三万二千一百一十九办公室日常日常事务 管理【可编辑】.ppt

办公室日常事务管理
概述
本章共包括以下六个小节:
1、改进办公室的日常事务工作
2、处理突发事件
3、完成督促检查工作
4、制定工作计划
5、确定承办期限
6、对办公室工作进行评估
通过对本章的学习,使秘书了解经常从事或参与管理的办公室日常事务工作的内容和技巧,从而做好上司的参谋和助手。
一改进办工室的日常事务
(一)改进办公室日常事务工作流程的基本思路有:
①重新安排②修改③替换;④合并;⑤精简。
(二)工作程序: 无论是复杂流程还是简单流程,都包括以下几个基本步骤:定义→评价→分析→改进→实施
(三)工作流程分析改进的基本步骤:
工作流程分析与改进的目的可以简要地概括为需要回答的3个问题:
①我们现在何处(现状)?
②应在何处(改进的目标)?
③如何到达该处(改进的方法)?
二处理突发事件
(一)突发事件可以分为以下4种类型:
①火灾;②伤害;③疾病;④炸弹威胁或恐慌。
(二)处理突发事件的原则:
(1)快速反应,控制事态发展;
(2)以人为本,保护公众利益;
(3)公开透明,真诚面对公众;
(4)重塑形象,置之死地而后生。
(三)事故情况记录表:
《事故情况记录表》通常记录下面的信息:
①事故日期;②事故地点;③事故涉及的人员;④事故的证人; ⑤事故过程的概述;⑥填写事故记录薄的人员签名。
二处理突发事件
(四)工作情况报告表记录在事故报告表上的信息主要有:
(1)完成表格人员的姓名、身份。
(2)事故涉及人员的姓名、出生日期、住址、职务。
(3)发生事故的日期、地点。
(4)事故的细节及对事故的看法,
(5)进行的急救行动和医疗处理的情况,包括由谁进行。(6)必要时还要记录事故证人的姓名和职务。
(7)填写表格的人员签名和日期。
(五)处理突发事件的工作程序:
(1)以书面形式确定的紧急情况处理程序,其中详细地记录出现火灾、人员受伤、突发疾病或发生炸弹威胁等恐怖活动时具体处理程序。
(2)用上述紧急情况处理程序培训所有工作人员,如健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训。
二处理突发事件
(3)张贴显示有关的紧急程序,在可利用的地方显示相应得布告,让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名。
(4)实行紧急情况模拟演练,如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适,并指导员工的应对行动。
(5)明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责,一旦有情况,由他们担当处理。
(6)保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况,如有报警装置、灭火器、急救包等。
(7)保证定期检查和更新设备,如灭火器、急救包、报警装置的定期检查和维护。
(六)突发事件的应对措施是:
(1)准备清除的书面紧急情况处理程序。
(2)用这些紧急情况处理程序培训所有人员。
(3)在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序。
(4)实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序
(5)明确员工在紧急情况下的职责。
(6)保证工作场所受过紧急情况处理培训的人员。
(7)保证配备相关的设备和资源以随时处理情况。
(8)保证定期检查和更新设备。
二处理突发事件
(七)处理突发事件的工作流程:
(1)及早发现,马上报告,并保护好现场;
(2)查找问题的原因;
(3)成立临时指挥中心;
(4)控制源头,釜底抽薪;
(5)召开新闻发布会
三完成督促检查工作
(一)督查工作的内容:
(1)上级领导和本单位上司批示进行督查的事项。
(2)上级直属单位的重要工作部署与重要会议精神的贯彻落实情况。
(3)本单位的中心工作、重要会议及文件决定事项的贯彻落实情况。
(4)新闻媒体和重要客户对本单位的批评、建议的答复与处理情况。
(5)人大代表、政协委员以及职代会、股东会的议案、提案和建议的办理情况。
(6)下级单位请示事项的答复与办理情况,以及基层请求上级机关帮助解决问题的办理情况。
(7)秘书在日常工作中发现和了解到的、提议列入专项督查,并经上司批准的重要事项。
(二)秘书督查工作的特点有:
复杂性,原则性,时限性和权威性。
(三)督查工作的原则有:
(1)实事求是的原则;
(2)主动性的原则;
(3)分层次落实原则;
(4)时效性原则;
(5)督查与帮办相结合的原则。
(四)督查工作的方法督查工作的方法有:
(1)书面督查;(2)电话督查;(3)专项督查;
(4)会议督查;(5)调研督查。
三完成督促检查工作
三完成督促检查工作
(五)工作程序:上司交办事项督查的程序为:
交办→立项→登记→转办→承办→催办→检查→办结→办结回告→审核→立卷→归档。
(六)注意事项1. 查办、催办技巧:查办催办工作应当遵循一定的规律和方法,但也有其自身的特点和工作方式。一般来说有如