费用报销制度.doc

为了加强公司财务管理,杜绝浪费,控制成本,保证效益,提高工作效率,使财务日常工作制度化、程序化,根据财务会计法规及本公司的具体情况,特制定以下付款管理制度。
1、报销及请款时间
核销时间:每周二、三、四14:00至17:00
其他非急需请款时间:每周四下午:13:00至15:00
报销时效:费用及采购等出、入库单必须在发生三日内,交到财务部指定会计核销,因出差或其他因公事宜的,最长不超过一周,否则,不予报销或者付款。
2、报销和付款单据的填写

按照所需资金和用款性质不同填写不同的单据,资金在1000元以上提前1天预约,资金在2000-5000元提前2天预约,资金在5000元以上的提前3天预约,各项支出在每周五到财务指定人员处以书面形式或者电子邮件形式预约下周的各项支出或者预算外支出
《借款单》:预借款(注明资金性质,事由,部门,借款人签字)并附“工作请示单”、“出差申请单”、“业务招待费审批单”、“获批的采购申请单”、“印刷项目需求单”等到财务部办理借款手续,财务审核借款额度
《差旅费报销单》:出差报销填写此单据,附出差工作总结表到财务审核
《用款申请单》:一般金额在￥1,,附各类请示单和合规发票,按照用款单上各项明细逐项填写完整到财务审核
《报销单》:除以上外的其他一些费用报销,如无借款的则提供相关的业务获批后的各类请示递交财务审核;
《支出凭单》:劳务费、咨询费没有发票的或已报销未支付等款项;
以上各类单据必须填写支付费用所属者、报销人,费用所属部门、报销事由、各类必要台帐、原始附件张数等事项等,如果是项目相关的费用则注明所属项目;
根据合同和发票约定支付的各类款项,含结算款项、预付款、定金、押金、保证金等,应当包括发票或收据,相关合同,如以银行存款支付,还应当包括支票存根等银行扣窾凭证;

(1)所有费用单据必须是正规、合法的票据,原则上是税务局统一印制的正式发票且须加盖开出单位的“财务专用章”或“发票专用章”方为有效(火车票除外),不允许出现收据或白条。金额、开票日期必须全部一次性复写,不允许撕下后补填,特殊情况需事前请示或报上一级主管领导书面同意后方可特殊处理;
(2)凡是购买物资或物品的发票或清单上要有明确的数量、单价,否则不予报销;
(3)发票上的各要素要完整;并在发生后及时在发票背面应注明事由、参与人员、报销交通费时应注明出发地及目的地
(4)对于丢失发票的规定,由丢失人写出详细情况(丢失发票、收据的原则上应向发票、收据开出单位取得书面证明),经所属部门负责人签字后按报销程序报销。但只能按真实发生金额的50%报销;
(5)发票抬头须视业务性质而具体不同:特别是为项目发生的,原则上发票抬头为销售合同所属的签订公司,如为杭州公司采购设备的则必须是增值税专用发票需抵扣,各公司的开票信息如下:(补上)
北京公司:收入户:名称:北京信息技术有限公司
开户行:交行海淀支行双榆树分理处
帐号:
支出户:名称:北京信息技术有限公司
开户行:中行科技会展中心支行
帐号:
国、地税税号:1
公司地址:
电话:

每项支付必须先有业务审批作为支持,否则财务有权不予支付各款项
(指可以或者有必要做这件事情)
(1)采购支付按照《采购制度》执行,即需求部门提成申请,经部门负责人审核确认,递交(行政部)确认库存情况,如确需采购的则签字确认交总裁办审批,审批后进入询价环节、财务核价环节。采购员凭借获批后《采购申请单》填写支付的各类单据;
(2)其他:由经手人提出工作请示,注明预计花销费用,并经部门负责人确认,递交总裁办审批
各分支机构经分管领导审核后递交总裁办审批
(原则上业务发生完毕三日内进行费用核销)
(1)员工根据实际发生的业务内容及金额,在自己工位上粘贴原始单据,填写相应报销单据并注明原始单据的张数;粘贴单据时,原始单据不得超过费用报销单的面积,呈阶梯状按照业务发生的时序性先后粘贴,如有借款注明已借款金额;无借款附相应的请示单;(差旅费应附出差总结表)
(2)填写完毕报销单据和原始单据后递交部门负责人审核业务的真实性;不合理的返回
(3)部门负责人签字后交财务部账务主管处审核票据是否符合制度规定及可报销的金额;不合理返还
(4)帐务主管审核后交财务经理进行全面复核,不合理的返还;各分支机构还要交分管领导复核;
(5)财务审核后较总裁审批(除授权外);(各分支机构汇总审批)
(6)出纳根据批准后的凭证复核后进行结算。
费用报销