审核
/
审核
/
审核
/
/
采购审批权限
10000 元以上及所有固定资产
采购
20000 元（含 20000 元）以上
审核
审核
审核
审核
审批
由公司品质管理部统一组织招投标,按《招投标管理办法》
执行。
方法及过程控制
供方的选择评估与管理
评估时须具备的资料（包括但不限于以下内容）
供方的营业执照复印件（本年度已年审）、税务登记证明
特种产品/服务的生产/经营许可证（如：安防器材）和特种产品的检验报告
代理商代理授权证书，代理产品合格证书，必要时应有工程安装资质证书或维修资质证书
采购物资/服务的报价单
合同样本
证明供方品质保障能力的其它相关文件
评估方法
可通过电话咨询被评估供方的现有客户、到其现有客户的生产/服务现场或到被评估供方的经营现场进行考察、查询了解其它供方同种物资/服务价格等， 了解供方的资信、物资/服务质量、价格、服务的及时性、品质保障能力等。
评价供方提供的合同条款的合理性，必要时提出修改意见并与供方沟通，直至双方达成一致。
每年对 A 类、B 类物资供方及合格服务供方进行年度评估时， 所列资料的有效性和完整性，对已失效、未年审或有变更的资料须更改完善。
年采购额累计达 10 万以上的 A 类物资，须与供方签订采购框架协议。
外包项目须制订报价清单和检查/工艺流程标准，按《物业管理业务外包管理办法》评估。
合格供方一览表的编制
A 类物资、合格服务供方由品质管理部组织相关部门分别编制《合格物资供方一览表》（A 类）和《合格服务供方一览表》，下达通知至公司全体。
B 类物资由各管理处/部门负责编制《合格物资供方一览表》（B 类），并报办公室、品质管理部备案，由办公室下达通知公司全体。
对物资/服务供方的定期评估
财务管理部每半年对物资采购回访中的问题进行总结，提交分析报告。
每年 5 月，各管理处须对上年 5 月至本年 4 月的 B 类物资采购情况进行全面
序号
资料内容
责任部门
1
本管理处
2
外包后的成本预算
本管理处
协助部门
财务管理部办公室
品质管理部
财务管理部品质管理部
协助部门责任
日常服务成本数据统计（含人员配
置、日常服务用品、工具费用等）
3
服务供方资信、技术能力证明以及
品质保证能力
本管理处
品质管理部
办公室
负责相关财务统计数据、合
同报价等签署意见。
审核服务供方资信、品质保证能力、相关合同内容、控
制程序并签署意见。
合同草案包括：双方的责权、合同
4
金额、付款方式、违约责任及服务
范围、人员配置、材料、用具配置， 每月耗材计划、作业计划，对服务供方的检查标准、办法等内容。
外包后保留的人员配置及原有人员分流计划
本管理处
办公室
负责合同样本的审核，及签
订前合同内容的确认。
5
本管理处
办公室
负责审核人员安排、配置及
相关计划，并签署意见。
评估，并编写《 工作评估报告》，报办公室、财务管理部、品质管理部备案。
每年末公司应组织对 A 类物资供方和服务供方的年度评审，品质管理部负责组织对服务供方的年度评估，办公室负责组织对 A 类物资供方的年度评估，填写
《供方年终评估表》并编写评估报告，由品质管理部统一汇总。
管理处对服务供方的定期评估按《服务项目外包监控办法》进行。
清洁类服务供方的选择过程
非招投标形式选择服务供方
由管理处负责人组织相关人员优选三家以上专业机构参与报价并进行调查， 对公司已评估合格的服务供方资料可直接引用。
管理处负责人负责准备以下资料：
管理处负责提供上述资料，填写《物资/服务项目申请报告》（附合同草案） 按程序报批。
采用招投标方式选择服务供方时，同样需准备上述资料，按《招投标管理办法》
执行。
绿化、消杀、家政服务、工程外包参照以上程序进行。
对尚未成立管理处的新接物业的服务项目外包，由品质管理部、筹备组负责组织评估、选择服务供方。
物资/服务供方的增加及变更
因服务需要或供方无法满足公司服务质量要求、破产倒闭或发生搬迁、更名， 需增加或变更 A 类、B 类物资合格供方或服务合格供方时，应根据该项物资/ 服务对服务质量的影响程度进行评价，填写《物资/服务供方申请表》，A 类物资经办公室主任审批后，A 类物资中物业管理专业设备物资经品质管理部经理审批后，服务供方经品质管理部经理审批后，加入《合格物资供方一览表》（A 类），B 类物资经本管理处经理审批后，加入《合格物资供方一览表》（B 类）中。
采购过程中,发现伪劣商品或价格异常，验收人员须在三个工作日内上报办公
室（A 类）或管理处经理（B 类）。发现同一供方一个月内有两次以上或半年内有四次以上伪劣商品时，应取消其合格供方资格。
品质管理部及各采购部门在年度评估时，如发现某指定供方超过一年时间公司各管理处/部门均未向其采购，经办公室主任（A 类物资）或品质管理部经理（A 类物资中物业管理专业设备物资及外包服务）或管理处经理（B 类物资） 批准后可取消其合格供方资格。
取消 A 类物资/合格服务供方资格后，品质管理部应在一个工作日内通知到公司全体，并适时选择新的合格供方。
各管理处/部门以定期结算方式采购的 B 类物资，须与供方签订物资采购协议， 明确质量保证条款及付款方式等。合同期满前需重新评估。
采购过程
资产管理员每月进行盘点，作出下月补充物资采购计划，填入《备用物品计划表》中，各管理处/部门负责人审核后于当月 25 日前将下月计划发送办公室、财务管理部审核备案 。
