文件管理制度.doc

文件及档案管理制度
一、文件管理制度
「分级、分办、批办、承办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁」等程序;
,由管理部经理室签收登记;总经理的收文,由总经理室签收登记;
属公司领导亲收件,一律交收件人亲自拆封;
,根据总经理的批示,由总经理室转交各位领导传阅,如需转交有关部门阅办,应由保密员送交,并经登记、签收后方可送交;
,秘密级以上文件必须到经理室阅读,因工作需要借阅文件应办理手续,用完后及时退还,秘密级以上文件,各级领导及有关人员均不得携离办公室;
,必须认真负责,按规定期
限迅速办理,不得拖延积压;
。负责办理公文的人员,对自己经手办理的公文,应件件有着落,事事有下文,转办要及时,催办有结果,防止积压误事;
,应根据文书立卷、归档的有关规定,及时将公文定稿,正本和有关材料整理立卷,当年文件应于第二年第一季度移交完毕;
,应将文件(含保密记录本)清理移交,凡参加公文公议带回的文件,应及时送经理室登记保管;
,经过鉴别和主管领导批准,由总经理室定期销毁。销毁秘密文件,要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销,秘密级以上文件不准作废品出售,一律送碎纸机处理。
二、档案管理制度
(含会议文件),要及时上交经理室,文件回收后按“条、款、类、目”分别存放,下一季经检查齐全后,整理立卷归档;
、按题目分类、或按地区、时间等形式分类,但是,为了查找方便,无论采取哪一种分类形式,都必须在档案夹里清楚地标明并按顺序排列好;
,以免散失、积压;
,清除不必要保存的材料;
,以便于查找;
,把材料按类别分组装入待办卷宗,使所有材料都能随手而得,避免盲目查找;
、长期、短期分别组卷,卷内文件要「正文和底稿」、「文件和附件」、「请示和批复」放在一起,卷内页号一律在右角,案卷目录打印四份,卷内目录打印五份;
,装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,对破损或退色的材料,应当进行修补和复制;装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边;纸面过大的书写材料,要按卷宗大小折叠整齐;字迹难以辨认的材料,应附上抄件;卷宗标题要标明作者、问题或名称,文字要简练、确切,用毛笔或钢笔书写,字迹要端正;
,进行系统排列、编张号、抄写案卷题目和案卷封面、确定保管期限、装订案卷、排列案卷、编制案卷目录等,档案目录主要由封面、全宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成;
、机构排列,永久与长、短期案卷分开保管,每个箱上要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号;
,做好防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作;
、保管等情况进行一次检查发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全;
。销毁档案材料前要经过认真鉴定,确定要销毁的档案材料