办公用品管理办法.docx

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文件名称:办公用品管理制度
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办公用品管理制度
目的
为规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序,使之管理有序,责任明确,节俭节约,避免浪费,特制订本制度。
适用范围
本制度适用于集团各中心及各子公司。
办公用品的分类
,其中非固定资产类办公用又分为消耗品及非消耗品;
:电脑及大型配件、打印机、文件柜、空调、风扇、相机、投影仪、办公桌椅等价值较高的物品;
:
:主要指低值易耗,无法回收重复使用的办公用品。如签字笔、笔芯、圆珠笔、铅笔、胶水、透明胶、大头针、图钉、回形针、笔记本、标签、告示贴、便条纸、信纸、橡皮、钉书钉、透明文件袋、白板笔、修正液、打(复)印纸、萤光笔、印泥等;
:主要指低值但不易耗,可回收并重复使用的物品。如:装订机、割刀、插线板、剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、计算器、笔筒、长尾夹、文件夹、鼠标垫、单(双)文件资料夹、文件整理框、电话机等。
办公用品管理责任部门
:
、出入库登记、发放、内部盘点等工作;
、筛选、合作协议签订;
:负责固定资产类办公用品的定期监督盘点工作;
:负责提交办公用品购买计划、维护、申请、领用、管理等工作。
办公用品申请与审批

向所在公司行政管理部门提交《办公用品需求表》(附件1);
《办公用品需求表》后,结合所在公司的行政费用预算情况对需求的合理性进行审核,对符合申请要求且在费用预算内的办公用品,进行统一采购;
,需提交办公用品增补申请,以OA形式申请审批后方可购买,临时申请用品采购按轻重缓急由行政部安排;
办公用品采购
,非固定资产类办公用品由行政专员按需求于每月28日前联系指定供应商定时定量购买;
,但行政部在采购前除对指定供应商的价格进行询价外,还应积极寻找性价比更高的供应商进行比价,提交不少三家供应商的询价记录,并经审批通过后提交采购申请,按公司审批权限,经审核通过后进行采购;
,预防采购过程中的徇私舞弊,,在正式提交询价报告前三天,应在公司OA公示栏公示采购内容,以鼓励员工积极提供高性价比的供应商资源;
,行政部应积极对经常性采购品或大额采购品,特别是固定资产类办公用品建立《行政物资指导价格目录》,经集团成本中心审核、总裁审批通过后作为集团各中心、各子公司行政办公用品采购指导价格;
,原则上在采购时不得超出规定采购标准,超出部分将按集团《人力行政费用预算管理办法》的有关规定进行考核;因实际需要不得不超出标准采购时,则应按预算外费用情形经集团总裁、董事长审批通过后方可采购;
:
,浙江地区子公司由浙江安卓房地产开发有限公司行政部统一指定合格供应商;
,包括合格供应商的考察、筛选、档案资料建立、合作协议签订等;
,经集团总裁审批通过后,下一年度行政物资原则上均在指定供应商处采购,具体按本制度相关规定执行。
办公用品入库与保管
、数量、类别的签收并办理入库手续;
,并定期对办公用品进行检查,防止办公用品受潮、损坏或丢失,确保办公用品的正常使用,对已发放使用的固定资产类办公用品还应进行编号管理,并定期检查其使用情况;
、财务部配合每年对办公用品进行盘点,核对台账与实物情况,保证账物相符;
,合理调整各部门需求的种类和数量,以减少资金占用和保证正常办公所需。
办公用品领用
(见附件2)并做好领用记录,配置以行政部安排为准,现标准见《员工入职办公用品配置表》(附件3);