文件管理规范.doc

文件管理规范
编制/日期
审核/日期
批准/日期
文件修订履历
日期
修订状态
修改内容
编写人
审核人
批准人
:
规范质量体系文件和资料的管理。
:
本规范适用于质量体系文件和资料的日常管理。
:
《质量手册》
《文件控制程序》
《文件编写规范》
:
:负责对公司受控的文件和资料实施规范管理,具体执行《文件管理规范》的有关规定。
:按照《文件管理规范》操作,负责本部门文件和资料的规范管理。


,应分类在《文件登记表》和《表单登记表》上进行登记。
、更改或作废文件后,应及时进行登记。
《文件新制/更改/作废申请》、《技术资料发放清单》的发放内容,进行逐项核对后签字接收。

、程序文件按管理者代表确定的《研祥质量/环境管理体系一、二级文件发放范围一览表》发放。
(除技术资料外)和环境记录按批准人确定的《文件新制/更改/作废申请》的发放范围发放。
《电子类技术资料发放范围》、《机械类技术资料发放范围》发放。
,其更新以文控中心的通知邮件为准。
。
,必须有编写、审核、批准人的签名或加盖有效名章。
、批准后的受控文件,发放前由发文部门向文控中心同步提供内容一致的纸质文档和电子文档。
、装订,并在复制件盖上红色“受控文件”或“试制文件”印章(印章样式见附图)。其它人不允许在受控文件上私自加盖图章。
,做到准确无误。
,必须当场根据发放清单清点核对,签字确认。新制的文件登记后立即下发传阅;更改的文件登记后立即换下相应的旧版文件,以确保文件现行有效。
、回收和作废
(技术资料类除外)需要更改和作废时,必须填写《文件新制/更改/作废申请》。技术资料类文件需要更改和作废时,(设计更改通知)(工程更改通知)。
对已定型(鉴定)产品的设计更改,应征得顾客的同意,并由相关部门作好设计更改记录的保存。
、二、三、四级文件目录的共享。部门文员负责核对,以保证本部门使用的文件资料为最新版本。
。作废的正本旧版文件加盖蓝色“作废文件”印章(印章样式见附图),装入文件作废袋保存,其作废的年限按《受控文件保密管理办法》执行。
(含企业秘密)的旧版文件,登记后全部予以销毁。其它的旧版文件加盖作废章后,可以整理利用。
《旧版本文件登记表》按时退回文控中心。因故不能将旧版文件按时退回时,要向文控中心申报并说明原因,否则一律视为没有按时退回。