安徽国购Shoppingmall广场物业工作制度及流程.doc

安徽国购Shopping mall广场物业工作制度及流程
1、公司相关制度和流程
文件管理制度
第一条总则
、顺利进行,促进公司管理工作的效率,特制定本办法。
“文件”,是指业务工作上往来公文、函、报告、请示、会议纪要、规定、报表等。
、领取与寄送由行政部负责。
第二条文件的类别
。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文件。
。指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文件。
。指不宜向公司以外人员透露内容的文件。
。指非机密文件。
第三条外来文件的收发及处置
,在《外来文件收发簿》中登记,填写《文件处理标签》由总经理批示后,下发相关部门处理,行政部在处理时按下列要点处置。
,分送各部门。
,直接送收件人。
,必须立即退回行政部。

、回答、批办以及其他必要的处理,或者由其指定下属对文件进行具体处理。
,必须及时与上一级主管取得联系,按上级指示办理。
,必须与各部门商议后方能予以处置。

。
,原则上应在封面上注明文件所涉及事项的要点和发文者姓名,并由发文者封缄。
,原则上由文件上所指明的部门负责人或个人开启,其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者,不受本条规定的约束。
第四条内部文件的制发
,由部门拟订文件交行政部,由行政部统一格式编号拟定《文件审批表》交相关部门会签,由总经理审批后下发。

:涉及公司重大经营决策、规章制度、人事变动等事宜,均以公司文件下发。编号规则:皖国购司字(××××)000号(××××为发文年号,000为发文流水号)。
:临时的通知等以办公室文件下发,编号规则:皖国购办字(××××)000号(××××为发文年号,000为发文流水号)。
:凡公司会议形成的重大决定均应以会议纪要形式下发,编号规则为:皖国购纪字(××××)000号(××××为发文年号,000为发文流水号)。
:各部门使用的纪录表格在初次使用前必须到行政部进行编号,无编号的表格不允许在部门之间流转。编号规则:
Q/GG-××-001
流水号
部门代码
记录前缀
例如:行政部代码XZ,物业部代码WY,财务部代码CW,电脑部代码DN等。
:为确保下发文件在适用的场所使用和对密级的控制,必须对下发文件进行控制,控制其分发场所。公司所有下发文件必须有密级标识和文件受控号。
受控章形:

,下发时各部门必须在《文件签收簿》签收登记。
,在文件正本上附《文件传阅表》交相关部门传阅,文件被阅览后,阅览者必须签字,表示已经阅览完毕。如有必要,可在《文件传阅表》上填写阅览后的意见。

,否则将追究相关人员的责任。
,公司下发的文件各部门必须完整保存,行政部将不定期检查各部门文件的使用和保存情况,发现公司机密性文件使用、保存不当或遗失,将追究文件管理人员的责任。
,集中封存。

,应在部门查阅,档案室不接受查阅。
,查阅公司机密性文件,应办理文件查阅审批手续后,方可在档案室查阅。
第五条执行时间
此规定自发布之日起执行,由行政部负责解释。
第六条相关记录(见:表格汇总)
《文件样稿》。
《会议纪要样稿》。
《外来文件收发簿》。
《文件处理标签》。
《文件审批表》。
《文件签收簿》。
《文件传阅表》。
会议管理制度
第一条会议组织和安排
为避免会议过多或重复,公司正常会议一律纳入会议管理制度,原则上一律按例行规定的时间、地点、内容组织召开。

公司全体员工大会:报请总经理批准,综合管理部负责组织。