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办公用品管理制度
一、目的
为加强办公用品的管理,控制费用开支,规范办公用品的采购与使用,本着勤俭节约和有利于工作的原则,根据实际情况,特制定本办法。
二、适用范围
适用于公司各部门及全体员工
三、职责
1、办公室人员负责各部门提出的办公用品申请单进行核查送审,并对所需办公用品进行统一采购、发放、登记和分析汇总。
2、总经理负责对办公用品配置情况进行审批。
3、各部门负责对所需办公用品每月准时提交《办公用品申请表》,并做好相关办公用品的领用和维护工作。
四、办公用品分类定义
1、固定资产类办公用品,如:复印、传真、打印机、电脑、碎纸机、办公桌、办公椅、文件柜等。
2、非消耗性办公用品,如:电话机、钉书机、打孔机、剪刀、文件夹等。
3、消耗性办公用品,如:笔记本、各类凭证、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、回形针、笔芯、公司印刷品、复印纸、传真纸、中性笔、白板笔、大头针等。
五、具体规定
1、办公用品的发放
(1)固定资产类、非消耗性办公用品的申购,要根据计划和需求呈报总经理审批,批准后由办公室人员统一购买;
(2)消耗性办公用品根据实际需要以个人为单位发放。发放流程如下;
A、各部门根据办公室制定的《办公用品申请表》,统计各部门下月所需办公用品,经部门主管确认后于每月27日前提交综合办公室。
B、综合办公室负责人复核,经分管领导批准后交综合办公室职员统一采购。
C、每月7日前由综合办公室根据各部门的计划通知各部门人员进行领取并做好领取登记。
D、新员工到职或临时急用品可根据实际情况特殊处理,综合办公室每月会适时备用部分常用办公用品。
E、消耗性办公用品超出150元的,经总经理批准后方可购买。
2、办公用品的管理
(1)、固定资产类办公用品
A、进行编号管理,由财务部统一登记用品。
B、日常的管理由使用部门或使用者进行;公司公用品由综合办公室进行管理。
C、出现损坏或故障根据实际情况由综合办公室统一安排修理。
(2)、非消耗和消耗性办公用品。
A、由各使用部门或使用者管理。
B、非消耗性办公用品如有损坏无法修复或使用的,应以旧品换新品,如有遗失应由部门或个人赔偿或自购。
C、设立《办公用品领用单》,由综合办公室统一保管,以便于掌握办公用品的领用状况。
D、员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品,由综合办公室确认。
(3)、各部门每月的办公用品用量应在月底进行仔细检查预算,在月中确有特殊原因须要增加或另买时须由部门负责人递交书面的超支“情况说明”给综合办公室,报综合办公室负责人核查后再确认处理结果。
(4)若无特殊原因超支,公司不再为其购买,但部门负责人为保证工作的正常进行,自行解决办公用品费用。
(5)月度办公用品使用定额由上月25日—下月25日为一个周期。
六、惩罚
1、公司办公用品应做公用,私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣出。
2、公司办公用品应本着节约的原则,如有浪费者一经发现将在当月考核分中扣5分。
3、员工应自觉爱护各类办公用品,如有不正当或不合理实用而损坏应照价赔付。
七、相关表格
《办公用品申请表》、《办公用品入库单》、《办公用品领用单》
8、附则
本制度于年月日开始生效执行。
附件1 办公用品申请表
部门: 年月日
物品名称
数量
价格
用途
备注
附件2 办公用品入库单
部门年月日
物品名称
数量
价格
备注
附件3 办公用品领用单
物品部门
数量
单价
合计
办公室
工程部
财务部
物业部
领取时间
印章、证件使用管理办法
一、为了使公司印章、证件的管理和使用安全、规范、统一,保障公司的合法权益,结合公司实际制定本办法。
二、本办法中的印章和证件包括:
1、印章类:
(1)、公司性印章:公司公章、公司合同章(包括公司已作废的旧公章)。
(2)、公司领导印章:公司法人印章、公司总经理印章等。
(3)、各部门的印章。财务部专用章等
(4)、其他印章:项目部印章等、公司各部门作废的印章等。
2、证件类:
(1)、公司性证件:营业执照、资质证书、税务登记证、组织机构代码证、法人证书、公司荣誉证等证件(包括正、副本)和复印件。
(2)、公司职员的毕业证书、资格证、身份证复印件等。
三、印章、证件的管理部门、管理员及职责
1、公司性的印章、公司领导人身份证复印件等,由办公室主任管理。
2、公司领导印章、财务部专业用章,由财务部出纳统一管理。
3、公司职员的各种证件原件或复印件由综合办公室统一管理。
4、其它印章公司性证件由工程部管理员统一管理。
5、公司及各部门应妥善保管印章和证件,存放于