如价值在贰千元以上的物品或设备，除填写《备用物品计划表》外还需要填写
《固定资产购置申请表》，并根据集团相关制度执行《公司资产购置、领用登记卡》、《资产转交审批明细表》、《公司资产报损、报废申请表》，并由办公室归口管理。
采购手续的办理
所有物资/服务采购均须事先做好采购前的准备工作，办理相应审批手续，待手续完善后方可采购。
非招投标的采购
A 类、B 类物资及服务必须在指定的合格供方中采购，特殊情况无法在合格供方中采购时，须经办公室主任（A 类物资）或品质管理部经理（A 类物资中物业管理专业设备物资及服务）或本管理处经理（B 类物资）书面同意后方可采购，保存审批记录。
在指定的合格供方中采购物资及服务时不需评估，但须取得至少两家以上报价，某些特殊物资不能取得两家以上报价时，须在评估记录中说明。采购完成后按财务制度报销。
管理处/部门负责人审批权限内的物资采购：各管理处/部门根据月工作计划，结合仓库库存情况或服务需要，填写《月度备用物品计划表》，经管理处/ 部门负责人批准后在指定供方中采购。
超过管理处/部门负责人审批权限的物资/服务采购：采购部门填写《物资/ 服务项目申请报告》（须签订合同时附合同草案），按权限报批。
各管理处/部门已评估合格的 B 类物资供方，其他管理处/部门如需向其采购，无须评估，只须取得两家以上报价，按权限报批后即可采购。
采用招投标形式采购时，按《招投标管理办法》执行。
采购合同的签订
签订所有物资/服务采购合同均须按《合同（协议）管理程序》执行。
以下几种情况的物资/服务采购必须签订合同：
采购的物资对服务质量影响较大，但没有独立的保修单（卡），必须以合同形式约定保修或质量保证条款。
采购金额在 2 千元以上的物资，必须以合同约定付款方式。
所有服务项目均须签订合同。
公司有合同范本的均须采用公司合同范本。
物资的验收
物资采购完成后，由专项检验人员验收入库，填写《入库单》，并注明对应的供应商名称。
对于电脑和打印机零配件、办公用品等直接使用的物品，可不填《入库单》， 未使用的须填写《入库单》。
专项检验人员验收时须检查物资质量、数量及是否在指定供方中采购，发现未在指定供方中采购，应及时报管理处经理处理。
验收时须检查物资有无破损、受潮、水迹、油污等异样，备品配件、说明书、
合格证、保修卡等是否齐全；对设备、仪器仪表的验收须进行试验；安防工程器材试验可在工程竣工验收时进行。
检验出现不合格物资时作退货处理，由仓库管理员填写《不合格物资处理单》跟踪处理，《不合格物资处理单》上每种物资必须注明供应商名称，并在季度评估报告中体现。
采购完成后，有关产品说明书、合格证、保修卡等由资料管理员收集、保管。
对服务质量的检查验收按《服务项目外包监控办法》进行。
在指定供方处采购的物资/服务如发现批量/严重的质量问题，A 类物资由办公室主任牵头、服务由品质管理部牵头、B 类物资由管理处牵头联系供方处理。
CI 产品及宣传品的采购
CI 产品的采购参见《标识管理程序》执行。
各管理处、部门宣传品如需委托外界设计、制作，必须由办公室统一安排制作。
采购行为及采购价格监督
各管理处须指定专人每月对本管理处各类物资采购进行抽查回访，了解采购人员的职务行为及各类物资价格的变动情况，发现异常及时上报本管理处负责人及公司相关职能部门。
财务管理部每季度对各管理处/部门物资采购进行抽查回访，每半年对回访的情况进行总结分析。
采购回访样本的选取
对采购单价超过 2000 元的资产须全部进行回访。
对其他采购的物资，根据其成本控制重要性确定选取种类的数量。保证每次回访涵盖当月所有采购的种类，一年内的回访须履盖所有发生采购的供应商。
办公室根据财务管理部回访结果，应每季度公布一次常用物资参考价格。各管理处/部门应参考办公室公布的常用物资参考价格，对物资进行采购。
回访方法
回访前了解待回访商品的品牌、规格、质量、价格等市场行情。
回访人以顾客身份通过电话、现场、索取报价单或函证等方式询价、还价。
回访结果的处理
回访后应及时填写《物资供方回访表》，发现疑问时与采购人员沟通，要求其做出解释，签署回访结论。
如采购人员不能做出合理解释，将回访结果提交管理处/部门经理处理，情况严重时及时上报公司。
支持性文件
-Z01-01 《物业管理业务外包管理办法》
-Z01-02 《招投标管理办法》-Z01-03 《服务项目外包监控办法》-Z01 《合同(协议)管理程序》-Z01 《标识管理程序》
质量记录表格
-Z01-F1 《月度备用物品计划表》-Z01-F2 《月度办公用品计划表》-Z01-F3 《物资/服务项目申请报告》-Z01-F4 《不合格物资处理单》-Z01-F5 《合格物资供方一览表》-Z01-F6 《合格服务供方一览表》-Z01-F7 《物资/服务供方申请表》-Z01-F8 《物资供方回访表》-Z01-F9 《 工作评估报告》-Z01-F10 《供方年终评审表》-Z01-F11 《固定资产购置申请表》
-Z01-F12 《公司资产购置、领用登记卡》
-Z01-F13 《资产转交审批明细表》-Z01-F14 《公司资产报损、报废申请表》-Z01-F1 《入库单》
附件
《天津万科物业管理业务审批流程》