和我们身边很多人一样,小美也是一名刚入职场不久的普通白领,每天朝九晚五地往返于公司与家庭之间,忙碌但很快乐。一直以来小美都在心中立有宏愿,梦想着哪一天也能像杜拉拉一样,通过自己的奋斗出人头地,最终成为一名令别人艳羡的白领丽人。那么她是怎样做的呢?下面还是让我们一同走进小美的生活,看看她那忙碌而充实的一天吧!
AM 9:10 安排当天日程
到达办公室忙完了手头工作后,小美便开始着手制订当天的日程。在QQ邮箱中,“记事本”便是这样一项类似日程管理的小工具。进入该面板后,迎面便是一个快捷书写栏,只要将要安排的事项输入保存,QQ邮箱便会依次记录。为了能让日程看起来更有条理,小美还特意将右侧的“我的分类”修改为“常规”、“需追踪”、“紧急!!!”三项,这样每条日程便能根据情况设定成不同级别,用起来方便多了!
图1 制订日程
图2 日程列表
【提示】如果某条日程比较重要,也可进入“完整格式”,点击“设置提醒”设置定时提醒。时间到后,QQ邮箱将会以电邮的形式提醒用户。
AM 9:20 谁的邮件分分类
刚刚打开电脑就有几十封邮件进来,要说这助理的工作可真忙。甭管怎样,先给邮件分分类吧!在QQ邮箱中,一项新增加的“邮件标签”功能吸引了小美的注意,原来它就是所谓的“邮件Tag”,比如一封邮件属于销售部,同时又比较紧急时,便可同时为它赋予“销售部”和“紧急”两个标签,以方便用户管理。
操作时首先进入邮件页面,点击“标记为”→“新建标签”,建立几个新Tag,这时Tag也将自动附属到当前邮件上,我们可以方便地添加或删除。可以看到邮件Tag能够直接显示在邮件列表区,看起来一目了然!
图3 为邮件添加标签
图4 标签可直接显示在Mail列表,很醒目!!
AM 9:35 让E-Mail自动分门别类
为了方便起见,小美为自己的邮箱设置了多个文件夹,将邮件划分为“公司邮件”、“业务往来”、“个人邮件”三种。不过这种手工整理的麻烦事小美是不会干的,因为在她的邮箱中邮件可以自动分类!
小美的高招其实是利用了QQ邮箱的“收集规则”功能,简单来说就是当某封邮件到达QQ邮箱后,系统将自动根据规则验证邮件的一些属性(比如发件人、收件人、邮件大小等),一旦符合规则要求,便自动启动相应操作(比如转移至指定文件夹、为邮件加上Tag标签、直接删除、自动回复等)。说白了就是给小美当了一个简易秘书,提前对邮件进行了筛选。
图5 制订收集规则
AM 9:40 邮件快捷操作
正说着呢,一封紧急信件进入到小美的QQ邮箱,定睛一看原来是张副总询问报表的完成情况。老大的邮件岂敢怠慢!于是小美马上回复。但是,她怎么没点工具栏上的回复按钮呀?原来在QQ邮箱中,每封邮件都安排了一个快捷回复栏,日常回复只需在这里直接输入
内容即可,非常方便。同时对于这种主题不清晰的邮件,系统还特别提供了一项“邮件备注”功能,允许使用者为其加入一些关键字或简易的内容补充,以免日后查找时无从下手。
图6 快捷回复、邮件备注
【提示】“邮件备注”同样可以被自动搜索。
AM 10:15 查找A 公司合同
铃、铃……,办公桌上的电话响了,原来是销售部的Sales请小美查找一下A 公司的上月合同。可这上千封邮件,要查到什么时候呀?幸好QQ邮箱早已提供了“全文搜索”功能,只见小美飞快地在右上角搜索栏输入进去对方经理的名字,回车后结果便显示出来,紧接着一个转发便搞定了销售的求助。
图7方便的全文搜索
其实对付这类邮件,小美还有一个秘籍,那就是把它设为“会话模式”。简单来说“会话模式”是一种全新的邮件阅读方式,能够将若干针对同一问题讨论的邮件归至一起(比如买卖双方关于订单的讨论便属此类)。既减少了列表长度,又方便日后浏览,尤其适合小美这样的助理工作。
图8 很实用的“会话模式”
【提示】此外您也可以点击头像右侧的缩放栏,显示与当前好友的“往来邮件”,同样可以搞定类似的任务。
图9 往来邮件
AM 11:20 日程发到手机上
临近中午小美的工作又陡然紧张起来,原来下午要赶着去给一位客户做产品展示。可这人一出门,早上制订的日程岂不没法看到了?别急小美有高招。只见她熟练地打开QQ邮箱进入“提醒”面板,借助面板顶端的提示开通了自己手机的“免费短信提醒”。
图10 开启免费短信提醒
两分钟后在提醒窗的下方,便多出了这样一项“同时发送提醒短信到手机”复选框,勾选上后小美的手机便会在提醒到时后同步收到提醒。怎么样?很实用吧!
图11 提醒窗的变化
PM 13:45 “随身盘”搞定客户演示
再有半个小时就要去客户那儿了,小美开始准备要演示的资料。除了各种已经打印好的资料外,小美还特意找了一些产品资料电子版,只见她又一次打开QQ邮箱,进入“随身盘(内测
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