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应用文写作--专业人员继续教育课程
南京市广播电视大学
三)日常生活应用文
日常生活应用文主要指个人用来处理日常生活事务和礼仪的应用文,如书信、电报、启事、请柬、讣告、日记、读书笔记。日常生活应用文与个人的日常生活、人际交往活动关系密切,使用范围很广。日常生活应用文虽然也有一定的格式,但不十分严格,写作较灵活自由。 以上只是从大的方面来划分。如果进一步,还可根据行文方向、内容性质或其他管理文件的标准来划分。
第二章国家行政机关公文(上)
第一节公文的格式和行文关系
一、公文的概念 公文是国家机关、社会团体及企事业单位在公务活动中,为行使法定职权而制作的文件。它能够跨越时间、空间的限制,有效地传递公务活动所需要的信息。因而行政公文虽然数量不多,但却是应用文中的一个主要门类。 为使国家行政机关的公文处理工作制度化、规范化、科学化,提高公文处理的效率和质量,经过几年的实践,国务院办公厅对原有的《国家行政机关公文处理办法》进行了再次修订,于2001年开始施行。 修订后的国家机关行政公文共有十三类十三种,即: 一、命令(令),二、决定,三、公告,四、通告,五、通知,六、通报,七、议案、八、报告,九、请示,十、批复,十一、意见,十二、函,十三、会议纪要。 在社会公务活动中,我们只有准确地使用和撰写行政公文,才能确保政令畅通,使上下左右声息相通,步调一致,正常有序地工作,体现出新时代的新特点和新要求。
第一节决定
决定的适用范围 决定记录和反映了各类机关的重要决策结果和内容,它是一种带有制约、规范、指导作用的下行文,对于下级机关的工作过程或者活动具有强制力和约束力,是一种兼具领导性与规定性的公文。决定以机关名义发布,以国家行政机关为例,按照有关法律,决定的发布机关是国务院,国务院各部委,以及县级以上(含县级)地方各级人民政府;乡、民族乡、镇人民政府也可以发布决定。 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
决定的写法 决定的格式主要由标题、正文、签署和日期组成。1、标题决定的标题应当精炼地反映决定的主要内容,通常要求写全项标题,即发文机关、事由和文种。2、正文决定的正文,应具体表达决定原由及对具体事项或行动的意见、要求、方法、措施等内容。具体写法有两种:宣告性决定,因其内容相对简单、篇幅又较短小,所以,常按“决定原由”、“决定内容”的顺序作篇段合一的方法来进行表述。指挥性和表彰性决定,因其内容相对复杂,所以,常采用二部式结构表述:第一部分是开头,阐明决定的原由;第二部分是主体,阐明对有关事项或行动的意见、要求、方法、措施等内容,可按一定逻辑顺序分条列项进行表述;有时也可采用小标题的方式来表述。3、签署及日期决定的签署与其他行政公文一样,在正文的右下方签上发文机关及成文日期,其中,如果是需要明确通过决定的时间及会议,则可将二者写在标题的下方。
撰写决定的注意事项:第一,要注意决定的必要性。第二,要注意决定的正确性。
第二节通知
一、通知的适用范围 在机关、团体和企事业中,作为通用公文的“通知”是应用范围广,使用频率高的一个文种。 通知适用于批转下级机关相关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。 通知的适用范围广,从公布国家的政策法令,到基层单位的事务告知,无论是党、政、军机关,群众团体,还是企事业单位,上至中央,下至地方,单位无论大小都可以使用通知这种公文形式。由于通知的限定性小,机动性、灵活性大,所以处理各种事项用其他公文不好归类和使用时,常常考虑用通知来发文。通知均以机关名义发布。
二、通知的写法与撰写注意事项通知的写作格式由标题、受文单位、正文、签署和日期几部分组成。 标题常用的写法有两种:一种是发文机关、事由、文种三要素俱全,另一种标题是只有发文事由和文种两要素,
受文单位即被通知对象或主送单位,一般是单位,有时也可是个人。 通知的正文多用祈使语句,适当配以说明语句,而且口气坚定,不容置疑。 签署和日期通知的正文结束后还要将发文机关名称写上,然后再写成文日期,最后要加盖公章。
撰写通知的注意事项:第一,要认真仔细。第二,被通知单位的名称要写清写全。通知的主送单位可以是一个,可以是几个,也可以是所有下属单位,发文时必须写清楚,通知周全。如使用“省政府有关部门”一类略称,所附发文单位则应写明“有关部门”的名称,以避免发文不全,贻误工作。
第三章国家行政机关公文(下)
第一节报告
一、报告的适用范围 报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。 报告从性质上看是一种陈述性的公文;从行文关系上看,是一种典型的上行文。
二、报告的