收发文管理办法.doc

收发文管理办法
1 目的
为了规范项目部收发文制度,保证办公室工作的标准化,提高办公效率,根据项目部工作的需要,制定本办法。
2 适用范围
湖南XX工程项目部
3 管理规定
总则
1)收发文工作应做到收发及时,规范统一,传递快速,环节畅通。
2)文件经办过程中,应防止原文件损坏,确保文件的安全;文件办理后,保证文件的齐全、完整和准确。
3)在工程项目实施过程中所形成的往来文件,任何个人不得私自占有,统一归口综合管理部存档,进行集中管理。
4)项目部员工在文件经办过程中应注意做好保密工作,禁止泄露来往文件中的保密内容。
5)项目部各部门接到收文后,应按领导的审签意见及时办理;属于部门联合承办的,由综合管理部做好衔接、协调工作,相关部门密切配合、及时办理。
6)已送项目部领导审签或部门办理的文件,收发员应注意催办,防止漏办或延误,并及时收回存档。
收文
1)公文
(1)公文包括各级政府有关部门、上级主管单位及工程相关建设单位的来文、来函。
(2)项目部员工直接收到的文件,应将文件原文转交综合管理部,由综合管理部按收文处理流程办理。
(3)公文处理流程(见图)
收到来文
收发文人员办理签收
收发文人员登记来文
(见附件1:《项目部收文登记表》)
收发文人员办理来文
(见附件2:《收文处理单》)
综合管理部根据来文内容
提出文件处理意见
送交领导批示、部门处理
收发文人员收回存档
2)工程资料
设计、施工、监理报来的工程技术资料,设备厂家资料,工程建设有关的合同协议,招(投)标书等。
(1)设计单位的图纸、设计修改通知单等设计文件
设计单位发来的施工图、设计修改通知单等设计文件,要经过项目部部门领导和项目部经理审签(附件3:《施工设计文件审查意见单》)后才能发送。
设计单位的图纸、设计修改通知单等设计文件发送分配情况见下表:
项目部施工图发送分配表共20套
施工图类别
监理
项目经理
工程技术部
机电设备部
计划合同部
业主
存档
土建、电气
8套
3套
2套
1套
1套
1套
4套
(2)施工、监理单位上报的资料
施工、监理单位上报的资料,经过部门会签(附件4:《内部会签单》) ,由项目经理签署处理意见后,将处理意见返还来文单位。
(3)工程建设有关的合同、协议
合同、协议等发送分配表共5份原件(1正4副)
合同类别
项目
经理
工程技术部
计划合同部
院工程建设管理公司
存档
土建、电气、安装
1份
1份
1份
3份
1份
复印件
复印件
原件(副本)
原件(1正2副)
原件(副本)
(4)设备厂家资料,工程建设有关的合同协议,招(投)书等按项目部负责人批示发送。
(5)项目部收到工程资料,需要发给参建单位或部门的,应及时登记和发送。见附件5:《图纸资料发送登记表》。
发文
1)公文
(1)项目部以红头文件形式向相关建设单位发出的文(函)。
(2)统一项目部发文编号:桥总(工、综、计、安)字[年份]
×××号。
(3)文件密级:A级:机密 B级:秘密