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快捷的证书打印和管理方法
如何开发利用现有的Office中的功能实现对证书的打印和数据管理是目前提高计量检定机构办公效率需要解决的问题之一,现结合计量检定过程中常用的证书类型和需要统计的信息,摸索出点滴体会介绍如下。

Microsoft Access、Microsoft Word、Microsoft Excel

。
Access、Microsoft Excel和Microsoft Word之间的电子文件在计算机内进行“邮件合并”的功能,可实现:
⑴在Microsoft Excel录入需要打印的证书全部信息的录入。
⑵在Microsoft Word中打印证书。
⑶在Microsoft Access中保存数据信息。
、打印、保存多份证书。
(送检单位、计量器具名称、型号/规格等内容相同时可快捷的进行拷贝),提高录入速度,节省录入时间。

下面以不出数据的两页检定证书为例进行介绍。
Excel文件
⑴在空白文档内分别输入识别1、编号1、送检单位、计量器具名称、型号规格、出厂编号、制造单位、检定依据、检定结论、N、Y、R、y、m、d、识别2、编号2、H11、H12、H13、H14、H21、H22、H23、H24、H31、H32、H33、H34、H41、H42、H43、H44、H51、H52、H53、H54、地点、温度、湿度、第、共等42列的内容:。
说明:
①识别1和识别2分别为第1页和第2页的编号项中的室识别码。
②编号1和编号2分别为第1页和第2页的编号项中的证书编号。
③年、月、日为检定日期的年、月、日。
④y、m、d为有效期的年、月、日。
⑤H11、H12、H13、H14、为检定所依据的主要计量器具栏目的名称、型号/规格、不确定度/准确度/证书编号行。其它的依次类推(十位代表行,个位代表列,也可以使用其它的两位字符对行和列进行命名)。
⑵定义文件名(如:兆欧表检定证书),存盘备用。
⑶生成的“兆欧表检定证书”见图1
图1
Access数据库文件
⑴打开Microsoft Access,选择“ess数据库”并点击“确定”。
⑵在“保存位置”处选择路径,在“文件名”填写数据库文件的名称(如检定证书)。点击“创建”建立数据库。
⑶在“检定证书:数据库”内引入或链接已经建立的Microsoft Excel表格。(如:兆欧表检定证书)见图2~4
注意:
①引入或链接时,需要在数据库的空白处点击鼠标的右键,在弹出的对话框中选择。
②引入或链接时,文件类型应选择Microsoft Excel。
③引入或链接时,选择“第一行包含列标题”复选框。“引入表名称”或“链接表名称
”为:兆欧表检定证书。
图2 图3 图4