20140511公司车辆费用报销制度.docx

直营部车辆费用报销制度
一、目的
根据内蒙古圣牧高科奶业有限公司直营部(以下简称“直营部”)的实际情况,本着合理、有效地控制公司车辆发生的费用,特制定本制度。
二、适用范围
公司直营部
三、直营部车辆的使用和维修规定
1、必须是办理直营部相关业务,不允许用直营部车辆办理个人业务;
2、用车时司机必须让直营部负责人签字确认或者知晓后方可;
3、司机根据车辆使用情况填写用车里程数和具体时间,并保存;
4、车辆修理时必须填写车辆维修申请单(一式二联),经部门负责人、总经理签字确认后方可进行维修;
5、其他部门有需要使用直营部车辆办理业务时,必须经部门负责人同意后才能使用,且发生的费用由该部门承担。
6、直营部车辆统一由公司财务部给予油卡的办理,每月固定往油卡里充费用,直营部司机凭油票和里程单经部门负责人签字、总经理签字给予冲款。
四、票据报销的规定
1、可报销费用的凭证名称:过路费、油费、修理费、保险费等费用。
2、费用报销的程序
(1)司机须将用车里程数进行汇总,除车辆过路费、养路费、司机工资、车辆保险费以外的加油费,将所报销的费用按照里程数进行分配,传递到财务部进行油卡费用冲款。
(2)车辆发生的过路费、养路费、车辆保险费每次业务办理完毕后,按照财务流程进行报销。
(3)报销的票据由司机填写后,部门负责人签字确认,审核无误后经总经理签字确认后传递到财务部费用会计处审核,经负责人签字后方可报销。
3、报销票据的要求
(1)报销的油费和修理费必须开具增值税专用发票或普通发票(如果是修理费还需附清单);
(2)过路费、保险费等费用必须有地方税务局或财政厅的票据监制章;
(3)报销时发票的付款单位名称必须是公司全称;
(4)票据的内容填写必须齐全,不得刮、擦、挖、补、涂、改;
(5)发票上必须有收款单位加盖的“财务专用章”或“发票专用章”;
(6) “公司车辆维修申请单”,“直营部车辆行驶里程记录表”待报销费用时附在发票后面,作为凭证附件之一;
(7)以上所列费用的支出必须是直营部车辆发生的费用。
以上费用报销如发现有弄虚作假的现象,财务部门有权拒绝报销。
五、考核标准
1、发现直营部司机使用车辆办理私事的,发现一次给予50元负激励;
2、直营部司机未经部门负责人同意,将车辆交予其他部门使用时,给予30元/次负激励;
3、发现直营部司机里程表弄虚作假时,给予20元/次负激励;
4、直营部司机每月严格按照本制度执行的,部门负责人经过监督给予相应证实,每月月末给予100元正激励。
5、因司机个人原因导致车辆受损,给予相应修理车辆费用的承担,具体承担金额根据当时修理金额由部门负责领导制定。
六、附则
1、本制度由直营部制定、修改、解释;
2、本制度至签发之日起生效。
附件:1. 公司车辆维修申请单
2. 直营部车辆行驶里程记录表
附件1:
公司车辆维修申请单(第一联:申请联)
维修车型(牌号)
蒙LSM208
经办人
尹晓东
上次维修里程(公里)
190786
维修时间

上次维修养护内容
更换刹车布、刹车片,补充刹车油;更换机油、机滤、空滤、整速皮带;车辆前速总成须维修更换;更换室内地胶及座套(要求浅色)。更换机油
本次维修里程(公里)
19478