出差制度.doc

哈尔滨×××××公司管理体系文件
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出差管理制度(试行)
为规范公司人员出差,对出差工作实行合理控制,提高工作效率,确保工作目标的达成,降低出差费用支出其差旅事宜有章可依,特修订本制度。
一、适用范围
本制度适用于哈尔滨隆威煤矿安全高新技术开发有限公司全体员工。
二、职责分工
本制度由公司行政部负责制定、解释。
由出差人员所在部门的部门经理进行对出差人员的出差申请、报告及费用产生的原因、真实性、合理性、票据、单据的规范性进行审核。
行政部负责《出差管理制度》的执行与对其他部门出差人员的监督和审核工作。
三、定义
1、出差是指公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在地(包括公司各地办事处)城市以外的地区履行公务,并根据本制度的规定享受相应标准的出差各项补贴;在公司办公所在地城市市内履行公务不享受出差各项。
短途出差:因公赴公司邻近,单程100公里以内称之
短期出差:因公赴国内地区,时间在5日以内称之。
长期出差:因公赴国内地区,时间在5日以上2个月以内称之。
2、出差人员应以解决实际问题为原则。
四、出差管理基本要求:
出差要有预见性,要进行有计划的安排,且经过审核作业的流程。
出差人员应及时认真地完成公司安排的出差任务,遇有问题应主动与公司相关主管领导
以电话、传真、电子邮件等方式联系。
出差人员对其出差工作有详细报告的责任,且出差期间不得从事与工作无关之商业行为。
出差人员有对支出费用索取凭证(指有效发票等票椐)的义务。
出差人员返回公司后,应有及时结清差旅费的责任。
因公出差人员差旅费按职级及出差目的地消费标准之差异分等级报销。
流程
1、员工出差前,应提报《出差申请表》,申请中须注明出差时间、出差行程、出差目的。经相关领导签字,报相关部门负责人批准,并由综合部备案。《出差申请表》由财务部(做为出差报销依据)、出差人员所在部门(做为业绩考核)、综合部(做为考勤依据)分别留存。因工作需要,出差行程发生变化时,须上级主管审批同意,返回后重新填写《出差申请表》。若涉及多部门人员协同出差的,应按部门分别填制《出差申请表》。未经过审批的,不予借支和报销差旅费。(附表一《出差申请表》)。
2、员工出差时应严格履行报批手续,未经过批准不得自行出差,自行出差或因私出差所发生的差旅费均由个人自行承担,公司不予报销。出差期间,在不影响公务前提下就近回家省亲办事的,其绕道车船费及其他非因公开支的一切费用均由个人自理。
3、驻外人员离开所在地出差必须提前一天以书面或邮件形式申请,经部门负责人同意,并在部门内勤/助理处备案,未经过审批的,不予报销差旅费。
4、出差过程中员工必须通过短信或邮件每日及时向部门负责人反馈信息,信息包括到达时间、地点、及出差人员的业务情况。
5、出差结束后,提交《出差报告》至主管领导审批,《出差报告》作为费用报销的参考依据,报销费用时,部门负责人负责出差人员行程及工作开展情况审核。对于与出差计划不符的情况,出差人员需在出差汇报中特别注明,未作出说明的,部门负责人有权拒绝审核。(附表二《出差报告》)
6、公司各部门应严格控制、合理安排出差人数,并考虑其完成任务的期限,确定合理出差日期。出差的形成路线须与出差申请单上标明路线相符,不得乘坐旅游轮船和旅游专线的汽车,不得绕行。违反规定的,其超出标准的金额,自行承担,并扣减多行走天数已记列的伙食补助和发生的其他费用,且多行走的天数按事假处理。出差中途因病或意外情况,需要延期时,必须报部门负责人同意,不得因私事借故延长出差时间,否则不予报销差旅费,并以事假处理。
六、差旅费报销标准及借支
1、员工及业务人员出差使用交通工具为火车、汽车、轮船等普及工具。
2、凡违反公司规定使用交通工具,一律按火车票标准报销,超出部分由个人承担。凡获可乘坐飞机者,在出入机场时一律乘坐民航班车,往返机场的专线客车费用、民航机场管理建设费,保险费凭据报销。
3、在出差所在地的短途交通、住宿费、餐费等按出差地区实行包干制
4、乘坐火车,从当日晚8时至次日晨7时乘车6小时以上的,或连续乘车超过12小时的,可购硬席卧铺票。
5、出差人员住宿费、伙食补助及交通补助(市内)实行总额控制,标准如下:
类别
地区类别
交通工具
住宿标准
伙食补助
交通补助
(元/天)
(元/天)
(元/天)
总经理
实报实销
实报实销
实报实销
副总经理/总监
一级地区
火车软卧/飞机经济仓(单程1000公里以上)
实报实销
100
实报实销
二级地区
实报实销
100
实报实销
三级地区
100
100
实报实销
部门经理
一级地区
火车硬卧
120
50
30
二级