公司文件管理制度SOP文件管理制度.docx

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:为达到公司管理目标,而明确制定的指导性文件,以达到统一思想、统一方法和统一行动的目的;:指保证在岗人员完成岗位要求的规定,即为规范作业人员的操作而制定的,对各项工作制定的操作程序和规范化规定;:是表达、解释工作结果和业务信息所运用的数据传递形式。它由一行(列)或多行(列)单元格组成,以便快速引用和分析。能够清晰简明地传递所需要表达的信息;:凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息的各类形式的公文、制度等文件,均属于保密文件;:属相对性概念。公司内部,以各类文件形式公开发布的公文、制度及相关表格等,均属于非保密文件。相对于外部,公司内所有非保密文件均为保密文件。(包括公告和通知):二号微软雅黑,加粗;:文件右上角;:文件编号及发文日期,黑体五号,靠右对齐;:——╳╳╳╳╳╳╳╳??流水号(3位数字)??20**自然年(如)????职能代码(见附件1,表1)编号中英文及数字采用五号Calibri字体。:收文:发文:抄送:主题:四号黑体;:小四号宋体,正文中的英文及数字采用小四号Calibri字体;:上、下、左、;:;段前、段后0cm;,装订左侧。:::三号宋体,加粗;上下左右居中;:文件编号及版本号填写在标题框中;:╳—╳—╳╳╳流水号(3位)职能代码(见附件1,表1)文件级代码(见附件1,表2)编号中英文及数字采用五号Calibri字体;:用A、B……表示,五号Calibri字体;:00、01……,五号Calibri字体。:宋体小四字体,加粗;:一级:、……..;二级:一级段落号+流水号,如:、;、……..;三级:二级段落号+流水号,如:、;、……..;四级:三级段落号+流水号,如:;……..;:宋体小四号,正文中的英文及数字采用小四号Calibri字体;:上、下、左、;:;段前、段后0;::司标,靠左对齐;“内部资料不得外传”,宋体五号,靠右对齐。:文件名称、文件编号及版本左对齐,斜体小五号字,Page(页码)of(总页数),靠右对齐。字母及数字使用Calibri字体小五号;,装订左侧。:司标,靠左对齐;:四号宋体,加粗,左右居中;:表格编号及版本号,右对齐;:╳╳—╳╳—╳╳/╳表单版本号(A、B、C…)/修改次流水号(2位数字)所属文件编号 编号中英文及数字采用五号Calibri字体;:用A、B……表示,五号Calibri字体;:00、01……,五号Calibri字体;:宋体五号字,英文及数字采用五号Calibri字体;:;:上左右2cm,下边距视表格布局而定;:单倍行距;,竖式表格指定宽度17cm;,装订左侧。:;:╳—╳╳╳╳╳—╳╳╳流水号(3位数字)区域码(见附件1,表3)自然年职能码(见附件1,表1)编号中英文及数字采用五号Calibri字体。:,以销售渠道及区域分类存档备查;:╳—╳╳╳╳╳╳╳╳流水号(3位数字)自然年区域码(见附件1,表3)销售渠道代码(见附件1,表4)编号中英文及数字采用五号Calibri字体。,文件编辑格式须按照本文规定;,由拟稿人填写《文件新建/更改申请》,经部门负责人初审,相关职能负责人评审,总经理或授权部门负责人批准发布;,由部门经理批准后发布。适用范围涉及多部门的文件,需报请总经理批准。所有文件均由总经办文控中心统一编号后发布,各部门不得自行发布制度性文件;、计划、公文须由本部门经理或总经理签批,并且在总经办文控中心编号后发布。、(不包括信件、快递)时,由总经办文控中心核对,登记在《外来文件清单》中,编号后转至接收职能,并由收件职能签收;,由总经办文控中心拟定文件发放范围,并加盖“受控”印章,按范围进行登记发放,并由部门负责人组织相关人员学录》上签名登记后,领取文件。,发生了文件丢失或破损时,不得随意借用他人的文件进行复印,需向总经办文控中心提出补充发放需求,在《文件发放/收回记录》上备注。。定期评审由原文件的起草部门组织相关部门,自发布之日起连续使用半年即进行一次评审;遇有组织机构、工作流程、法律法规等发生变化时由原文件起草部门组织对已有文件进行评审,执行文件更改申请流程(附件2)。