公司采购流程管理制度.pdf

公司采购管理程序
一、目的
为了提高公司采购效率、有效降低采购成本,满足工公司对优质资源的需
求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本制度。
二、范围
适用于本公司所有采购的物料及耗材品
三、定义
物料:指本公司所经营所需之直接与间接物料
采购人员:采购部执行采购业务人员
需求人员:各部门开具请购申请之人员
四、采购作业流程
:请购是指某人或者某部门根据市场及门店需求确定一种
或几种物料,并按照规定的格式填写物料申请给部门经理审核后提交
采购部。
采购作业是从接受物料需求一选择适当的厂商,并确定物料之名称,规
格质理交货期等要求,和订单发出,确认及物料接收并按时请款之过
程
应在合格供应商中选择供应商,如需采购物品现有的供货商无法达成,
就在网上或朋友介绍开发新的供应商,则由采购部对其供货商进行选
择及评估流程对供应商进行选择,考核等作业。如需采购的产品中有
被客户批准或指定的供应商,则采购部在采购产品时,必须从客户批
准和指定的供应商名单上采购有关产品,如采购部要从其他供货商处
采购时,必须将此供货商提供给客户批准,并经客户批准被列与客户
指定的供应商后,采购方可从该供应商处采购物料。如客户有新批准
的供应商名单或客户对原批准的供应商名单做修改和更改时,采购人
员必须及时对此客户批准的供应商名单进行更新
对直接购买的物料,由采购人员收到请购单时对请购的物料进行审核及
供应商价格,数量及交期等的确认。如果是重复性的采购,采购直接
在系统里生产采购订单并打印,经采购部主管经理签核后传真给供应
商,如果是新物料或新供应商,则进行供应商选择和评估及样品评估
流程,进行记录。然后才能执行采购流程传真给供应商。采购须进行
采购追踪及监控采购的物料,及时准确的到达公司入库,然后财务根
据送货单,入库单进行对账。如供应商无法按交期交货时,采购应征
求相关单位是否调料,或采取紧急对应措施(自行提货)如周期较长
的物料可先行订货,但要征求采购部门主管及经理的同意.
间接物料采购,由需求人员填写采购申请单,经部门经理批准并写申请
单号后交采购人员进行采购作业。采购人员对申请单进行审核以及交
期确认。如采购的产品之质量对提交给客户的产品质量基本上无任何
影响的物料采购(如:文具,消耗品,劳保等)由需求部门根据其实
际工作需要报经采购经理审批,由采购员直接进行采购作业。
采购产品的质量要求应在采购单上说明,如所采购的产品质量无法描述
清楚时,则需求部门或品质部应附上相关的采购产品的质量标准,要
求。且采购须与供应商确认采购物料之版次是否相符。
五,供应商选择及评估流程
新供应商的选择
客户指定之供应商由客户依据其本身规定进行评估,须注明针对某客
户,且不能因此而直接被推存为成其他客户的供应商
供应商的评估和考核
根据采购部的预选供应商名单及供应商评估调查表,采购部负责组织
SQA 部门和采购人员组成评估小组到预选供应商处进行供应商的评估和
考核,并将评估和考核的结果记录与供应商评估调查中,评估小组根据
质量体系和特定的质量保证要求和供应商调查表中的项目及内容对供
应商提供的相关资料和样品以及供应商的生产现场和生产能力等进行
评估和考核
合格供应商核准
SQA 部将供应商评估和考核的结果及资料进行整理后呈报公司领导核
准,经公司领导批准后的供应商被列为合格供应商,由 SQA 部将其登记
合格供应商清册,并将其资料整理建档,同时将合格供应商名单包采购
部。如供应商符合或具备以下条件,只需对其建立供应商评估调查表,
即可。无须对其进行其他评估和考核,此资料经公司领导特准后,可将
其列为合格供应商。
采购过程中产品质量监控
依公司对采购产品之质量要求,检验员应对供应商所提供的采购产品
之质量进行统计,并将统计的结果和状况记录于供应商绩效监控统计
表中,对连续 3 批检验不合格并拒收和退货的供应商,由 SQA 部按《纠
正和预防措施程序》填写“纠正预防措施表”通知供应商整改,并在
供应商限期改善的时间内对其执行纠正和预防措施做效果确认
供应商定期评估、考核
供应商定期评分为月评估和年度考核,供应商月评估:采购部每月应对
供应商的质量、交期、配合度或服务进行评估(统计时段为上月结日—
本月月结日)于次月 10 日前实施供应商月评估经采购经理核准后提交
SQA 部,对