收发文管理办法.doc

收发文管理办法
第一章总则
为规范四川宏华石油设备有限公司(以下简称“宏华公司”、“公司”)公文处理工作,提高行文质量和公文运行效率,依据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》,结合公司实际,特制定本办法。
子公司可根据本企业实际,参照执行本管理办法
公司公文是用来沟通、协调和处理上下左右之间关系,办理公司各项公务的具有法定效力的公务文书。具体用于发布公司规章制度、管理办法,施行行政管理措施;请求和答复问题;指导、布置和商洽工作。
公文处理工作必须严格执行国家及公司有关保密规定,确保公司秘密的安全。
宏华公司办公室负责公司本部公文处理工作,包括公文的草拟、印制、审核、收发、传递、督办、立卷、归档、销毁等,并对宏华公司各成员企业的公文处理及宏华公司各职能部门的公文草拟工作进行业务指导。
董事会秘书办服务于董事会,主要处理股东大会决议、董事会决议、上市公司公告,信息披露等事项,办公室予以协助。
第二章公司发文处理
发文处理:发文程序包括拟稿、审核、签发、复核、打印、用印、分发、存档等。
公文拟稿:一般公文按照分工负责的原则和日常工作程序,谁主管的事项由谁拟办,带有政策性、战略性、全局性的重要文件,有关负责人要亲自拟办,也可以集体研究,提出方案,再指定专人拟办。草拟公文应附相应的办文依据,根据来文拟办的公文,应附来文及办公室文件处理单等;根据领导批示草拟的公文,应附有关领导批示,根据会议议定事项草拟的公文,应附有关会议纪要,因工作需要主动办理的公文,必要时应附简要说明。
公文审核:公文审核实行分级负责制,主办部门负责人要对本部门拟定的公文进行初审并签字,凡公司发文应由办公室审核后送公司领导审签,部门发文也应由办公室审核。
审核内容包括有无发文的必要;用什么名义和文种行文;内容是否符合政策、法规;主送机关、抄送机关是否合适;提出的措施和要求是否明确具体;涉及有关部门和单位的问题是否协商一致;篇章结构是否紧凑合理,行文是否恰当等。
未经办公室核稿的公司级公文,公司领导不予签发。
签发:以公司名义发出的公文由董事长、总经理、副总经理、财务总监按照分工负责的原则签发,其中上行文以及涉及有关重要问题或涉及面广的公文由有关分管领导审签后,根据公司章程的规定权限送董事长或总经理签发。以部门名义发出的公文,应由部门主要负责人签发。
签发人审核修改后在"签发"栏内签批"发",并签上姓名和时间。姓名应写全称。未经公司领导签发或口头同意的公文,办公室拒绝承印和盖章。公司领导口头同意印发的公文,事后,由秘书人员让同意印发的领导补签。
复核:文稿经董事长或总经理签发之后,由文件主办部门负责校对,办公室负责审核。
打印:公文必须依据签发的文稿打印,其全部内容必须与文稿一致,不得在打印过程中擅自增加或减少原文内容。没有特殊情况,当天签发的公文,当天印发。
打印文稿清样必须认真校对,保证不出现错漏现象。若发现原稿中有错漏、疑问之处,应向拟稿人或签发人提出检查核对,由签发人考虑改定,校对人员不得擅自修改。
用印:经审核履行正常公文审批程序,复核无误的文稿打印成正式文件后,由办公室专职人员在文件落款部位盖章。
分发:办公室根据文件报、送、发的范围,负责将文件分发至相关单位、部门或个人。无特殊情况,收发人员必须做到当天印制的公文,当天送达,并认真履行发