,拟稿人在原版文件中将增加部分,以红色斜体字标注。删除部分,以蓝色斜体字体表示。同时在文件首页的“变更履历”中,注明本次修改内容和章节段落。总经办文控中心统一发布时,本次更改部分字体以黑色斜体表示,以示区别。,由拟稿部门经理初审,同时请相关部门进行会审,以确保文件的适用性。,其版本即进行更新,并记载更改内容。,每次修改出现大幅度更新,或修改页数超过3页的,需进行换版(版本号依次为A、B、C、…),原版作废,换发新版。《文件发放/收回记录》收回,加盖“作废”印章。需作资料保留的文件,在封面的右上角注明“保留参考资料”。不保留的纸质及光盘文件需进行粉碎性销毁或烧毁,网络共享形式存储的文件进行删除处理。《文件销毁登记表》,总经理审批后销毁。,原版文件由总经办文控中心填写《受控文件清单》后归档,或同时发布于公司共享网络平台。,填写《文件借阅登记表》,向总经办文控中心借阅文件的复印件,并按期归还。,借阅人在总经办文控中心办理借阅登记,在约定时间内按时归还,未经同意,借阅人不得翻印或转借他人;,借阅人需经部门经理、文件主控部门经理及总经理批准后按照上述程序办理借阅登记,并做好保密工作。,执行相关合同管理文件;,由财务部门统一管理和销毁;、会议纪要以及表单(如采购订单、销售订单、报价单等),由各业务部门按类别、日期等索引方式保管。、整理、短期保存本部门的记录,并按日期或类别的索引方式进行归档;、真实、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改。确需改正时,用杠改的方式,并签全名或盖章,注明更改日期;“五防”(防盗、防潮、防鼠、防虫、防火)的位置,以保持记录整洁,字迹清晰,并按规定的期限保存记录;,由申请部门填写《文件销毁登记表》交总经办文控中心审核后,由总经理批准销毁。;。《文件新建/变更申请》A-DCC-001-《文件发放/收回记录》A-DCC-001-《文件销毁登记表》A-DCC-001-《受控文件清单》A-DCC-001-《外来文件清单》A-DCC-001-《文件借阅登记表》A-DCC-001-《记录清单》A-DCC-001-:编码明细表表1:职能代码职能职能代码职能职能代码文控DCC信息I采购P财务F销售S总务、外包G市场M人力、培训H物流L劳动合同E加盟J其他O租赁(房屋、汽车、工具等)R表2:文件级代码文件级文件级代码总部A分公司B办事处D专营店Z表3:区域代码区域预留(0~9,A~B)华北0东北1西北2华东3华中4西南5华南6表4?销售渠道代码销售渠道渠道代码销售渠道渠道代码酒店餐厅C直销K团购T经销批发Q加盟J附2:文件控制管理流程图职能/人员流程细节文件拟稿人文件更改编写/修改文件本部门负责人文件审核相关部门负责人总经理/授权负责人文件批准总经办文控负责人文件批准/下发各部门文件负责人文件接收/使用总经办文控负责人作废版本收回/销毁各部门文件负责人文件管理文件接口文件新建/更改申请文件新建/更改申请文件新建/更改申请文件发放/收回记录文件发放/收回记录文件发放/收回记录文件销毁登记表SOP文件管理制度一、目的规范全院SOP文件管理,统一格式,及时更新和有效实施。二、适用范围医院各部门、各科室SOP文件管理。三、制度内容(一)SOP的定义“标准作业程序”(SOP):即“StandardOperationProcedure”英文首字母缩写,是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来,用来指导和规范日常工作的标准作业程序。(二)标准化的特征SOP是一种标准的作业程序。所谓标准,即具有最优化的概念,即不是随便写出来的操作程序都可以称做SOP,而一定是经过不断实践总结出来的在当前条件下可以实现的最优化的操作程序设计。说得更通俗一些,所谓的标准,就是尽可能地将相关操作步骤进行细化、量化和优化。细化、量化和优化的程度就是在正常条件下大家都能理解又不会产生歧义。