合同管理制度.docx

一、目的
为了加强对合同的管理,明确工作职责和管理权限,维护合同的合法性和严肃性,依据《中华人民共和国合同法》及其他相关法规的规定,结合公司的实际情况,特制定本制度。合同说明及管理
(1)本制度所称的合同,是指公司与其他法人、自然人或组织之间采取书面形式订立的,具有法律约束力的合同、协议、备忘录及有关修改前述文件的文书、图表、传真等各类合同文件,以及具有合同性质的意向书、协议书等其他书面文件。
(2)本制度所称的合同管理,是指公司及公司职能部门依法订立、变更、解除、转让、履行、终止以及审查、监督、归档、控制等一系列管理行为的总称。
二、使用范围
本制度适用于以本公司名义所签定的一切合同、协议、以及相关的要约、承诺等法律文书。合同管理机构和职责
、公司合同管理采取归口管理与分类负责相结合的形式:
(1)公司人力资源部是公司合同管理的归口部门,并负责所有外签合同的归档保管并造册登记;同时负责与人力资源部相关合同的管理和签订;
(2)销售部、财务部依据本部门工作职责,负责相应合同的管理和签订存档。
、职能部门合同管理职责
指定专人保管合同文本,未经公司总经理或副总经理书面同意不得擅自借出;贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律、法规等有关规定; 参与管辖范围内合同的论证、起草、谈判和签订工作; 对管辖范围内合同履行情况进行监督和指导。
、合同管理人员职责
(1)检查合同履行情况,制止不合法律规定的合同行为;
(2)负责登记合同台帐,建立合同档案;
、合同谈判必须有公司领导(或授权)、相关部门负责人及有关人员至少2人以上共同参与,个人不得直接与对方谈判合同。
三、合同签订与审核(附件:合同审核汇签表)
、合同正式签订前,必须由文件拟定部门经理、副总经理/总经理(审核文本是否符合公司利益及内容条款描述是否合理)、法律顾问等(审核是否符合法律法规),依其工作职责对合同文本进行评审,共同做好合同管理工作;财务部对合同内的付款条款及法票内容审核。
、合同采用书面形式。根据种类和内容尽量选用工商管理部门规定的示范、推荐文本;如不适用可自行拟定合同,拟定合同原则上应具备以下条款:
(1)当事人的名称或者姓名和住址;
(2)标的;
(3)数量;
(4)质量;
(5)价款或者报酬;
(6)履行期限、地点和方式;
(7)违约责任;
(8)解决争议的方法;
(9)其他约定事项等;
、除合同履行处在我方所在地外,签约时应将协议、合同写入由我方所在地人民法院管辖。
、合同的签订必须审查对方当事人的主体资格、资信情况、履约能力,《法定代表人身份证明书》、《授权委托书》、《营业执照》等有关文件。
、合同必须由公司法定代表人或者授权的委托代理人签订,其他人员无权办理:
(1)委托代理人签订合同的,原则上须由法定代表人签发《授权委托书》,加盖公司公章。
(2)委托代理人代表公司签订合同,必须在授权范围及期限内行使代理权,禁止越权代理,否
则所签订的合同无效。
、委托代理人履行如下职责:
(1)在授权范围内负责谈判和签订合同;
(2)对签订的合同的可行性、真实性、有利性负责;
(3)对须报请上级审批的合同,办理申报手续,提出本人