(三)文件的分阶、编制、审核、批准、发布权责部门类别名称适用部门拟定人审核人批准人发布部门第一阶文件全院全院承办人委员会主管院级领导承办部门第二阶文件全院/部门全院/部门承办人部门主管院级领导职能部门第三阶文件科室内科室承办人科室主管部门主管科室(四)SOP文件编写说明1、页面设置采用国际标准A4纸(210mm*297mm),页边距上下、;页眉、。2、页眉(1)页眉可复制,页眉内容一般为:文件类别(如程序文件、管理制度、岗位职责、操作规程、工作流程、应急预案、作业指导书、外来文件、记录/表格等)、人民医XX科(XX科为科室名称)、文件标题、版本号、版次数、页码、受控状态、文件编号。(2)文件标题:一般文件标题为两行,即第一行为“人民医院XX科”,第二行为文件名,如“查对制度”。如果科室名称较长可以用三行,第二行为部门名称,第三行为文件名。3、页脚页脚可复制,其内容有:编者/日期;审核者/日期;批准者/日期。插入的页码置于页面底端,居中,用阿拉伯数字表示,小五号,可自动生成。4、标题宋体,3号,加粗,居中对齐,段前段后间距为0,单倍行距。5、正文宋体,小4号,首行缩进2个汉字字符,段前段后间距为0,单倍行距,左对齐,从左到右,横写横排。正文中第一级、第二级短标题加粗,长标题不加粗。6、正文结构层次序号第一级:汉字“一”后接“、”第二级:汉字加括号“(一)”第三级:阿拉伯数字“1”后接“、”第四级:阿拉伯数字加括号“(1)”第五级:阿拉伯数字加圈圈“①”所有加括号和圈圈的序号后均不能加标点符号。7、编写结构文件包含如下结构:标题一、目的二、适用范围三、具体内容四、支持文件五、记录其中标题、一、二、三条为共有结构。如有引用法律法规等相关文件的增加“四、支持文件”。有些文件中涉及记录的,则增加“五、记录”,并有相应表格式样,且实际工作的表格与式样应一致。SOP表格说明:表格标题居中,3号字,宋体,加粗;表格中字体为宋体,字的大小根据内容调整,表格中文字居中或左对齐;表格编号:小4号字,宋体,加粗,编号于表格下方右对齐;表格中间距根据内容调整,表格大小根据窗口自动调整,表格居中。8、文件的编号和版本标识编号采用“文件类别/序号(流水号)”的方式编号。文件类别采用汉语拼音(CXWJ-程序文件;GLZD-管理制度;岗位职责-GWZZ;CZGC-操作规程;应急预案-YJYA;WLWJ-外来文件;记录/表格-JL/BG等)。编号规则为:医院-科室-文件类别/序号(流水号)。样本文件:WFXYY-DPB-GLZD/001(001、002…..00N)。版本号、版次、页码、文件序号(流水号)均采用阿拉伯数字。特别注意:SOP文件所有编号不能重复;经废止的文件编号不再重复使用;第一次编写SOP文件的都视为第一版。(五)文件的编制、审核、批准与发布1、第一阶文件编制完成后,由委员会审核,院级领导签字批准,由承办部门发布:转档PDF格式,公告于院内系统,或印制成书面资料,提供给各部门执行。发布部门登记于《文件管理暨报废汇总表》上。2、第二阶文件编制完成后,由部门主管审核,分管院长签字批准,由职能部门发布:转档PDF格式,公告于院内系统,或印制成书面资料,提供给各部门执行。发布部门登记于《文件管理暨报废汇总表》上。3、第三阶文件编制完成后,由科室主管审核,部门主管签字批准,由科室于科内发布、施行。科室登记于《文件管理暨报废汇总表》上。4、第一阶文件及第二阶文件正本由发布部门保存,第三阶文件正本由科室保存。(六)文件的修订、废止1、对运行文件至少每两年进行内审并确定是否改版修订。2、文件编制、发布部门在实施过程中要注意收集职工及部门意见,当原文件不适应新的环境、情况时或者上级有关部门文件精神、规章要求、国家政策、法规有新的变化时,文件编制部门应及时修订,应由编制部门提出修改要求,文件修订完成后经原审核、批准、发布程序重新发布,原文件即行废止。流程:编写-审核-批准-发布-培训-实施-检视-修改-编写...。3、文件因到期或业务变更而废止时,第一、二阶文件,经部门主管审核,分管领导批准,由发布部门移除、废止,在院内网上删除旧版或经废除的文件,并在院内系统公告。第三阶文件,经部门主管批准后,由科室移除、废止,在科内公告。废止文件做好作废标记或盖作废专用章,放置在非使用场所,以防误用。废止电子版文件正本由发